Cách tạo bộ công cụ báo chí cho doanh nghiệp của bạn

Bạn có thể đã nghe thấy thuật ngữ báo chí và thậm chí có thể đã nhận được một bộ báo chí cho một cái gì đó. Mặc dù hình thức và chức năng của một bộ báo chí có thể thay đổi rất nhiều theo ngành, định nghĩa được chấp nhận của một bộ là:

"Một gói tài liệu quảng cáo được cung cấp cho các thành viên báo chí để thông báo cho họ, đặc biệt là về một sản phẩm, dịch vụ hoặc ứng cử viên."

Bởi vì có rất nhiều loại, chúng ta hãy xem các thành phần thực tế có thể tạo nên một bộ báo chí và cách lắp ráp một bộ phận mang lại cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cơ hội công khai miễn phí tốt nhất, còn được gọi là phương tiện kiếm được. Nếu bạn thực hiện bộ công cụ báo chí của mình một cách chính xác, bạn sẽ thấy lợi nhuận cao gấp nhiều lần so với khoản đầu tư ban đầu của bạn, đặc biệt nếu bộ công cụ này có sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn phát sóng trên các đài tin tức, hoặc viết lên mạng và trên các phương tiện truyền thông in ấn.

Tạo bộ báo chí của bạn

Không có cuốn sách quy tắc nào về việc tạo bộ dụng cụ báo chí chỉ định những thành phần bạn phải đưa vào. Bộ dụng cụ báo chí của bạn sẽ thay đổi dựa trên những gì bạn đang quảng cáo và loại phương tiện sẽ nhận được bộ báo chí của bạn.

Hầu hết các bộ dụng cụ báo chí được gửi qua thư, thường là cho những người có trợ lý hành chính, và công việc của bạn là tạo ra một bộ dụng cụ báo chí đủ thú vị để vượt qua người gác cổng. Nội dung và vấn đề trình bày rất nhiều. Bạn cũng có thể gửi bộ của bạn ra điện tử, mặc dù nếu nó có mười phần có thể trở nên cồng kềnh.

Những gì bạn bao gồm là rất quan trọng bởi vì một bộ báo chí nên là một cách dễ dàng để làm nổi bật bạn hoặc doanh nghiệp của bạn. Hãy nghĩ về nó như là phần tổng hợp thành công nhất của công ty bạn, bởi vì bạn muốn giới truyền thông biết về bạn và các sản phẩm và dịch vụ của bạn trong một gói gọn gàng. Các thành phần của bộ báo chí chính bạn sẽ muốn xem xét bao gồm các mục sau đây.

Thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí của bộ báo chí của bạn thông báo những gì bạn đang công khai. Nếu bạn có một sản phẩm mới, bộ báo chí giúp giới thiệu nó. Nếu công ty của bạn hợp nhất với một công ty khác, thông cáo báo chí sẽ vô địch.

Bạn có thể bao gồm nhiều thông cáo báo chí trong bộ báo chí của bạn. Ví dụ: bộ báo chí triển lãm thương mại có thể chứa thông cáo báo chí sáp nhập công ty, ba thông cáo báo chí sản phẩm mới và thông cáo báo chí công bố CEO mới.

Tuy nhiên, không bao gồm nhiều hơn một thông cáo báo chí nếu bạn có thể tránh nó. Nếu bạn đang gửi một bộ báo chí đến một biên tập viên, bạn sẽ chỉ cần một thông cáo báo chí. Hãy nhớ rằng, bạn bao gồm càng nhiều, bạn càng làm cho mọi người làm nhiều việc hơn. Bạn muốn làm cho công việc của họ dễ dàng nhất có thể.

Thư ngắn gọn / Mục lục

Điều này đặc biệt hữu ích cho bất kỳ loại bộ báo chí nào bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, nhưng không kém phần quan trọng. Thư của bạn có thể được gửi đến các phương tiện truyền thông cảm ơn họ vì sự quan tâm của họ trước, và sau đó bạn có thể cung cấp một bản tóm tắt về những gì được bao gồm và nêu lý do tại sao sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ thú vị với họ. Hãy chắc chắn tên và thông tin liên lạc phương tiện truyền thông của bạn là chính xác.

Một cuốn sách nhỏ

Chuyên gia PR sử dụng bộ dụng cụ báo chí để thông báo một sản phẩm mới, nhưng bạn cũng có thể bao gồm tài liệu quảng cáo của mình. Tài liệu quảng cáo đặc biệt hữu ích để giải thích sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn ngoài thông cáo báo chí đơn giản. Nó không chỉ là một yếu tố trực quan mà nó có thể cung cấp thông tin kỹ thuật theo cách đơn giản. Đối với bộ báo chí triển lãm thương mại, bạn có thể bao gồm một số tài liệu quảng cáo cung cấp cho biên tập viên / phóng viên một lượng lớn thông tin về tất cả các sản phẩm / dịch vụ khác nhau của bạn.

Mẫu sản phẩm

Nếu sản phẩm của bạn đủ nhỏ và bạn có thể đủ khả năng để làm như vậy, bạn nên đặt một mẫu bên trong bộ dụng cụ báo chí. Điều này cung cấp cho các biên tập viên và phóng viên cơ hội để tự kiểm tra sản phẩm. Tất nhiên, đảm bảo sản phẩm hoạt động trước khi gửi cho biên tập viên. Bạn không muốn gửi Có dây tạp chí một loại đèn pin mới đốt cháy trong khi hoạt động.

Nếu sản phẩm của bạn quá lớn và bạn sẽ tổ chức một cuộc biểu tình tại cơ sở của mình, hãy bao gồm thông tin đó để biên tập viên / phóng viên có thể đến địa điểm của bạn và xem sản phẩm ở gần. Hoặc, nếu gian hàng triển lãm thương mại của bạn đang có bản demo, đó là một cách tốt để cung cấp cho nhiều biên tập viên và phóng viên từ khắp đất nước để xem sản phẩm của bạn hoạt động.

Nếu bạn chỉ có một vài mẫu, hãy tạo một bộ thư báo chí theo tầng. Các phương tiện truyền thông hàng đầu có thể chỉ bao gồm năm đến mười cửa hàng, nhưng chúng sẽ là quan trọng nhất.

Bảo hiểm báo chí quá khứ

Nếu bạn đã nhận được bảo hiểm phương tiện miễn phí trước đây, bạn có thể bao gồm một tờ chi tiết các phương tiện truyền thông đó. Nhưng đừng gửi bảo hiểm truyền thông từ một đối thủ cạnh tranh trực tiếp hoặc nó sẽ không được bảo hiểm. Ví dụ, nếu Nhà đẹp đã chạy một phần trên sản phẩm của bạn không gửi nó đến Nhà và vườn bởi vì họ sẽ nói rằng nó đã được bao phủ bởi một ấn phẩm trú ẩn. Tuy nhiên, nếu sản phẩm của bạn xuất hiện trong phân khúc CNN, hãy tiếp tục và bao gồm tiếp xúc với báo chí đó.

Tờ thông tin

Đây có thể là một bổ sung tuyệt vời cho một bộ báo chí vì nó chi tiết các tính năng, lợi ích và thông tin cụ thể khác theo cách giáo dục phóng viên hoặc biên tập viên về công ty và / hoặc sản phẩm của bạn với các thông tin nhanh chóng. Các tờ thông tin có thể được sử dụng để ra mắt sản phẩm, bộ dụng cụ báo chí về tuyển dụng mới, hội nghị tin tức và các lĩnh vực khác mà bạn muốn cung cấp cho các biên tập viên sự kiện quan trọng mà họ có thể muốn sử dụng từng từ.

Bối cảnh công ty

Viết một trang lịch sử công ty có thể có giá trị cho bộ dụng cụ báo chí hiện tại và tương lai. Nền tảng này nêu chi tiết về sự khởi đầu của công ty bạn và có thể bao gồm nơi doanh nghiệp của bạn sẽ đứng đầu. Thành tựu lớn nên được bao gồm cũng như bất kỳ giải thưởng hoặc giải thưởng. Ngoài ra, đừng quên kế hoạch mở rộng và phát triển sản phẩm của bạn. Hãy chắc chắn cập nhật nền tảng của bạn trên cơ sở hàng năm để bao gồm bất kỳ thành tựu bổ sung và khoảnh khắc điểm chuẩn.

Bios điều hành

Cho dù đó là CEO mới, giám đốc PR mới hay thành viên mới trong ban giám đốc của bạn, đây là nơi để thông báo cho mọi người về những người bao gồm nhóm của bạn.

Điều hành bios, cùng với hình ảnh độ phân giải cao, cung cấp cho biên tập viên thông tin cơ bản rất cần thiết về tầm cỡ của những người đằng sau công ty. Một số ấn phẩm in một từ sinh học cho từ, vì vậy hãy viết sinh học ở ngôi thứ ba thay vì quan điểm của người thứ nhất. Giữ tất cả bios trên một trang và bao gồm các giải thưởng và giải thưởng nhưng không có thông tin cá nhân nào ngoài các chi nhánh trong ngành.

Trích dẫn và câu hỏi thường gặp

Một bảng báo giá có chứa trích dẫn từ những người trong công ty của bạn là một cách hợp lý để đưa ra các trích dẫn bận rộn mà họ cần để hoàn thành một bài viết mà không buộc các biên tập viên phải theo dõi người PR của công ty.

Bảng này có thể có trích dẫn từ giám đốc điều hành, nhà phát triển sản phẩm và thậm chí là khách hàng của bạn (còn được gọi là lời chứng thực). Một tờ trích dẫn có thể trả lời các câu hỏi rõ ràng nhất mà một biên tập viên có thể có. Chỉ cần đảm bảo rằng mỗi trích dẫn đọc tốt trên giấy bởi vì trích dẫn đó rất có thể sẽ được sử dụng nguyên văn trong in ấn.

Bao gồm hình ảnh độ phân giải cao trên ổ đĩa flash

Là hình ảnh có liên quan đến bộ báo chí của bạn? Nếu vậy, hãy chắc chắn rằng chúng là những hình ảnh có độ phân giải cao được lưu trữ trên một thiết bị đa phương tiện tiện dụng như ổ đĩa flash hoặc CD. Bạn cũng có thể đưa hình ảnh độ phân giải cao vào trang web của mình để phương tiện tải xuống. Chỉ cần chắc chắn bao gồm các liên kết trực tiếp đến bộ sưu tập hình ảnh của bạn trong tài liệu bộ báo chí của bạn.