Thư ký Thư ký Mô tả công việc: Mức lương, Kỹ năng và hơn thế nữa

Thư ký phòng thư có trách nhiệm xử lý thư đến và rời khỏi doanh nghiệp. Một số vị trí nhân viên thư ký có thể là các hoạt động nhỏ tại các công ty nhỏ hơn, nhưng các công ty lớn và các cơ sở có thể có các phòng thư lớn hơn, phức tạp hơn. Thông tin liên lạc cũng thường đi qua các phòng thư.

Một công việc như một nhân viên thư ký thường cung cấp một phương tiện để có được một chân trong một ngành công nghiệp cụ thể hoặc tại một công ty cụ thể. Mặc dù bất cứ ai có bằng tốt nghiệp trung học thường có thể xử lý công việc, nó đòi hỏi kỹ năng tổ chức và sự chú ý đến chi tiết có thể có giá trị trong hầu hết mọi ngành nghề.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên thư tín

Thư ký phòng thư thường cần để có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Sắp xếp thư
• Gửi thư
• Vận chuyển thư đi và gói
• Nhập dữ liệu trên máy tính
• Nâng gói nặng
• Theo dõi nguồn cung cấp
• Đặt hàng nhà cung cấp

Thư ký phòng thư chấp nhận thư đến và sau đó xử lý, sắp xếp và gửi thư đến người nhận thích hợp. Họ cũng có thể được giao nhiệm vụ sắp xếp thư và tin nhắn liên lạc và duy trì hàng tồn kho cung cấp phòng thư. Họ có thể sẽ phải tổ chức và duy trì phòng thư khi nó trở thành miền của họ.

Thư ký phòng thư cũng có thể phụ trách thư đi bằng cách chuẩn bị cho lô hàng, cũng như đăng nhập và phân phối các gói qua đêm. Thư ký phòng thư cũng vận hành thiết bị phòng thư, bao gồm máy đo bưu chính, máy phân loại thư, máy quét, máy dán thư, dụng cụ mở phong bì, máy gấp và máy dán nhãn.

Thư ký thư

Thư ký phòng thư nằm trong danh mục thư ký thông tin rộng hơn trong các nghiên cứu của Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Bao gồm trong danh mục rộng hơn đó là các vị trí như nhân viên tiếp tân, nhân viên chuyển phát và trợ lý công nghệ thông tin.

• Mức lương hàng năm trung bình: $33,680
• 10% lương hàng năm hàng đầu: $55,480
• Mức lương dưới 10% hàng năm: $20,720

Nguồn: Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, 2017

Giáo dục, Đào tạo & Chứng nhận

Thư ký phòng thư là công việc cấp nhập cảnh, vì vậy yêu cầu là tối thiểu. Tuy nhiên, sinh viên đại học muốn vào một lĩnh vực cụ thể có thể xem xét loại công việc này để bắt đầu tạo kết nối. Ví dụ, một sinh viên đại học đang học prelaw có thể muốn có được công việc là một nhân viên thư ký trong một công ty luật để bắt đầu phát triển một mạng lưới và bước chân vào ngành công nghiệp pháp lý.

• Giáo dục: Hầu hết các vị trí thư ký phòng thư không yêu cầu nhiều hơn bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED.
• Đào tạo: Hầu hết các khóa đào tạo được thực hiện trong công việc. Thư ký phòng thư thường bắt đầu làm việc với một nhân viên có kinh nghiệm khi họ học các nhiệm vụ của công việc.

Kỹ năng & năng lực của nhân viên thư tín

Thư ký phòng thư phải có kỹ năng tổ chức và thư ký mạnh mẽ để xử lý các trách nhiệm chính của công việc:

• Sắp xếp thư: Khi thư đến, nhân viên cần sắp xếp qua phong bì và gói hàng để có phương tiện giao hàng hiệu quả nhất.
• Gửi thư: Điều này đôi khi bao gồm khả năng nâng vật nặng.
• Tới hạn: Thư ký phòng thư cần có khả năng làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Thư thường cần được gửi nhiều lần mỗi ngày và nhiều tài liệu hoặc gói rất nhạy cảm với thời gian.

Triển vọng việc làm

Tăng trưởng việc làm cho nhân viên thông tin dự kiến ​​chỉ là 3% trong thập kỷ kết thúc vào năm 2026, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Đây là ít hơn một nửa mức tăng trưởng 7 phần trăm dự kiến ​​cho tất cả các công việc kết hợp. Khi công nghệ tăng lên và nhiều thông tin liên lạc và tài liệu được cung cấp điện tử, nhu cầu về thư ký giảm đi.

Môi trường làm việc

Thư ký phòng thư nhận và phân phối thư trên khắp các công ty nơi họ làm việc nhiều lần trong ngày. Thư ký được gặp gỡ và tương tác với nhân viên ở tất cả các cấp độ và được tiếp xúc với nhiều khía cạnh khác nhau của một hoạt động của công ty.

Lịch làm việc

Lịch làm việc thường là giờ làm việc tiêu chuẩn. Trong một số môi trường, nhân viên thư tín có thể cần bắt đầu sớm hơn một chút so với các công ty khác tại một công ty để đảm bảo tài liệu được giao trước tiên vào buổi sáng khi cần thiết.

Làm thế nào để có được công việc

ỨNG DỤNG

Trong nhiều trường hợp, vị trí thư ký phòng thư là công việc cấp nhập cảnh.

MẠNG

Nếu tìm cách đặt chân vào một công ty cụ thể, kiếm được lời giới thiệu từ một người đã ở công ty có thể là lựa chọn tốt nhất.

So sánh công việc tương tự

Các kỹ năng tổ chức cần thiết để làm việc như một nhân viên thư ký dịch tốt cho một số ngành nghề khác. Trong số các chức danh như vậy, với mức lương hàng năm trung bình của họ, là:

• Kế toán $39,240
• Thư ký văn phòng tổng hợp: $31,500
• Hồ sơ y tế và kỹ thuật viên thông tin y tế: $39,180

Nguồn: Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, 2017