Bồi hoàn cho nhân viên

Bồi hoàn cho nhân viên khi sử dụng ô tô của riêng bạn sẽ thay đổi phần nào theo chủ lao động và ngành, nhưng hầu hết các tổ chức đều bồi thường cho nhân viên ở mức xấp xỉ Tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn do IRS hoặc Tỷ lệ hoàn trả xe sở hữu riêng. Tỷ lệ được đặt ra mỗi năm bởi Tổng cục Dịch vụ (GSA) dựa trên nghiên cứu được thực hiện bởi một công ty tư vấn độc lập về chi phí hiện tại để sử dụng một chiếc xe.

Đối với năm 2019, Tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn là tỷ lệ được đặt ở mức 58 cent mỗi dặm đã đi, tăng từ 54,5 cent cho năm 2018. Tỷ lệ tiêu chuẩn cố định này bao gồm chi phí bảo hiểm, đăng ký, gas, dầu và bảo trì. Đối với một người lái xe nhiều cho công việc, điều này có thể dẫn đến một khoản khấu trừ đáng kể.

Tỷ lệ hoàn trả của công ty

Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ hoàn trả theo tỷ lệ IRS hoặc GSA vì họ có thể khấu trừ số tiền đó như một khoản chi phí khi họ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, mặc dù có những công thức thuế phức tạp khác mà chủ lao động có thể sử dụng. Khi người lao động có trình độ khó tìm thấy trong quá trình mở rộng kinh tế, người sử dụng lao động có nhiều khả năng cung cấp mức bồi hoàn cạnh tranh.

Dịch vụ doanh thu nội bộ yêu cầu các khoản thanh toán hoàn trả phải được thực hiện tách biệt với tiền lương, không có thuế bị khấu trừ. Do đó, một số nhà tuyển dụng sẽ xử lý các khoản thanh toán chi phí thông qua hệ thống tài khoản phải trả để tách biệt họ khỏi bảng lương và để duy trì việc tuân thủ luật pháp của IRS.

Nếu chủ lao động của bạn đang hoàn trả theo hoặc gần tỷ lệ GSA hoặc IRS, thì bạn có thể yên tâm rằng bạn đang nhận được một thỏa thuận công bằng.

Bồi hoàn cho nhân viên chính phủ

Nhân viên chính phủ sẽ luôn được hoàn trả theo tỷ lệ chính xác của GSA nếu việc sử dụng xe hơi thuộc sở hữu tư nhân được ủy quyền hoặc khi không có xe của chính phủ.

Yêu cầu hoàn trả chi phí ô tô

Bạn sẽ cần cung cấp nhật ký số dặm, biên lai gas và tài liệu của bất kỳ biên lai chi phí cho phép nào khác liên quan đến xe của bạn. Nếu không có hồ sơ chi tiết, báo cáo chi phí của bạn có thể bị từ chối. Hoặc tệ hơn, chủ nhân của bạn có thể có khả năng xử lý kỷ luật nếu anh ta cho rằng yêu cầu của bạn có thể là gian lận. Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu lưu trữ hồ sơ đương thời, giống như IRS. Đừng cố ước tính số dặm của bạn vì điều đó có thể vi phạm chính sách của chủ nhân của bạn.

Giữ bút và giấy trong xe của bạn là một phương pháp, mặc dù là một phương pháp tẻ nhạt; lựa chọn tốt hơn là một ứng dụng theo dõi số dặm tự động theo dõi các chuyến đi của bạn trong nhật ký đương thời mà bạn có thể in hoặc tải xuống. Đó là một cách hiệu quả để theo dõi số dặm, điểm bắt đầu và điểm cuối và mục đích kinh doanh để đưa vào báo cáo chi phí của bạn.

Những cách khác Chủ lao động bồi thường cho nhân viên về chi phí ô tô

Theo Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, đây là những lựa chọn thay thế phổ biến để hoàn trả số dặm vì cách để người sử dụng lao động bồi thường cho nhân viên chi phí lái xe kinh doanh là:

Phụ cấp xe phẳng.Chủ lao động cung cấp cho nhân viên một khoản trợ cấp xe hơi bằng phẳng, chẳng hạn như $ 400 mỗi tháng, để trang trải chi phí nhiên liệu, hao mòn, lốp xe, v.v.

Các chương trình FAVR.Chủ lao động hoàn trả cho nhân viên theo chương trình bồi hoàn cố định và có tỷ lệ thay đổi (FAVR), trong đó nhân viên được hoàn trả các chi phí cố định (như bảo hiểm, thuế và phí đăng ký) và chi phí xe thay đổi (như nhiên liệu và bảo trì). Các khoản bồi hoàn được miễn thuế cho nhân viên nếu đáp ứng các yêu cầu kế toán chi phí nhất định.

Hậu quả về thuế đối với các khoản bồi hoàn theo dặm

Khoản bồi hoàn theo dặm được coi là khoản giải ngân miễn thuế của người sử dụng lao động miễn là chúng được ghi chép lại và donith vượt quá chi phí thực tế của bạn. Tuy nhiên, chủ nhân của bạn không thể trực tiếp trả chi phí vận hành như sửa chữa hoặc bảo trì cho chiếc xe của bạn mà không phải chịu hậu quả về thuế. Các chi phí khác như phí cầu đường liên quan trực tiếp đến vận chuyển kinh doanh có thể được hoàn trả mà không phải chịu thuế miễn là bạn có hóa đơn.

Một số nhà tuyển dụng cung cấp một khoản trợ cấp hàng tháng cho chi phí ô tô. Nếu nhân viên được yêu cầu cung cấp hồ sơ chi phí, họ sẽ chỉ bị đánh thuế đối với bất kỳ số tiền nào nhận được vượt quá chi phí được ghi lại. Nếu nhà tuyển dụng don lồng yêu cầu tài liệu, thì trợ cấp có thể phải chịu thuế.

Chi phí ô tô chưa thanh toán

Bắt đầu từ năm tính thuế 2018, với việc thực thi Đạo luật cắt giảm thuế và việc làm, người lao động sẽ không còn có thể khấu trừ các chi phí ô tô chưa được thanh toán. Trong năm 2017 và những năm trước, các chi phí này đã được khấu trừ đến mức vượt quá 2% tổng thu nhập đã điều chỉnh. Vì vậy, những người lao động sẽ lái xe rộng rãi như một phần của việc thực hiện trách nhiệm công việc của họ nên đánh giá cẩn thận các chính sách hoàn trả của công ty khi họ xem xét các lời mời làm việc.

Nếu chủ lao động thường không hoàn trả chi phí xe hơi, thì bạn có thể đề nghị giảm lương để đổi lấy khoản bồi hoàn vì khoản bồi hoàn sẽ được bảo vệ khỏi thuế nếu chi phí được ghi chép phù hợp. Ngoài ra, bạn có thể thương lượng mức lương cao hơn để tính thêm gánh nặng thuế theo luật thuế mới.

Theo IRS, mặc dù đã đình chỉ các khoản khấu trừ từng khoản khác nhau, các khoản khấu trừ cho các chi phí được khấu trừ trong việc xác định thu nhập gộp đã điều chỉnh sẽ không bị đình chỉ. Ví dụ, các thành viên của một bộ phận dự bị của Lực lượng Vũ trang Hoa Kỳ (Lực lượng Vũ trang), các quan chức chính quyền tiểu bang hoặc địa phương đã trả trên cơ sở phí, và một số nghệ sĩ biểu diễn có quyền khấu trừ chi phí đi lại của nhân viên không được thanh toán như một sự điều chỉnh cho tổng thu nhập trên dòng 24 của Biểu 1 của Biểu mẫu 1040 - 3 - (2018), không phải là khoản khấu trừ được ghi thành từng khoản trong Biểu A của Biểu mẫu 1040 (2018), và do đó có thể tiếp tục sử dụng tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn kinh doanh.

Các thông tin có trong đó không phải là thuế hoặc tư vấn pháp lý và không thể thay thế cho lời khuyên đó. Luật của tiểu bang và liên bang thay đổi thường xuyên và thông tin có thể không phản ánh luật của bang bang của bạn hoặc những thay đổi gần đây nhất của luật.