Định nghĩa thuyết phục và ví dụ về kỹ năng thuyết phục

Thuyết phục tại nơi làm việc (hoặc các môi trường khác) đòi hỏi phải thuyết phục người khác tuân theo một quá trình hành động, đồng ý với cam kết hoặc mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhà tuyển dụng đặc biệt coi trọng các kỹ năng thuyết phục trong nhân sự của họ bởi vì họ có thể tác động đến rất nhiều khía cạnh của nơi làm việc, dẫn đến tăng năng suất.

Kỹ thuật thuyết phục cũng được sử dụng trong các chiến dịch chính trị và gây quỹ, quan hệ công chúng, thủ tục pháp lý và các lĩnh vực khác.

Kỹ năng thuyết phục là cần thiết khi một người cần ảnh hưởng đến các bên liên quan của dự án. Các bên liên quan có thể bao gồm khách hàng, đồng nghiệp, ông chủ hiện tại hoặc tương lai, đối tác kinh doanh, cấp dưới, nhà tài trợ, nguồn tài trợ, thẩm phán, hội thẩm, người tiêu dùng, cử tri và nhân viên tương lai.

Quá trình thuyết phục

Quá trình thuyết phục thường bao gồm các giai đoạn sau:

1. Đánh giá sở thích, nhu cầu và khuynh hướng của một cá nhân hoặc nhóm mục tiêu.

Thuyết phục người khác dễ dàng thực hiện nhất bằng cách giải thích làm thế nào một đề xuất mà bạn đang đề xuất sẽ có lợi cho cả hai bên. Trong lĩnh vực bán hàng, giai đoạn này của quá trình thuyết phục được gọi là tư vấn tư vấn trực tiếp, trong đó một nhân viên bán hàng khéo léo sẽ hỏi khách hàng về sở thích hoặc yêu cầu của họ trước khi trình bày giải pháp sản phẩm.

Ví dụ:

• Phân tích một công việc và tùy chỉnh - chỉnh sửa thư xin việc sao cho phù hợp với trình độ chính của một vị trí.
• Thiết kế một chương trình khuyến khích cho một đội ngũ bán hàng.
• Phát triển một khẩu hiệu chiến dịch cho một ứng cử viên chính trị.
• Điều chỉnh bản sao quảng cáo theo sở thích của một nhóm nhân khẩu học mục tiêu.
• Viết kịch bản cho một sân gây quỹ điện thoại để quyên tiền cho một tổ chức từ thiện.

2. Thiết lập mối quan hệ với các bên liên quan mục tiêu.

Khi bạn đã thiết lập chính xác những gì các bên liên quan mục tiêu cần, bạn có thể sử dụng thông tin này để bắt đầu xây dựng mối quan hệ với họ. Hãy nhớ rằng, trong nhiều môi trường làm việc, xây dựng mối quan hệ là một quá trình không bao giờ kết thúc. Ví dụ, ngay cả sau khi bạn đã mua được nhóm cho một dự án, bạn vẫn nên tiếp tục xây dựng mối quan hệ hợp tác trong tương lai bằng cách khen ngợi các thành viên trong nhóm, trong suốt các giai đoạn hoàn thành dự án, để hoàn thành tốt công việc.

Ví dụ:

• Hỏi khách hàng về việc con trai hay con gái của cô ấy học đại học như thế nào như là một phần của việc xây dựng mối quan hệ với học sinh và gia đình của họ.
• Khen ngợi một nhân viên về việc hoàn thành một nhiệm vụ.
• Soạn thư hoặc email cho các nhà tài trợ tiềm năng thay mặt cho nỗ lực gây quỹ của trường.
• Khen ngợi ai đó sau khi họ đã hoàn thành một giai đoạn đặc biệt nghiêm ngặt của chương trình tập luyện của họ.
• Tuyển dụng tình nguyện viên cho một dự án dịch vụ cộng đồng.

3. Rõ ràng nêu rõ những lợi ích của việc chấp nhận một chương trình nghị sự hoặc quá trình hành động được đề xuất.

Đã dành một chút thời gian trong giai đoạn đầu tiên thuyết phục liệt kê các nhu cầu của các bên liên quan mà bạn có thể cung cấp, bạn sẽ được trang bị tốt để mô tả cho họ những lợi ích của việc chấp nhận đề xuất của bạn. Trong bán hàng, giai đoạn này đôi khi được mô tả là đưa ra một đề xuất giá trị gia tăng của - - nhưng tập trung vào lợi ích của việc cung cấp của bạn là một chiến lược tốt cho dù trong hoàn cảnh nào.

Ví dụ:

• Nêu rõ những lợi ích của việc làm việc đối với một nhà tuyển dụng như là một phần của sự kiện thông tin tuyển dụng được tổ chức trong khuôn viên trường.
• Khuyến khích một bệnh nhân áp dụng lối sống lành mạnh hơn.
• Trình bày một lập luận cho một thẩm phán cho một chuyển động trong quá trình xét xử hoặc trước khi xét xử.
• Đề xuất với quản lý cấp cao rằng họ thuê thêm nhân sự cho bộ phận của bạn.
• Đảm bảo và viết lời chứng thực của người nổi tiếng như một phần của quảng cáo cho sản phẩm hoặc dịch vụ.

4. Tích cực lắng nghe mối quan tâm của các bên liên quan và phát hiện ra bất kỳ sự phản đối nào đối với một đề xuất.

Khi bạn ở trong tình huống cần thuyết phục người khác về một hành động, điều đó tốt nhất để dự đoán và chuẩn bị cho những phản đối có thể xảy ra (luôn có ai đó sẽ cố gắng ném cờ lê vào công việc!). Sự phản đối sẽ dễ dàng vượt qua hơn nếu bạn rõ ràng đã nỗ lực lắng nghe và tôn trọng người khác, những lo ngại về một dự án hoặc liên doanh mới.

Ví dụ:

• Gặp gỡ với một nhân viên để đánh giá phản ứng của anh ấy / cô ấy đối với đề xuất tái cấu trúc công ty.
• Đảm bảo chữ ký cho một kiến ​​nghị.
• Đưa ra quyết định với đội ngũ quản lý của bạn để cắt giảm nhân sự hoặc tài trợ.
• Giải thích sự cần thiết của kiểm soát chất lượng và thời hạn trì hoãn trong các dự án xây dựng.
• Dẫn đầu một ủy ban tuyển dụng đang đánh giá một số ứng cử viên hàng đầu cho một vị trí duy nhất.

5. Trình bày các điểm đối ứng để vượt qua bất kỳ sự phản đối.

Đây là một trong những giai đoạn thử thách nhất của quá trình thuyết phục. Tuy nhiên, nếu bạn dự đoán chính xác những phản đối có thể xảy ra, bạn sẽ có thể so sánh các điểm đối lập một cách thuyết phục.

Ví dụ:

• Giáo dục khách hàng kỹ lưỡng hơn về nhiều lợi ích của sản phẩm hoặc bằng cách trình bày phân tích đối thủ cạnh tranh.
• Đàm phán tăng lương hoặc thêm thời gian nghỉ phép.
• Đàm phán hoặc đàm phán lại các điều khoản của thỏa thuận hợp đồng.
• Trình bày một lý do cho quản lý cấp trên để mở rộng ngân sách bộ phận.
• Trả lời luật sư phản đối trong phiên tòa xét xử hợp pháp.

6. Nhận ra bất kỳ giới hạn hợp pháp cho một đề xuất.

Mọi người thường dễ thuyết phục và đàm phán hơn nếu bạn thể hiện sự minh bạch trong quy trình cũng như sự sẵn lòng của bạn để nhận ra những phản đối hợp lệ đối với kế hoạch của bạn.

Ví dụ:

• Chấp nhận rằng nhóm của bạn sẽ phải làm việc với ngân sách nhỏ hơn bạn mong muốn.
• Chấp nhận rằng bạn có thể không có thêm thời gian nghỉ việc nếu thiếu nhân sự.
• Thừa nhận rằng ai đó đã cung cấp cho bạn thông tin mang tính xây dựng mà bạn đã không biết khi bạn đề xuất dự án lần đầu tiên.
• Nhận ra rằng bạn sẽ cần phải tăng đề nghị lương của bạn để đảm bảo một nhân viên xuất sắc.

7. Sửa đổi một đề xuất khi cần thiết để tìm ra điểm chung với các bên liên quan.

Hầu hết các đề xuất - có thể là các sáng kiến ​​bán hàng hoặc đàm phán tại nơi làm việc - đòi hỏi sự thỏa hiệp. Thật tốt khi biết trước những yếu tố của một đề xuất mà bạn có thể linh hoạt.

Ví dụ:

• Tiến hành đàm phán công đoàn để có mức lương cao hơn hoặc lợi ích được cải thiện.
• Thuyết phục các bên đối lập trong hòa giải ly hôn để chấp nhận một đề nghị công bằng.
• Đưa ra một đề nghị thuê một trợ lý cho nhân viên bán hàng chính trong một công ty đã chỉ ra rằng anh ta hoặc cô ta có thể rời đi do lo ngại về khối lượng công việc của họ.
• Giảm giá thành lập của một sản phẩm hoặc dịch vụ.

8. Làm rõ các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận cuối cùng.

Không ai muốn phải quay lại và bắt đầu lại quá trình thuyết phục bởi vì một bên liên quan đã không hiểu rõ các điều khoản cuối cùng của một thỏa thuận hoặc hợp đồng. Sự rõ ràng trong việc giải thích các hậu quả dự đoán của một thỏa thuận là rất quan trọng.

Ví dụ:

• Giáo dục một nhân viên mới về các điều kiện để tuyển dụng và / hoặc chấm dứt.
• Thiết lập hợp đồng học tập với sinh viên trong môi trường lớp học.
• Xem xét hợp đồng với khách hàng trước khi có biển báo cuối cùng.
• Cung cấp hai tuần thông báo về ý định rời bỏ công việc của bạn, liệt kê ngày làm việc cuối cùng của bạn.

9. Tiến hành theo dõi để xác định xem có bất kỳ bên liên quan nào nghi ngờ về một đề xuất hay không.

Không chỉ theo dõi với các bên liên quan xây dựng mối quan hệ, mà họ còn giúp bạn theo dõi sự thành công của một liên doanh đã thỏa thuận.

Ví dụ:

• Thiết kế và phân phối khảo sát phản hồi của khách hàng.
• Đánh giá đánh giá sản phẩm trực tuyến sau khi ra mắt sản phẩm.
• Gọi một bệnh nhân theo một thủ tục y tế hoặc nha khoa để kiểm tra tình trạng phục hồi của họ.
• Hỏi khách hàng nếu họ yêu cầu thay đổi cuối cùng trước khi đăng nhập chính thức vào dự án.

Thuyết phục là một kỹ năng bạn có thể có được?

Thuyết phục, giống như sự quyết tâm hay sự lôi cuốn, là một kỹ năng mềm mại của người đối với nhiều người - một người thường là một đặc điểm tính cách bẩm sinh.

Tuy nhiên, nghệ thuật thuyết phục chắc chắn có thể được cải thiện (như kỹ năng cứng hữu hình) với sự đào tạo đúng đắn. Nhiều chương trình bán hàng, đặc biệt, cung cấp đào tạo tại chỗ về cách hoàn thiện khả năng thuyết phục của bạn.