Quản lý tốt - Dự đoán vs Phản ứng

Nhiều nhà quản lý tin rằng công việc của họ là giải quyết các vấn đề phát sinh. Trong khi đó là sự thật, nó chỉ là phần ít hơn của công việc. Quan trọng hơn, công việc của người quản lý là ngăn chặn vấn đề. Đây là sự khác biệt giữa quản lý phản ứng, giải quyết các vấn đề khi chúng xảy ra và quản lý dự đoán, cố gắng ngăn chặn nhiều vấn đề phát sinh ngay từ đầu.

Quản lý phản ứng

Quản lý phản ứng xử lý các vấn đề khi họ đưa ra. Đó là một phong cách quản lý được nhiều người ngưỡng mộ vì khả năng nhanh chóng đưa các tài nguyên trở lại sản xuất, cho dù những tài nguyên đó là máy móc hay con người. Nếu bạn giỏi quản lý phản ứng, bạn là:

• Quyết đoán và có thể hành động nhanh chóng,
• Có thể tìm thấy nguyên nhân gốc rễ của các sự kiện,
• Sáng tạo và có thể phát triển nhiều giải pháp,
• Sáng tạo và có thể tìm ra những cách mới để giải quyết vấn đề, và
• Bình tĩnh và kiểm soát giữa "khủng hoảng".

Một người giỏi quản lý phản ứng có thể giữ bình tĩnh, nhanh chóng phân tích vấn đề và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của nó. Thay vì bị lạc trong các triệu chứng, họ có thể nghĩ ra nhiều giải pháp khả thi, một số đã được chứng minh và một số mới và chọn lựa chọn tốt nhất. Họ nhanh chóng như nhau trong việc thực hiện các giải pháp để giải quyết vấn đề.

Một phong cách quản lý phản ứng rõ ràng là một kỹ năng mong muốn được đặt ra cho người quản lý. Bằng cách nhanh chóng giải quyết vấn đề, họ có thể khiến mọi người và / hoặc máy nhanh chóng hoạt động trở lại và làm việc hiệu quả trở lại. Tuy nhiên, nó không phải là phong cách tốt nhất. Các nhà quản lý nên tập trung vào việc cải thiện khả năng của họ trong quản lý dự đoán là tốt.

Quản lý dự đoán

Quản lý dự đoán tập trung vào việc giảm số lượng các vấn đề cần quản lý phản ứng. Càng nhiều vấn đề có thể được ngăn chặn thông qua quản lý dự đoán, sẽ càng ít vấn đề cần được giải quyết thông qua quản lý phản ứng. Nếu bạn giỏi quản lý dự đoán, bạn là:

• Chu đáo và phân tích,
• Không có khả năng để đuổi theo sau sự hoảng loạn hiện tại,
• Nhận thức rõ hơn về những điều quan trọng hơn những vấn đề đơn thuần,
• Có thể xác định các mẫu trong dữ liệu và các mẫu của sự cố,
• Tập trung hơn vào "tại sao" đã làm điều gì đó sai, thay vì "điều gì" có thể được thực hiện để khắc phục nó, và
• Có thể giữ bức tranh lớn trong tâm trí khi làm việc thông qua các chi tiết.

Một người giỏi quản lý dự đoán có thể tách rời đủ để họ có thể xác định các điều kiện dẫn đến một số vấn đề nhất định và có thể thực hiện các thủ tục để giảm hoặc loại bỏ các vấn đề. Thay vì quan tâm đến vấn đề trước mắt, họ có thể liên hệ các điều kiện hiện tại với thông tin trước đó và dự đoán khi nào có thể phát sinh vấn đề.

Một phong cách quản lý dự đoán là một khả năng quan trọng đối với người quản lý. Càng nhiều vấn đề có thể được ngăn chặn thông qua quản lý dự đoán, thì càng cần ít nguồn lực hơn để phản ứng với các vấn đề phát sinh. Quản lý dự đoán không thay thế quản lý phản ứng, nhưng nó làm giảm nhu cầu về nó.

Trở nên tốt hơn trong quản lý dự đoán

Làm thế nào để một người quản lý trở nên tốt hơn trong quản lý dự đoán? Cách tốt nhất là thực hành. Tập trung một số thời gian mỗi ngày vào quản lý dự đoán và phát triển các kỹ năng được liệt kê ở trên. Đây là một ví dụ về thực hành các hành vi quản lý dự đoán để bạn có thể cải thiện nó.

• Lên lịch một cuộc họp với chính mình để bạn có thể ngăn chặn một nửa thời gian. Đóng cửa của bạn. Đặt điện thoại của bạn không làm phiền. Tắt điện thoại di động và máy nhắn tin của bạn.
• Chọn vấn đề gây đau đầu nhất cho tổ chức của bạn. Sau đó cho phép bản thân chỉ nghĩ về nó.
  • Khi nào nó xảy ra gần đây nhất?
  • Cái gì gây ra nó?
  • Những cảnh báo hoặc chỉ số nào chúng ta đã có trước khi nó xảy ra?
  • Chúng tôi đã làm gì để khắc phục nó?
  • Chúng ta có thể làm gì để ngăn chặn nó?
  • Tôi có thể làm gì bây giờ để giảm khả năng nó xảy ra lần nữa?
• Bắt đầu theo dõi các dấu hiệu cảnh báo bạn lưu ý ở trên.
• Khi những dấu hiệu tiếp theo xuất hiện, áp dụng giải pháp trước đó trước khi vấn đề trở nên lớn. Đánh giá kết quả và điều chỉnh khi cần thiết.

Bạn càng thực hành quản lý dự đoán, bạn sẽ càng giỏi hơn. Bạn vẫn sẽ cần khả năng của mình trong quản lý phản ứng, nhưng chỉ là không nhiều. Tài nguyên của bạn sẽ được sử dụng nhiều hơn để hoàn thành công việc thay vì khắc phục sự cố và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ và ngăn chặn nhiều vấn đề phát sinh hơn.