Cách lập danh sách việc cần làm: Mẹo quản lý

Chúng tôi có tất cả các danh sách việc cần làm. Bằng cách nào đó dường như không bao giờ có đủ thời gian trong ngày để hoàn thành tất cả những việc trong danh sách việc cần làm của bạn. Đây là một hệ thống hoạt động - và nó cũng có thể làm việc cho bạn.

Một danh sách không đủ

Lập một "danh sách những việc cần làm" là không đủ. Bạn phải xếp hạng chúng. Bạn phải biết nhiệm vụ nào quan trọng hơn để bạn có thể tập trung vào chúng. Sau đó, bạn phải phân bổ nguồn lực cho các mục đó, đo lường sự tiến bộ của bạn và tự thưởng cho thành công của bạn.

Xếp hạng

Liệt kê tất cả các mục việc cần làm của bạn trong bảng tính, mặc dù bạn cũng có thể thực hiện chúng trên giấy. Bạn cũng có thể đặt chúng trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn, viết chúng trên lịch của bạn hoặc nhập chúng vào một phần mềm quản lý thời gian.

Bước đầu tiên là liệt kê tất cả những gì bạn phải làm. Sau đó chỉ định một cấp bậc cho họ để bạn có thể tập trung vào các mục quan trọng.

Sử dụng thứ hạng A, B, C. Danh sách A là những việc tôi phải hoàn thành hôm nay trước khi rời đi. Danh sách B là những thứ bạn cần hoàn thành, nhưng không nhất thiết phải là ngày hôm nay. Cuối cùng, danh sách C là những thứ bạn cần tìm thời gian để làm sớm.

Bạn có thể phát hiện ra khá nhanh rằng những thứ trong danh sách C, và thậm chí là danh sách B, không bao giờ được thực hiện. Ở một vị trí Quản lý hoạt động vài năm trước, tôi thấy mình ngày càng thất vọng hơn với danh sách A của mình. Tôi không chỉ không vượt qua nó mỗi ngày, như tôi vẫn luôn có trước đây, mà danh sách A vẫn tiếp tục phát triển. Đó là khi tôi tìm ra những gì tôi phải làm để làm cho danh sách việc cần làm của tôi hoạt động và tôi đã phát triển một hệ thống đã làm công việc.

Quản lý thời gian

Nó không đủ để biết điều gì là quan trọng; điều gì đã tạo ra danh sách A. Tôi cũng cần phải biết mọi thứ sẽ mất bao lâu và tôi phải dành bao nhiêu thời gian cho chúng. Tôi đã thêm một cột vào danh sách việc cần làm của mình với thời gian ước tính mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện và một cột liền kề với tổng số tích lũy.

Sau đó, tôi đã làm một nghiên cứu thời gian đơn giản. Khi tôi thực hiện từng nhiệm vụ, tôi đã viết ra những gì tôi đã làm và thời gian bắt đầu và kết thúc. Tôi theo dõi cả một ngày. Sau đó, tôi lặp lại nó một vài tuần sau đó vào một ngày khác. Nó không phải là một cuộc khảo sát toàn diện bằng mọi cách, nhưng nó đã cho tôi một cái nhìn sâu sắc. Là Giám đốc điều hành, phần lớn thời gian trong ngày của tôi đã bị gián đoạn - xử lý các sự kiện đã xảy ra, khủng hoảng xảy ra hoặc các vấn đề phải giải quyết. Trung bình những gián đoạn này tiêu thụ bốn giờ một ngày. Vì tôi thường làm việc một ngày mười giờ, điều đó khiến tôi mất sáu giờ một ngày cho những việc trong danh sách việc cần làm của tôi.

Mỗi tối, trước khi tôi rời văn phòng, tôi sẽ cập nhật danh sách việc cần làm của mình. Tôi sẽ xóa những thứ mà tôi đã hoàn thành, ủy thác hoặc hạ cấp, thêm những thứ mới đã đưa ra, sắp xếp lại các ưu tiên để có được các nhiệm vụ quan trọng nhất và phân bổ thời gian ước tính cho từng nhiệm vụ. Sau đó, tôi sẽ đi xuống danh sách đến mốc sáu giờ và vẽ một đường thẳng. Điều đó đã trở thành mục tiêu của tôi cho ngày hôm sau.

Tự thưởng cho bản thân

Thông thường, dòng đó rơi ở đâu đó trong danh sách A của tôi. Ít khi nó ở bất cứ đâu gần đáy. Tuy nhiên, đó là mục tiêu của tôi. Nếu tôi đánh hoặc vượt qua, tôi trở về nhà với cảm giác như đó là một ngày làm việc hiệu quả và thành công. Thay vì đánh bại bản thân vì những điều tôi chưa thể làm được, tôi thừa nhận thành công của mình là đã đáp ứng hoặc đánh bại mục tiêu của mình. Ngày hôm sau, tôi phải bắt đầu lại và đạt được mục tiêu mới, nhưng tôi đã thực hiện nó từ quan điểm xây dựng thành công trước đó thay vì từ sự thất vọng vì liên tục phải làm nhiều hơn thời gian để hoàn thành.

Bạn cần một hệ thống

Để thành công, bạn phải phát triển một hệ thống để quản lý thời gian của bạn để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian bạn có. Nếu dòng mục tiêu của bạn trong danh sách việc cần làm luôn ở gần đầu, sếp của bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm một người khác có thể làm việc xa hơn một chút trong danh sách mỗi ngày. Dưới đây, hãy kiểm tra một vài tài nguyên để giúp bạn thực hiện công việc quản lý thời gian tốt hơn.

Quản lý vấn đề này

Liệt kê các nhiệm vụ bạn phải làm. Ưu tiên những thứ quan trọng, không chỉ cấp bách. Có một kế hoạch cho những gì để hoàn thành mỗi ngày. Làm việc theo kế hoạch đó. Tự thưởng cho bản thân khi bạn gặp hoặc đánh bại mục tiêu của bạn.