Làm thế nào để cung cấp phản hồi tích cực

Phản hồi về hiệu suất là một trong những công cụ quyền lực của người quản lý được sử dụng để hỗ trợ thay đổi hành vi hoặc củng cố hành vi tích cực tại nơi làm việc. Trong khi phản hồi mang tính xây dựng và tiêu cực nhận được hầu hết sự chú ý trong các chương trình đào tạo và tài liệu lãnh đạo, thì phản hồi tích cực trong công việc cũng quan trọng không kém. Không phải mọi người quản lý trong một tổ chức đều biết cách đưa ra phản hồi tích cực, nhưng một vài thủ thuật đơn giản, chẳng hạn như cung cấp chi tiết hữu ích khi đưa ra phản hồi, có thể tạo ra sự khác biệt.

'Công việc tuyệt vời' không đủ

Hãy tưởng tượng rằng bạn vừa kết thúc một bài thuyết trình cho các giám đốc điều hành trong tổ chức của bạn và người quản lý của bạn tiếp cận bạn trên hành lang, bắt tay bạn và nói, "Công việc tuyệt vời!" Bạn có thể đánh giá cao giải thưởng, nhưng nó có chuẩn bị cho bạn để lặp lại hiệu suất của bạn trong tương lai? Không, không phải nếu người quản lý của bạn không cho bạn biết cụ thể những gì bạn đã làm tốt.

Phản hồi, cho dù tích cực hay tiêu cực, phải cụ thể để có ảnh hưởng đến hiệu suất trong tương lai. Một nhận xét như, "Bạn chắc chắn đã làm hỏng bài thuyết trình đó", cũng không cung cấp hướng dẫn hữu ích, bởi vì nó không cho bạn biết gì về lỗi của bạn hoặc những gì bạn cần thay đổi.

Thêm một số chi tiết

Xem xét các phản hồi tích cực về một bản trình bày như được mô tả ở trên, nhưng thêm vào một vài chi tiết hữu ích: ' Công việc tuyệt vời trên bài thuyết trình hôm nay. Phân tích cạnh tranh của bạn là tại chỗ, và các khuyến nghị của bạn đã được hỗ trợ với sự thật. Tôi chắc rằng đội ngũ điều hành cũng yêu thích sự nhiệt tình của bạn đối với sáng kiến ​​này. "

Trong ví dụ đầu tiên, bạn sẽ tự hỏi điều gì, nếu có gì, thực sự gây ấn tượng với các giám đốc điều hành. Trong lần thứ hai, bạn biết rằng phân tích cạnh tranh của bạn, các sự kiện hỗ trợ cho các đề xuất của bạn và niềm đam mê rõ ràng của bạn đối với chủ đề này đều góp phần vào thành công của bài thuyết trình.

Mặc dù bạn có thể muốn đi sâu hơn vào chi tiết cụ thể về những gì hoạt động tốt nhất, nhưng bạn đã chuẩn bị tốt hơn nhiều để lặp lại trong các bài thuyết trình trong tương lai, tất cả các yếu tố mang lại cho bạn phản hồi tích cực ban đầu.

Giữ phản hồi tích cực

Đưa ra phản hồi tích cực có thể khó khăn hơn một chút so với âm thanh. Hãy ghi nhớ những lời khuyên sau:

• Luôn cung cấp thông tin phản hồi càng gần với sự kiện càng tốt.
• Hãy cụ thể trong ý kiến ​​của bạn. Bạn càng chi tiết, người nhận càng có khả năng thực hiện phản hồi thành các hành vi trong tương lai.
• Liên kết hành vi tích cực với kết quả kinh doanh thực tế nếu bạn có thể.
• Không giống như phản hồi tiêu cực, phản hồi tích cực có thể được gửi trước người khác, nếu bạn nghĩ rằng họ cũng sẽ được hưởng lợi.
• Theo nguyên tắc thông thường, phản hồi tích cực sẽ vượt xa phản hồi mang tính xây dựng hoặc tiêu cực theo tỷ lệ ít nhất ba bình luận tích cực so với một bình luận tiêu cực.

Lợi ích của phản hồi tích cực

Khi bạn bắt đầu học cách đưa ra phản hồi tích cực cho nhân viên của mình, bạn sẽ gặt hái được những phần thưởng theo nhiều cách hơn bạn có thể tưởng tượng. Nhiều người, không chỉ ở nơi làm việc mà cả trong cuộc sống, muốn cảm thấy được trân trọng. Khi bạn cung cấp phản hồi cụ thể, tích cực, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy có giá trị và kết nối với nhóm và sẽ biết rằng bạn đã nhận thấy những nỗ lực của họ.

Khi nhân viên nhận được phản hồi tích cực và đánh giá cao, họ bắt đầu tìm thấy nhiều ý nghĩa hơn trong công việc của họ, điều này có thể làm tăng sự gắn kết của họ trong công việc và dẫn đến tăng năng suất.

Khi bạn đưa ra phản hồi tích cực, bạn sẽ cho nhân viên rõ ràng về những gì bạn muốn và mong đợi, điều này làm cho công việc của họ dễ dàng hơn. Ngoài ra, khi nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và tìm thấy ý nghĩa trong công việc, họ có xu hướng ở lại làm việc, điều này làm giảm doanh thu và tiết kiệm tiền cho tổ chức.

Những sai lầm để tránh

Cạm bẫy đầu tiên và quan trọng nhất cần tránh là không bao giờ đưa ra phản hồi tích cực nào cả. Nếu bạn thường không đưa ra phản hồi tích cực, hãy bắt đầu thực hiện ngay bây giờ:

• Bắt đầu chậm và phản hồi pha trong một vài tuần. Nếu không, nhân viên của bạn sẽ tự hỏi những gì nhận được vào bạn.
• Tránh đưa ra phản hồi tích cực cho các hành động tầm thường. "Công việc tuyệt vời làm cà phê ngày hôm nay!" là loại bình luận gây phẫn nộ cho mọi người và không có hướng dẫn tích cực.
• Cẩn thận để tránh sử dụng giọng điệu hoặc cách thức hạ thấp khi cung cấp phản hồi tích cực và sử dụng chiến thuật khi đưa ra phản hồi tích cực cho những người có thâm niên hơn bạn trong văn phòng.

Đừng tiết kiệm tất cả những lời khen ngợi của bạn cho đánh giá hiệu suất hàng năm của nhân viên. Phản hồi mang tính xây dựng và tích cực được phục vụ tốt nhất ấm áp. Khi bạn gửi phản hồi càng gần sự kiện càng tốt, bạn đảm bảo rằng nó được gắn kết trong tâm trí người nhận.

Điểm mấu chốt

Phản hồi mang tính xây dựng giúp thay đổi hoặc loại bỏ các hành vi làm giảm hiệu suất, trong khi phản hồi tích cực giúp củng cố những hành vi tăng cường hiệu suất. Cả hai đều cần thiết cho sự thành công. Sử dụng chúng cẩn thận và thường xuyên để mang lại hiệu quả tốt nhất cho nhân viên của bạn.