Quản lý dự án cơ bản 101: Nó là gì?

Quản lý dự án là một trong những thành phần quan trọng nhất của một doanh nghiệp thành công. Nó ảnh hưởng đến doanh thu và nợ, và cuối cùng nó tương tác với sự hài lòng và duy trì của khách hàng hoặc khách hàng. Công ty của bạn có thể chỉ có một dự án trong các công trình tại một thời điểm, trong khi các công ty và tổ chức lớn hơn khác có thể tung hứng một số dự án cùng một lúc. Bởi bản chất của họ, các dự án là tạm thời.

Các dự án là một phương tiện hướng tới một mục tiêu và cuối cùng mục tiêu sẽ đạt được. Doanh nghiệp của bạn có thể chuyển sang dự án khác … hoặc không. Nó có thể là một mục tiêu một lần.

Các dự án nhắc nhở một nhu cầu đang phát triển trong lực lượng lao động. Viện Quản lý dự án ước tính rằng, trong giai đoạn 20102020, hơn 15 triệu vị trí quản lý dự án mới sẽ được bổ sung trên toàn thế giới.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án không phải là toàn bộ hoạt động của công ty bạn. Đó chỉ là một phân khúc, một dự án được chỉ định với một kế hoạch chi tiết về cách bạn và doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được mục tiêu đó. Đó là một kế hoạch chi tiết trong một loạt các bước, mỗi bước đều quan trọng như các bước khác. Bạn phải đạt được một để chuyển sang kế tiếp.

Hãy nghĩ về quản lý dự án như một cái thang bạn phải leo lên. Bạn không thể nhảy lên đầu. Bạn phải thực hiện từng bước để đạt hiệu quả cao nhất. Nhóm của bạn phải áp dụng các công cụ có sẵn cho họ cũng như chuyên môn và kiến ​​thức của họ để thực hiện từng bước và chuyển sang bước tiếp theo.

Thật dễ dàng để nói rằng bạn muốn đến Hộp A, vì vậy bạn sẽ thực hiện 25 bước theo hướng đó. Nhưng bạn cũng phải cân nhắc thời gian vào kế hoạch dự án của mình và rất có thể bạn phải làm việc trong phạm vi ngân sách. Bạn có thể bò 25 bước hoặc bạn có thể chạy bộ. Nó phụ thuộc vào mức độ nhanh chóng bạn phải đến đó để hoàn thành dự án thành công. Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách đi bộ hoặc bạn có thể thuê một người lái xe. Nó phụ thuộc vào ngân sách bạn dành cho dự án.

Không có cách tiếp cận, hệ thống hoặc kế hoạch một kích cỡ phù hợp cho tất cả. Mỗi dự án mà bạn và công ty của bạn giải quyết rất có thể sẽ có dòng thời gian, mục tiêu và ngân sách của nó. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để có một người quản lý dự án tài năng, hiểu biết để điều hành chương trình.

Các yếu tố của một dự án

Người quản lý dự án thành công phải đồng thời quản lý bốn yếu tố cơ bản của dự án. Những yếu tố này có liên quan với nhau.

• Phạm vi: Điều này liên quan đến quy mô, mục tiêu và yêu cầu của dự án.
• Tài nguyên:Bạn sẽ cần người, thiết bị và vật liệu tại chỗ.
• Thời gian: Điều này không chỉ giải quyết bao nhiêu thời gian dự án sẽ mất tổng thể. Nó phải được chia thành các khoảng thời gian nhiệm vụ, phụ thuộc và đường dẫn quan trọng.
• Tiền bạc:Có một nắm vững về chi phí, dự phòng và lợi nhuận.

Yếu tố quan trọng nhất: Phạm vi

Phạm vi dự án là định nghĩa về những gì dự án cần phải hoàn thành và ngân sách thời gian và tiền bạc đã được tạo ra để đạt được các mục tiêu này. Mọi thay đổi về phạm vi của dự án phải có sự thay đổi phù hợp về ngân sách, thời gian, tài nguyên hoặc cả ba.

Nếu phạm vi dự án là xây dựng một tòa nhà để chứa ba vật dụng với ngân sách 100.000 đô la, người quản lý dự án dự kiến ​​sẽ làm điều đó. Nếu phạm vi được thay đổi thành một tòa nhà cho bốn vật dụng, người quản lý dự án phải có được sự thay đổi phù hợp về thời gian, tiền bạc và tài nguyên.

Tài nguyên

Có ba khía cạnh của sự hiểu biết và quản lý tài nguyên: con người, thiết bị và vật chất.

Người quản lý dự án thành công phải quản lý hiệu quả các tài nguyên được giao cho dự án, bao gồm các thành viên của nhóm dự án, nhân viên nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Anh ta phải đảm bảo rằng nhân viên của mình có các kỹ năng và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc, và anh ta phải liên tục theo dõi xem anh ta có đủ người tại chỗ để hoàn thành dự án đúng hạn hay không. Công việc của anh là đảm bảo rằng mỗi người hiểu được nhiệm vụ và thời hạn dự án.

Thành viên cao cấp của mỗi nhóm nhân viên báo cáo cho người quản lý dự án khi anh ta quản lý nhân viên trực tiếp, nhưng nhân viên cũng có thể có một người quản lý trực tiếp cung cấp hướng dẫn kỹ thuật. Trong tình huống quản lý ma trận như nhóm dự án, công việc của người quản lý dự án là cung cấp hướng dự án cho người quản lý dòng. Quản lý hợp đồng phụ lao động thường có nghĩa là quản lý đội trưởng cho các công nhân được ký hợp đồng phụ, những người này lần lượt quản lý những công nhân đó.

Người quản lý dự án thường phải mua sắm thiết bị và vật liệu và quản lý việc sử dụng chúng để nhóm có thể hoạt động hiệu quả. Anh ta chịu trách nhiệm cho việc có các thiết bị và vật liệu phù hợp ở đúng vị trí vào đúng thời điểm.

Thời gian

Ba yếu tố của quản lý thời gian thành công là nhiệm vụ, lịch trình và con đường quan trọng.

Xây dựng tiến độ dự án bằng cách liệt kê, theo thứ tự, tất cả các nhiệm vụ phải hoàn thành. Một số phải được thực hiện tuần tự trong khi một số khác có thể chồng chéo hoặc được thực hiện song song. Chỉ định thời lượng cho mỗi nhiệm vụ. Phân bổ các nguồn lực cần thiết. Xác định những người tiền nhiệm trước những nhiệm vụ phải hoàn thành trước những người khác và những người kế nhiệm, những nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ khác. Khía cạnh này của quản lý dự án đôi khi được gọi là quản lý thác nước bởi vì một nhiệm vụ theo sau một nhiệm vụ theo thứ tự nhiều hay ít.

Phần mềm quản lý dự án có thể đơn giản hóa nhiệm vụ tạo và quản lý tiến độ dự án.

Một số nhiệm vụ có một chút linh hoạt trong ngày bắt đầu và kết thúc cần thiết của họ. Điều này được gọi là "phao." Các nhiệm vụ khác không có tính linh hoạt. Họ không có phao. Một dòng thông qua tất cả các nhiệm vụ với zero float được gọi là con đường quan trọng. Tất cả các nhiệm vụ trên đường dẫn này và có thể có nhiều đường dẫn song song, phải hoàn thành đúng thời hạn nếu dự án đi vào đúng thời hạn. Nhiệm vụ quản lý thời gian chính của người quản lý dự án là theo dõi đường dẫn quan trọng.

Tiền bạc

Ba cân nhắc trong việc quản lý tiền là chi phí, dự phòng và lợi nhuận.

Mỗi nhiệm vụ có một chi phí, cho dù đó là giờ lao động của một lập trình viên máy tính hay giá mua một khối bê tông. Mỗi chi phí này được ước tính và tổng cộng khi chuẩn bị ngân sách dự án.

Một số ước tính sẽ chính xác hơn những người khác. Do đó, ngân sách dự án nên bao gồm một khoản phụ cấp dự phòng Tiền dành riêng cho ngân sách "chỉ trong trường hợp" chi phí thực tế của một mặt hàng khác rất nhiều so với ước tính.

Lợi nhuận là tiền mà công ty muốn kiếm được từ nhiệm vụ. Nó được đặt lên hàng đầu về chi phí.

Vì vậy, một ngân sách dự án bao gồm chi phí ước tính, cộng với dự phòng, cộng với bất kỳ lợi nhuận. Công việc của người quản lý dự án là giữ chi phí thực tế bằng hoặc thấp hơn chi phí ước tính và tối đa hóa lợi nhuận mà công ty kiếm được cho dự án.

Quản lý dự án là một nghệ thuật và khoa học

Quản lý dự án thành công cần thực hành. Những ý tưởng này có thể cung cấp cho bạn một sự hiểu biết cơ bản về quản lý dự án nhưng chỉ coi đó là một khởi đầu. Nếu công việc hoặc con đường sự nghiệp của bạn bao gồm quản lý dự án và nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng của mình, hãy nói chuyện với những người quản lý dự án thành công, đọc và thực hành. Quản lý dự án có thể là một nghề nghiệp rất bổ ích.