Chuyên viên hành chính quân đội Mô tả công việc

(Lưu ý: Quân đội đã loại bỏ Chuyên ngành Nghề nghiệp Quân sự (MOS) này vào tháng 7 năm 2006. Thông tin dưới đây chỉ được duy trì cho mục đích lịch sử.)

Nhiệm vụ chính của 42L

Người lính được giao cho Quân đội nhập ngũ Công việc 42L - Chuyên viên hành chính giám sát hoặc thực hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư và đánh máy. Nhiệm vụ cho MOS 42L ở mỗi cấp độ kỹ năng là:

• (1) Kỹ năng cấp 1. Các loại thư từ quân sự và phi quân sự trong bản nháp và bản sao cuối cùng. Sử dụng các nguyên tắc cơ bản của thành phần và ngữ pháp tiếng Anh trong việc chuẩn bị thư. Proofreads đánh máy tài liệu chống lại tài liệu nguồn. Lắp ráp sản phẩm cuối cùng để xem xét, xác thực hoặc bố trí khác. Chuẩn bị thư đăng ký hoặc chứng nhận cho công văn. Mở, sắp xếp, định tuyến và gửi thư và tin nhắn đến. Chuẩn bị tài liệu kiểm soát hồi hộp và duy trì các tệp hồi hộp. Dấu hiệu nhận và nhận thư đã được đăng ký và chứng nhận. Ngày và gửi thư đi và tin nhắn. Chuẩn bị và duy trì các tập tin chức năng cho mỗi nhãn hiệu. Nhận ấn phẩm, thành lập và duy trì thư viện ấn phẩm. Yêu cầu và cổ phiếu mẫu trống.
  • (2) Kỹ năng cấp 2. Thực hiện các nhiệm vụ đánh máy và văn thư thể hiện ở cấp độ kỹ năng trước đó và cung cấp hướng dẫn kỹ thuật về các vấn đề hành chính cho nhân viên đánh máy và nhân viên văn thư. Proofreads tương ứng cho định dạng, nội dung và sử dụng các chữ viết tắt được ủy quyền. Trả lời các câu hỏi của nhân viên và tư vấn cho nhân viên về các vấn đề hành chính và văn thư. Thiết lập và duy trì nhật ký, bảng liệt kê, bảng trạng thái, biểu đồ, đồ thị và chế độ xem. Soạn thư tương ứng.
  • (3) Kỹ năng cấp 3. Giám sát hiệu suất của các chức năng hành chính. Đánh giá và chỉnh sửa thư từ trước khi phát hành, nộp chữ ký hoặc xử lý khác. Tiến hành xem xét định kỳ các tập tin để đảm bảo nộp đơn tương ứng. Kiểm soát việc sử dụng các cơ sở sinh sản và đánh giá mục sẽ được sao chép. Kế hoạch và tổ chức các hoạt động văn phòng để bao gồm các ấn phẩm và biểu mẫu hành chính và thủ tục hành chính văn phòng. Viết SOP văn phòng, mô tả công việc và chỉ thị, Xác định các yêu cầu cho thiết bị văn phòng, vật tư và không gian. Sơ đồ bố trí văn phòng. Yêu cầu, nhận, hàng tồn kho, và ký nhận biên lai cho thiết bị văn phòng. Phối hợp các hoạt động hành chính với các yếu tố tổ chức và bộ phận nhân viên khác. Thiết lập các tuyến và sơ đồ gửi thư và sắp xếp để nhận phân phối bởi các sứ giả. Phục vụ như người giám sát của các tài liệu phân loại. Dấu hiệu biên nhận cho nhật ký, hàng tồn kho, và các tập tin, và bảo mật các tài liệu được phân loại. Chuẩn bị tài liệu để tiêu hủy hoặc xử lý khác. Đảm bảo trách nhiệm thích hợp của các tài liệu dựa trên mức độ phân loại.
  • (4) Kỹ năng cấp 4. Giám sát các chức năng hành chính và thực hiện các nhiệm vụ ở cấp độ kỹ năng trước tại bộ phận, trụ sở tương đương hoặc cấp cao hơn. Cung cấp đào tạo kỹ thuật và hướng dẫn cho cấp dưới và các đơn vị được hỗ trợ.
  • (5) Kỹ năng cấp 5. Giám sát hiệu suất của các chức năng hành chính trong yếu tố hành chính hoặc tương tự tại bộ phận, trụ sở tương đương hoặc cấp cao hơn. Kiểm tra các đơn vị cấp dưới và đưa ra các khuyến nghị để loại bỏ các thiếu sót hoặc cải thiện các hoạt động hành chính.

Yêu cầu vật lý cho 42L

Chuyên viên hành chính phải có các bằng cấp sau đây:

• (1) Một đánh giá nhu cầu vật lý của phương tiện.
• (2) Một hồ sơ vật lý của 323222.
  • (3) Điểm tối thiểu 95 trong khu vực năng khiếu CL.
  • (4) Khả năng gõ ở tốc độ tối thiểu 25 từ ròng mỗi phút.
  • (5) Huấn luyện chính thức (hoàn thành khóa học hướng dẫn cho khóa học MOS 42L được thực hiện tại hoặc dưới sự bảo trợ của Trường Đại học Tổng hợp Quân đội Hoa Kỳ) bắt buộc.

c. Nhận dạng kỹ năng bổ sung

• (1) E3 - Trợ lý hành chính điều hành (SPC thông qua SSG).
• (2) E4 - Hỗ trợ hành chính tùy viên.
  • (3) F4 - Giám sát bưu chính.
  • (4) F5 - Hoạt động bưu chính.
  • (5) Huấn luyện viên thể hình P5 Master,
  • (6) 2S - Hoạt động của nhân viên chiến đấu (kỹ năng từ cấp 3 trở lên).
  • (7) 4A - Đào tạo phân loại lại.

(Thông tin có nguồn gốc từ Quân đội Tờ rơi 611-21.)