Làm thế nào để từ chối đơn xin việc một cách lịch sự

Bạn có từ chối ứng viên công việc của bạn một cách chuyên nghiệp và phù hợp trong quá trình tuyển dụng của bạn? Từ những phản hồi nhận được từ những người tìm việc, có vẻ như rất ít nhà tuyển dụng làm chuyên nghiệp và cung cấp đúng phản hồi rằng ứng viên không còn được xem xét nữa. Dưới đây là các bước được đề xuất khi bạn cần từ chối người xin việc ở mỗi bốn bước trong quy trình tuyển dụng của bạn.

Khi nào nên từ chối người xin việc

Ứng viên cho bất kỳ công việc nào dành thời gian đáng kể để cập nhật sơ yếu lý lịch của họ và viết thư xin việc khi tiếp cận bạn về việc mở công việc đã đăng của bạn. Họ xứng đáng được xem xét trả lời từ bạn rằng bạn đã nhận được tài liệu ứng dụng của họ. Quá trình này dễ dàng tự động trong thế giới ứng dụng trực tuyến này.

Họ cũng cần hiểu các bước tiếp theo của bạn trong quá trình tuyển dụng của bạn. Vì vậy, họ cần thông báo của bạn về việc họ đã được chọn cho một cuộc phỏng vấn. Bạn có thể thông báo cho các ứng viên rằng họ không được chọn cho một cuộc phỏng vấn trong cùng một lá thư trong đó bạn xác nhận đã nhận được đơn của họ nếu quá trình lựa chọn của bạn diễn ra nhanh chóng.

Tuy nhiên, nếu bạn di chuyển với tốc độ của nhiều nhà tuyển dụng, bạn sẽ cần gửi biên nhận ban đầu của các tài liệu ứng dụng và một lá thư thứ hai từ chối người xin việc để phỏng vấn.

Các ứng viên xứng đáng được biết họ đứng ở đâu trong quy trình của bạn ngay cả khi cuối cùng bạn từ chối ứng cử viên của họ.

Quá trình từ chối của bạn bắt đầu với cuộc họp đầu tiên của bạn với người xin việc. Cho dù điều này là trên màn hình điện thoại hoặc tại cuộc phỏng vấn đầu tiên, một trong những mục tiêu của cuộc họp là giải thích quá trình lựa chọn của bạn cho từng ứng cử viên.

Khi nhà tuyển dụng cung cấp thông tin này, ứng viên cảm thấy ít hơn trong bóng tối và tích cực hơn về quy trình tuyển dụng của bạn. Trong cuộc trò chuyện này, bạn cũng nên cho người nộp đơn biết những điểm mà bạn sẽ liên lạc với họ về tình trạng đơn đăng ký của họ.

Khi nào nên gọi và từ chối người xin việc

Người quản lý tuyển dụng hoặc nhân viên nhân sự nên gọi cho những người nộp đơn mà bạn đang từ chối giống như bạn gọi cho người nộp đơn mà bạn muốn thực hiện công việc cung cấp nếu không sớm hơn.

Bạn muốn để lại cho mỗi ứng viên một cái nhìn tích cực về tổ chức của bạn mà giao tiếp đơn giản, kịp thời sẽ đạt được. Ấn tượng tích cực này có thể ảnh hưởng đến ứng dụng của ứng viên bạn cho tổ chức của bạn trong tương lai.

Hoặc ấn tượng anh ấy hoặc cô ấy lấy đi có thể ảnh hưởng đến các ứng viên tiềm năng khác cho công việc của bạn. Các ứng viên thường nói chuyện và thường xuyên, như những con chim, tụ tập cùng nhau để theo đuổi một chủ nhân của sự lựa chọn.

Thời điểm từ chối của người nộp đơn

Nhiều nhà tuyển dụng không đồng ý, nhưng bạn nên gọi cho từng ứng viên ngay khi bạn xác định rằng họ không phải là người phù hợp với công việc. Nhiều nhà tuyển dụng chờ đợi cho đến khi kết thúc, thậm chí miễn là một nhân viên mới bắt đầu công việc trước khi họ thông báo cho các ứng viên không thành công.

Điều này là thiếu tôn trọng các ứng cử viên và không phù hợp với hành động của một nhà tuyển dụng lựa chọn. Hãy cho ứng viên biết ngay khi bạn biết. Đây là cách tiếp cận công bằng duy nhất để từ chối người xin việc.

Mặt khác, các ứng cử viên chờ đợi, băn khoăn và cảm thấy như thể ứng cử viên của họ biến mất vào một lỗ đen. Tin tưởng rằng cảm giác của họ về bạn như một nhà tuyển dụng tiềm năng cũng đã làm. Đã qua rồi cái thời mà một người tìm việc bất mãn nói với mười người bạn về trải nghiệm tồi tệ của anh ấy hoặc cô ấy với công ty của bạn.

Ước tính trong nhóm của một nhà tuyển dụng trên LinkedIn là một nghiên cứu gần đây ước tính rằng con số này hiện là 1.374 người. Chào mừng bạn đến với thế giới của các phương tiện truyền thông xã hội và các trang web như Glassdoor và Truth.com nơi mọi người nhận xét về trải nghiệm của họ với tuyển dụng và việc làm của bạn.

Ngoài ra, với tư cách là một nhà tuyển dụng, nếu bạn đã quyết định rằng ứng viên không phải là người phù hợp với công việc, hãy giữ lại ứng viên cám dỗ bạn giải quyết cho một nhân viên kém chất lượng hoặc ít hơn bạn mong đợi, nhân viên. Đây không phải là nền tảng của một quá trình lựa chọn thành công.

Một cảnh báo, nếu bạn đã xác định rằng một người vừa có trình độ tốt vừa phù hợp với văn hóa, hãy gọi cho người nộp đơn để cho họ biết tình trạng của đơn đăng ký của họ. Nói với người nộp đơn rằng bạn vẫn đang xem xét họ cho vị trí này, nhưng bạn cũng có một vài ứng viên đủ điều kiện khác để phỏng vấn.

Bằng cách này, bạn đã không từ chối một ứng cử viên có thể chấp nhận và ứng viên không bị bỏ lại trong bóng tối trong khi bạn xem xét các lựa chọn khác của mình. Điều này là lịch sự và tôn trọng và nó có thể giúp bạn tránh phải bắt đầu lại tuyển dụng của bạn.

Một ứng cử viên không được cập nhật về quy trình của bạn có thể chấp nhận một vị trí ở nơi khác. Bằng cách giữ liên lạc, bạn tiếp tục xây dựng mối quan hệ tích cực với một nhân viên tiềm năng và mạng lưới cá nhân và doanh nghiệp của họ.

Những việc không nên làm khi bạn từ chối một ứng cử viên

Cân nhắc đầu tiên khi bạn từ chối một ứng cử viên công việc là bạn không từ chối ứng viên với tư cách là một con người. Vì vậy, bạn muốn hạn chế từ chối trong một ánh sáng tích cực hơn. Đừng dùng từ bị từ chối. Thay vào đó, hãy nói, "Nhóm lựa chọn đã quyết định rằng họ sẽ không theo đuổi ứng cử viên của bạn hơn nữa. Chúng tôi sẽ giữ lại đơn đăng ký của bạn và xem xét khi có thêm cơ hội." (Nếu điều này là đúng, nếu không thì bỏ qua câu thứ hai.) Cảnh báo bổ sung bao gồm những điều này.

• Bạn có thể từ chối các ứng viên sử dụng email cho đến khi họ đến công ty của bạn để phỏng vấn xin việc. Sau một cuộc phỏng vấn, bạn phải gọi cho người nộp đơn. Không bao giờ từ chối ứng viên bằng email, tin nhắn văn bản, thư thoại hoặc IM. Bạn nợ ứng viên lịch sự của một cuộc gọi ngay cả khi bạn theo dõi cuộc gọi bằng thư từ chối.
• Hãy chắc chắn rằng người nộp đơn không thể hiểu sai những từ bạn sử dụng hoặc tìm bằng chứng phân biệt đối xử bất hợp pháp. Ví dụ, bạn có thể muốn nói với người nộp đơn rằng bạn đã quyết định rằng bạn có những ứng viên đủ điều kiện hơn cho công việc. Ứng viên cũng có thể yêu cầu bạn chi tiết về sự khác biệt. Tại sao lại đến đó?
• Hãy cẩn thận rằng bạn cẩn thận về bất kỳ lời chỉ trích hoặc lời khuyên nào mà bạn đưa ra ngay cả khi người nộp đơn yêu cầu phản hồi. Điều này có thể cắn bạn dưới hình thức tranh luận hoặc khiến bạn dễ bị kiện. (Biết ứng viên của bạn trước khi trả lời yêu cầu này.)

Đơn từ chối của nhà tuyển dụng

Một điểm cuối cùng: những người tìm kiếm việc làm thường hỏi về những gì phù hợp với họ để làm theo dõi với các nhà tuyển dụng mà họ đã phỏng vấn. Nhiều ngày, vài tuần và đôi khi nhiều tháng trôi qua mà không có lời nào từ một nhà tuyển dụng rõ ràng đủ quan tâm để đưa người nộp đơn vào một cuộc phỏng vấn.

Những ứng cử viên này cho rằng họ không được chọn nhưng họ chưa bao giờ nghe chắc chắn. Giống như hầu hết những người bình thường, họ tìm cách đóng cửa để họ có thể đi tiếp.

Không bao giờ thích hợp cho một nhà tuyển dụng không trả lời một ứng cử viên mà nhà tuyển dụng đã liên hệ. Không phải là ứng viên, nhân viên, nhân viên tiềm năng hoặc hình ảnh công ty thân thiện khi không cho ứng viên biết tình trạng của mình. Nói, yay hoặc nói, nay, nhưng nói một cái gì đó kịp thời, ở mỗi bước trong quá trình tuyển dụng và lựa chọn của bạn.

Mẫu thư từ chối của người nộp đơn

Bạn có thể từ chối một người xin việc một cách tử tế, ân cần, tôn trọng và chuyên nghiệp. Những thư từ chối mẫu sẽ cho bạn thấy làm thế nào.

• Xem thư từ chối của người nộp đơn tiêu chuẩn mà bạn sử dụng để trả lời những người nộp đơn không đủ điều kiện như những người nộp đơn bạn quyết định phỏng vấn.
• Xem một mẫu, mẫu thư từ chối đơn giản cho các ứng viên mà bạn từ chối mà không cần phỏng vấn.
• Dưới đây là một lá thư từ chối mẫu cho những ứng viên mà bạn chọn không mời để phỏng vấn.