Điều tra là bước thứ hai trong quản lý thay đổi

Một Con Vịt, Bố Là Tất Cả ♫ Nhạc Thiếu Nhi Vui Nhộn Cho Bé

Mục lục:

Các bước bổ sung trong giai đoạn điều tra
Sẵn sàng tổ chức để thay đổi
Sử dụng phân tích trường lực
Liên quan nhiều hơn đến quản lý thay đổi

Bạn hoặc một nhóm nhỏ nhân viên của bạn đã hoàn thành các hành động được đề xuất ở bước đầu tiên trong việc quản lý thay đổi, bắt đầu và đã xác định hướng chung của các thay đổi mong muốn và các bước đầu tiên để thực hiện chúng.

Trong bước thứ hai trong việc quản lý thay đổi, điều tra, nhân viên khám phá những thay đổi mong muốn của họ, sự phân nhánh của các thay đổi và các bước cần thiết để quản lý các thay đổi trong tổ chức của bạn.

Trong giai đoạn điều tra, các tác nhân thay đổi (hoặc nhóm nhân viên đang dẫn đầu nỗ lực thay đổi) thu thập thông tin về vấn đề và các cải tiến hoặc giải pháp tiềm năng. Họ làm rõ tầm nhìn của họ cho tương lai sau khi những thay đổi đã được thực hiện. Sau khi hoàn thành giai đoạn điều tra, những người tham gia thay đổi nên biết câu trả lời sau:

Mức độ và tác động của khoảng cách hiệu suất hoặc các vấn đề liên quan đến hiệu suất mong muốn.
Liệu tổ chức có khả năng đạt được hiệu suất mong muốn như là kết quả của các tùy chọn thay đổi hay không.
Thông tin về các lựa chọn thay thế để thu hẹp khoảng cách bao gồm sửa đổi các hệ thống hiện tại và các công nghệ, quy trình và hệ thống mới.
Cho dù các giải pháp được xác định sẽ giải quyết vấn đề hoặc cải thiện hệ thống.
Nếu các nguồn bên ngoài là cần thiết để hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện các thay đổi được xác định.

Trong giai đoạn điều tra, các nhân viên đang lãnh đạo và hỗ trợ các thay đổi được đề xuất nên tham gia vào các hoạt động này.

Tham dự hội nghị, triển lãm thương mại, hội thảo, và các lớp học để khám phá các lựa chọn cụ thể và thay thế chuyên sâu.
Tham dự các nhóm người dùng hoặc ghé thăm các tổ chức khác đã triển khai tất cả hoặc một phần giải pháp hoặc cải tiến theo kế hoạch của bạn.
Mời các nhà cung cấp thảo luận sâu về các giải pháp và sản phẩm tiềm năng của họ.
Tiếp tục đọc về và xem xét các giải pháp công nghệ hoặc hệ thống cụ thể.
Đánh giá tác động của bất kỳ thay đổi tiềm năng trong tổ chức của bạn.
Chọn một nhóm đánh giá để xác định các yêu cầu hoặc tiêu chí cụ thể để thay đổi, cải tiến hoặc giải pháp.

Các bước bổ sung trong giai đoạn điều tra

Một số hành động bổ sung về phía các nhân viên muốn thực hiện thay đổi nên xảy ra ở giai đoạn điều tra quản lý thay đổi. Các nhân viên cần đánh giá sự sẵn sàng thay đổi của tổ chức. Họ cũng cần xác định và xem xét các lực sẽ giúp họ điều khiển các thay đổi và các lực sẽ cản trở nhóm thực hiện các thay đổi.

Sẵn sàng tổ chức để thay đổi

Trong giai đoạn điều tra, các đại lý hoặc nhân viên thay đổi hỗ trợ và lãnh đạo thay đổi phải đưa ra quyết định về việc tổ chức của bạn sẵn sàng thay đổi như thế nào. Sự sẵn sàng thay đổi của tổ chức được xác định một cách không chính thức thông qua các cuộc trò chuyện, quan sát hành vi, đi dạo văn hóa và đánh giá mức độ mà nhân viên thất vọng với hệ thống hiện tại hoặc cách làm việc.

Các công cụ cũng có sẵn để mua để đánh giá thêm về sự sẵn sàng thay đổi hoặc khả năng phục hồi của tổ chức của bạn, vì một số nhà nghiên cứu định nghĩa đặc điểm này.

Sử dụng phân tích trường lực

Kurt Lewin cho rằng hành vi tổ chức là kết quả của một tập hợp lực lượng phức tạp tác động lên một tổ chức. Một số lực lượng này là nội bộ; những người khác là bên ngoài. Một số lực lượng thúc đẩy sự thay đổi mong muốn và một số lực lượng chống lại sự thay đổi.

Để thay đổi trong một tổ chức xảy ra, phải có sự mất cân bằng giữa các lực lượng lái xe và các lực lượng kiềm chế. Cái này được gọi là cởi trói tổ chức. Nó xảy ra theo ba cách:

Tăng lực lượng lái xe.
Giảm lực lượng kiềm chế.
Giảm lực lượng kiềm chế và tăng lực lượng lái xe.

Thường thì giai đoạn đầu tiên của sự thay đổi này là khó khăn nhất. Thật khó để học những cách làm việc cũ và thoải mái. Sau khi giải phóng, tuy nhiên, thay đổi có thể.

Phân tích các lực lượng lái xe và tìm cách giảm thiểu các lực lượng kiềm chế kêu gọi nhiều cuộc trò chuyện ở tất cả các cấp của một tổ chức. Thông thường, khi các nhà lãnh đạo cấp cao cố gắng thực hiện thay đổi, họ thấy rằng lực lượng kiềm chế lớn nhất của họ là thành viên của nhóm quản lý cấp trung của họ.

Vì vậy, bạn cần đầu tư nỗ lực đáng kể ở giai đoạn điều tra quản lý thay đổi, trong việc giúp tất cả các cấp trong tổ chức thấy được những gì trong đó để họ hỗ trợ và tiến lên phía trước với những thay đổi mong muốn. Bằng cách này, bạn giảm thiểu sức đề kháng có thể làm suy yếu mọi nỗ lực để thực hiện thay đổi.

Xem các giai đoạn trong quản lý thay đổi.