Tại sao truyền thông lại quan trọng trong quản lý thay đổi

Bạn không thể giao tiếp quá mức khi bạn yêu cầu tổ chức của mình thay đổi. Mỗi giám đốc điều hành thành công, người đã lãnh đạo một nỗ lực quản lý thay đổi thành công đều thể hiện nhu cầu giao tiếp quá mức trong quá trình trải nghiệm thay đổi và đưa ra tuyên bố này khi nhìn lại.

Không có tổ chức tồn tại trong đó nhân viên hoàn toàn hài lòng với giao tiếp. Truyền thông là một trong những vấn đề khó khăn nhất trong các tổ chức. Đây là một lĩnh vực thường xuyên bị nhân viên phàn nàn trong quá trình thay đổi tổ chức và hoạt động hàng ngày. Nguyên nhân?

Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi bốn thành phần tương tác hoàn hảo để tạo ra ý nghĩa chung, một định nghĩa yêu thích của giao tiếp.

• Cá nhân gửi tin nhắn phải trình bày thông điệp rõ ràng và chi tiết, và tỏa ra tính toàn vẹn và tính xác thực.
• Người nhận tin nhắn phải quyết định lắng nghe, đặt câu hỏi cho rõ ràng và tin tưởng người gửi tin nhắn.
• Phương thức giao hàng được chọn phải phù hợp với hoàn cảnh và nhu cầu của cả người gửi và người nhận.
• Nội dung của tin nhắn phải cộng hưởng và kết nối ở một mức độ nào đó với niềm tin đã có của người nhận. Nó phải chứa thông tin mà nhân viên muốn nghe. Nó phải trả lời những câu hỏi ấp ủ và quan tâm nhất của nhân viên.

Với tất cả những điều này đang diễn ra trong giao tiếp, nó là một điều kỳ diệu mà các tổ chức từng làm tốt. May mắn thay, các học viên quản lý thay đổi đã cung cấp một loạt các đề xuất về cách giao tiếp tốt trong bất kỳ thay đổi nào của tổ chức.

Khuyến nghị về truyền thông để quản lý thay đổi hiệu quả

Phát triển một kế hoạch truyền thông bằng văn bản để đảm bảo rằng tất cả những điều sau đây xảy ra trong quy trình quản lý thay đổi của bạn.

• Giao tiếp một cách nhất quán, thường xuyên và thông qua nhiều kênh, bao gồm nói, viết, video, đào tạo, nhóm tập trung, bảng thông báo, mạng nội bộ và nhiều thông tin khác về sự thay đổi.
• Truyền đạt tất cả những gì đã biết về các thay đổi, nhanh chóng như thông tin có sẵn. Hãy làm rõ rằng sự thiên vị của bạn là hướng tới giao tiếp tức thì, vì vậy một số chi tiết có thể thay đổi vào một ngày sau đó. Nói với mọi người rằng lựa chọn khác của bạn là giữ mọi liên lạc cho đến khi bạn tích cực về các quyết định, mục tiêu và tiến bộ, điều này thật tai hại trong quản lý thay đổi hiệu quả.

• Cung cấp lượng thời gian đáng kể để mọi người đặt câu hỏi, yêu cầu làm rõ và cung cấp đầu vào. Nếu bạn đã từng là một phần của một kịch bản trong đó một nhà lãnh đạo đưa ra các thay đổi cho một nhóm lớn thông qua các khoản trong suốt và sau đó bỏ trốn, bạn sẽ biết tin xấu này là gì để tích hợp thay đổi. Mọi người phải cảm thấy tham gia vào sự thay đổi. Sự tham gia tạo ra cam kết, không có gì khác quan trọng trong quá trình thay đổi.
• Truyền đạt rõ ràng tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của nỗ lực quản lý thay đổi. Giúp mọi người hiểu những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến cá nhân họ như thế nào. Nếu bạn không giúp đỡ với quy trình này, mọi người sẽ tạo nên những câu chuyện của riêng họ, thường là tiêu cực hơn sự thật.

• Nhận ra rằng giao tiếp thực sự là một cuộc trò chuyện. Đó là hai chiều, và thảo luận thực sự phải có kết quả. Nó không thể chỉ là một bài thuyết trình.
• Các nhà lãnh đạo hoặc nhà tài trợ thay đổi cần dành thời gian trò chuyện trực tiếp hoặc theo nhóm nhỏ với những người được cho là sẽ thực hiện các thay đổi.
• Truyền đạt lý do cho những thay đổi theo cách mọi người hiểu bối cảnh, mục đích và nhu cầu. Các học viên đã gọi tòa nhà này là một khung hình khái niệm, đáng nhớ, và tạo ra một khung lý thuyết để củng cố sự thay đổi.

• Cung cấp câu trả lời cho câu hỏi chỉ khi bạn biết câu trả lời. Các nhà lãnh đạo phá hủy uy tín của họ khi họ cung cấp thông tin không chính xác hoặc có vẻ vấp ngã hoặc lùi bước khi đưa ra câu trả lời. Sẽ tốt hơn nhiều khi nói rằng bạn không biết và bạn sẽ cố gắng tìm hiểu.
• Lãnh đạo cần lắng nghe. Tránh phòng thủ, bào chữa và trả lời quá nhanh. Hành động với sự chu đáo.
• Làm cho các nhà lãnh đạo và thay đổi các nhà tài trợ có sẵn, hàng ngày khi có thể, để hòa nhập với những người khác tại nơi làm việc.
• Tổ chức các hội thảo và diễn đàn tương tác, trong đó tất cả nhân viên có thể khám phá những thay đổi cùng nhau trong khi tìm hiểu thêm. Sử dụng đào tạo như một hình thức giao tiếp tương tác và là cơ hội để mọi người khám phá một cách an toàn các hành vi và ý tưởng mới về thay đổi và quản lý thay đổi. Tất cả các cấp của tổ chức phải tham gia vào cùng một phiên.

• Giao tiếp nên chủ động. Nếu nhà máy tin đồn đã hoạt động, tổ chức đã chờ quá lâu để liên lạc.
• Tạo cơ hội cho mọi người kết nối với nhau, cả chính thức và không chính thức, để chia sẻ ý tưởng về thay đổi và quản lý thay đổi.
• Công khai xem xét các phép đo được đưa ra để lập biểu đồ tiến trình trong quản lý thay đổi và nỗ lực thay đổi.
• Công khai phần thưởng và công nhận cho các phương pháp và thành tựu tích cực trong các thay đổi và quản lý thay đổi. Kỷ niệm từng chiến thắng nhỏ công khai.