Ví dụ bố trí thư doanh nghiệp

Khi viết một lá thư kinh doanh, bố cục của bức thư của bạn rất quan trọng, do đó nó sẽ dễ đọc và trông chuyên nghiệp. Vì vậy, việc bạn sử dụng một lời chào và kết thúc thích hợp, chính tả và ngữ pháp của bạn, và giai điệu bạn sử dụng.

Đây là thông tin về các chữ cái kinh doanh, bao gồm chọn một phông chữ, khoảng cách đoạn, định dạng, lề, những gì cần bao gồm trong mỗi đoạn, cách đóng chữ cái và một ví dụ về cách bố trí phù hợp cho một chữ cái kinh doanh.

Phông chữ và khoảng cách

• Không gian bố trí hợp lý của các chữ cái kinh doanh bạn viết, với khoảng trắng giữa tiêu đề, lời chào, mỗi đoạn, kết thúc và chữ ký của bạn.
• Không gian đơn thư của bạn và để lại một khoảng trống giữa mỗi đoạn. Khi gửi thư đánh máy, hãy để lại hai khoảng trắng trước và sau chữ ký viết của bạn.
• Còn lại thư của bạn, để thông tin liên lạc của bạn, ngày, chữ cái và chữ ký của bạn được căn chỉnh sang trái.
• Sử dụng phông chữ đơn giản như Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri hoặc Verdana. Hãy chắc chắn rằng kích thước phông chữ bạn sử dụng đủ lớn để người đọc của bạn giành được Cần phải tiếp cận với kính của họ - kích thước phông chữ tiêu chuẩn cho các phông chữ này là 10 điểm hoặc 12 điểm.

Nếu bạn đang gửi thư kinh doanh của mình cho một tổ chức rất bảo thủ, tốt nhất nên sử dụng phông chữ 12 điểm truyền thống của Times New Roman. Không, trong mọi trường hợp, sử dụng các phông chữ ưa thích như Comic Sans hoặc phông chữ viết tay như Lucida trên thư tín kinh doanh.

Nghi thức xã giao và giai điệu

• Lời chào: Vẫn là tiêu chuẩn để sử dụng tiêu đề người nhận (Ông, Bà, Bà, Tiến sĩ, Giáo sư, Thẩm phán) trước tên cuối cùng của họ trong lời chào của thư tín kinh doanh chính thức (Ví dụ: Thưa ông Smith Smith). Từ ngữ Dear Dear nên luôn luôn đứng trước tên người nhận; donith chỉ đơn giản là sử dụng tên của họ như bạn có thể làm trong thư từ thông thường. Cùng một mã thông báo, tránh bắt đầu trao đổi kinh doanh với các cơ hội như mở Xin chào, ăn vặt, chào hoặc chào buổi sáng - thư kinh doanh nên luôn luôn bắt đầu bằng thư thân mến Tên và tên người nhận, trừ khi bạn sử dụng lời chào Có thể mối quan tâm (trong trường hợp khi bạn không biết tên của người nhận).

• Đóng cửa: Đóng cửa của bạn cần phải sai lầm về phía bảo thủ. Các cách đóng cửa được chấp nhận để sử dụng bao gồm: Trân trọng, Nghiêng Trân trọng, Trân trọng Trân trọng, Trân trọng Trân trọng, Nghiêm Trân, Trân trọng Cảm ơn bạn, đã cảm ơn vì sự quan tâm của bạn, một cách tôn trọng, đắm đuối viết tắt là V / R, viết tắt là phổ biến trong thư tín kinh doanh quân sự). Không sử dụng các cách đóng cửa thông thường như: Sau đó, vui vẻ, vui vẻ, phạm lỗi, cảm ơn, cảm ơn
• Lựa chọn từ ngữ pháp và ngữ pháp: Mặc dù lựa chọn từ của bạn cho các chữ cái kinh doanh không nên quá cứng nhắc, hoa mỹ hoặc trang trí công phu, bạn cũng nên tránh sử dụng tiếng lóng, viết tắt / từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc hoặc nói chuyện bằng văn bản. Bạn không nên sử dụng các đoạn câu thường được sử dụng khi nhắn tin. Thay vào đó, hãy sử dụng các câu hoàn chỉnh, xem ra các dấu phẩy (trong đó hai câu hoàn chỉnh được nối bằng dấu phẩy). Proofread cẩn thận cho lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.

• Giấy: Nếu bạn đang soạn thảo một lá thư kinh doanh chính thức được gửi qua thư trái ngược với email, thì tờ giấy bạn sử dụng phải là một tờ giấy trắng tiêu chuẩn có trọng lượng khá - không sử dụng loại văn phòng phẩm màu hoặc lòe loẹt có thể được sử dụng trong tiếp thị Thư rác thư rác. Thật tốt khi bao gồm một logo doanh nghiệp đơn giản ở đầu tờ giấy.

Ví dụ bố trí thư doanh nghiệp

thông tin liên lạc của bạn

Tên của bạn

Địa chỉ của bạn

Thành phố của bạn, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Địa chỉ email của bạn

Ngày

Thông tin liên lạc của người nhận

Tên

Chức vụ

Công ty

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Chào

Kính gửi ông / bà. Họ

Thân thư

Đoạn đầu tiên của thư kinh doanh của bạn sẽ cung cấp một giới thiệu về lý do tại sao bạn viết.

Sau đó, trong các đoạn sau đây cung cấp thêm thông tin và chi tiết về yêu cầu của bạn.

Đoạn cuối nên nhắc lại lý do bạn viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn.

Đóng cửa:

Trân trọng bạn, Chữ ký:

Chữ ký viết tay (đối với một bản sao cứng)

Chữ ký đánh máy

Xem lại một lá thư kinh doanh mẫu

Đây là một ví dụ thư kinh doanh. Tải xuống mẫu thư doanh nghiệp (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Tải xuống mẫu Word

Xem lại Thư doanh nghiệp mẫu (Phiên bản văn bản)

Xavier Lau

123 đường kinh doanh.

Thành phố kinh doanh, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

Ngày 1 tháng 9 năm 2018

Lee Lee

Chủ nhân

Du lịch Acme

321 Đại lộ.

Thành phố mới, NY 12345

Cô Lee thân mến:

Hôm nay tôi viết thư cho bạn thay mặt cho Người trợ giúp của Happyland. Chúng tôi là một tổ chức nhỏ giúp các gia đình có thu nhập thấp, những người cần chăm sóc sau giờ học cho trẻ nhỏ. Chúng tôi cung cấp tài trợ cho các gia đình và vận chuyển miễn phí cho con cái của họ để họ có thể tham dự một trong những trung tâm giữ trẻ sau giờ học tại địa phương.

Hàng năm, chúng tôi tổ chức một sự kiện gây quỹ: Lễ hội Happyland Carnival tại trường trung học Floyd Rosedale. Tôi hy vọng bạn có thể quan tâm đến việc quyên góp cho cuộc đấu giá im lặng và xổ số của chúng tôi.

Chúng tôi tìm kiếm các mặt hàng như giỏ quà tặng, đồ gia dụng, đồ chơi và các mặt hàng hữu ích khác. Đóng góp tiền mặt cũng được đánh giá cao nếu bạn thích. Năm nay, tất cả số tiền thu được sẽ hướng tới việc mua chiếc xe tải mới mà chúng tôi cần để vận chuyển trẻ em.

Nếu bạn quan tâm đến việc quyên góp, vui lòng cho tôi biết qua email [email protected] hoặc qua điện thoại di động (555-555-5555) nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Trân trọng, Xavier Lau