Mẫu thư doanh nghiệp chuyên nghiệp

Một lá thư kinh doanh là một phần chuyên nghiệp của thư. Nếu bạn đang viết thư xin việc, thư giới thiệu hoặc thư cảm ơn, bạn sẽ cần tuân theo các quy ước chính thức của thư kinh doanh. Thực hiện theo các hướng dẫn này là quan trọng. Nó đặt âm báo rằng bạn đang thực hiện nghiêm túc thư tín và đảm bảo rằng người nhận thư có thể tập trung vào thư của bạn (và không định dạng không nhất quán, lỗi chính tả hoặc bất kỳ lỗi nhỏ nào khác).

Trước khi bạn viết - hoặc hoàn thiện - thư kinh doanh tiếp theo của bạn, hãy dành chút thời gian để xem lại cách định dạng chữ cái, từ lựa chọn phông chữ cho đến kiểu, cùng với đó là cách chào và đăng xuất phù hợp.

Các định dạng khác nhau cho thư kinh doanh

Một lưu ý về định dạng cho thư kinh doanh. Có ba kiểu chữ kinh doanh cơ bản:

• Định dạng khối: Trong phong cách này, tất cả các văn bản được để lại hợp lý. Bỏ qua một dòng giữa mỗi phần.
• Định dạng khối sửa đổi: Hầu hết nội dung được để lại hợp lý theo phong cách này, giống như trong thư định dạng khối. Dưới đây là các trường hợp ngoại lệ: đối với thông tin liên hệ của bạn và đóng miễn phí, hãy chuyển qua trung tâm của trang và viết thông tin ở đó.
• Định dạng bán khối:Ngoài ra đôi khi được gọi là định dạng khối thụt lề, kiểu này giống như định dạng khối được sửa đổi, ngoại trừ việc nó có mỗi đoạn được thụt lề.

Bất kỳ kiểu nào trong số này đều được chấp nhận để sử dụng trong thư doanh nghiệp, nhưng vì các quy tắc cho định dạng khối rất rõ ràng, đây có thể là tùy chọn dễ dàng hơn để chọn. Nhiều chương trình xử lý văn bản sẽ có sẵn các mẫu để giúp bạn định dạng thư của mình một cách thích hợp. Cho dù bạn chọn định dạng nào, hãy đảm bảo duy nhất khoảng trắng chữ cái và bỏ qua khoảng trắng giữa mỗi đoạn và phần.

Ngoại hình chuyên nghiệp

Xuất hiện vấn đề! Một lá thư kinh doanh là một phần tương ứng chuyên nghiệp, nhưng nó sẽ không được cảm nhận theo cách đó nếu bạn chọn một phông chữ lập dị hoặc có nhiều lỗi chính tả. Dưới đây là một số hướng dẫn để làm theo:

• Chọn một phông chữ và kích thước phông chữ thích hợp.
• Tránh ngôn ngữ thông thường hoặc tiếng lóng.
• Ngăn ngừa lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp bằng cách đọc lại cẩn thận.
• Nếu bạn đang in thư, hãy cân nhắc chọn giấy chất lượng cao. Dù bạn chọn loại giấy nào, hãy gấp thư cẩn thận trước khi đặt nó vào phong bì. Nếu bạn có thể, hãy nhập địa chỉ của người nhận trên phong bì; nếu điều đó là không thể, hãy sử dụng chữ viết tay gọn gàng nhất của bạn.

Những gì cần bao gồm trong mỗi phần của bức thư

Thông tin liên lạc của bạn:Bao gồm thông tin liên lạc của bạn theo thứ tự sau đây.

Tên của bạn

Địa chỉ của bạn

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Địa chỉ email của bạn

Chú thích: Nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư được cá nhân hóa bao gồm thông tin này, hãy bỏ qua phần này.

Ngày:Ở Hoa Kỳ, định dạng để viết ngày là tháng, ngày và năm. Ví dụ, Ngày 3 tháng 9 năm 2018. Đừng viết tắt tháng.

Thông tin liên lạc của người nhận:Bao gồm thông tin liên lạc cho người bạn đang viết. Nếu bạn không có tên cụ thể, hãy bỏ nó đi.

Tên

Chức vụ

Công ty

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Lời chào:Bắt đầu thư với một lời chào, chẳng hạn như "Kính gửi" theo sau là tiêu đề và tên. Xem thêm ví dụ về lời chào phù hợp để sử dụng trong thư kinh doanh, cũng như lời khuyên về những việc cần làm nếu bạn không có người liên hệ cụ thể. Theo tên của người đó với dấu hai chấm.

Kính gửi ông / bà. Họ

Thư của doanh nghiệp

Giữ thư của bạn đơn giản và tập trung, vì vậy mục đích của thư của bạn là rõ ràng.

Đoạn đầu tiên của thư kinh doanh của bạn sẽ cung cấp một giới thiệu về lý do tại sao bạn viết. Sau đó, trong các đoạn sau đây cung cấp thêm thông tin và chi tiết về yêu cầu của bạn. Đoạn cuối nên nhắc lại lý do bạn viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn.

Không gian đơn thư của bạn và chứng minh thư của bạn ở bên trái. Để lại một dòng trống giữa mỗi đoạn.

Đóng miễn phí:

Trân trọng bạn, Chữ ký:

Chữ ký viết tay (đối với một bức thư được gửi qua thư)

Chữ ký đánh máy

Mẫu thư doanh nghiệp

Đây là một ví dụ về một lá thư kinh doanh chuyên nghiệp. Tải xuống mẫu thư doanh nghiệp chuyên nghiệp (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Tải xuống mẫu Word

Ví dụ về Thư doanh nghiệp (Phiên bản văn bản)

Joan Lau

123 đường chính

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

Ngày 1 tháng 9 năm 2018

Steven Kramer

Giám đốc, Nhân sự

Vật tư văn phòng Acme

123 đường kinh doanh.

Thành phố kinh doanh, NY 54321

Kính gửi ông Kramer, Tôi viết thư hôm nay để mời bạn hoặc đại diện khác từ công ty của bạn phát biểu tại Hội nghị kinh doanh Metropolitan hàng năm, sẽ được tổ chức tại khách sạn North Branch, ngày 15 - 18 tháng 1 năm 2019.

Chủ đề của hội nghị sắp tới của chúng tôi là tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên phù hợp với văn hóa công ty. Với sự phát triển mà công ty của bạn đã thấy trong năm năm qua, tôi tin rằng bạn sẽ có nhiều thứ để cung cấp cho khán giả của chúng tôi.

Là một phần của gói loa, chúng tôi cung cấp một danh dự khiêm tốn và một bàn cho sáu người vào bữa tối tối thứ bảy.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc muốn biết thêm về cơ hội nói, xin vui lòng cho tôi biết. Số điện thoại di động của tôi là 555-555-5555 và email của tôi là [email protected].

Tôi mong muốn được nghe từ bạn. Cám ơn bạn đã xem xét.

Trân trọng, Chữ ký của bạn (thư sao chép cứng)

Joan Lau

Nhận thêm mẫu và ví dụ

Choáng ngợp bởi tất cả các bước liên quan đến định dạng thư tín kinh doanh? Một mẫu có thể giúp đỡ. Các mẫu thư Microsoft có sẵn dưới dạng bản tải xuống miễn phí cho người dùng Microsoft Word hoặc có sẵn trong chương trình Word của bạn, để sử dụng để tạo ra nhiều loại thư kinh doanh và việc làm.

Nếu bạn không chắc chắn nên viết nội dung của một lá thư kinh doanh, hãy xem lại các thư tìm việc và mẫu việc làm này để tìm cảm hứng.