Định dạng mẫu để viết thư

Thông thường, một lá thư được in dành riêng cho các giao tiếp chuyên nghiệp hoặc liên quan đến công việc quan trọng nhất: thư giới thiệu, thư xin việc, thư từ chức, thư từ pháp lý, thông tin liên lạc của công ty, v.v. để đảm bảo bạn biết định dạng một chữ cái.

Định dạng đúng đặc biệt quan trọng nếu bạn đang gửi một bản sao cứng cho người nhận thay vì email - thư cần phải phù hợp với trang đúng và trông đẹp.

Định dạng thư mẫu sau đây bao gồm thông tin bạn cần đưa vào khi viết thư, cùng với lời khuyên về phông chữ phù hợp, lời chào, khoảng cách, đóng và chữ ký cho thư tín kinh doanh.

Định dạng mẫu thư

Thông tin liên lạc (Thông tin liên hệ của bạn. Nếu bạn đang viết trên tiêu đề thư bao gồm thông tin liên hệ của bạn, bạn không cần đưa nó vào đầu thư.)

Tên của bạn

Địa chỉ của bạn

Thành phố của bạn, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Địa chỉ email của bạn

Ngày

Thông tin liên lạc (Người hoặc công ty bạn đang viết thư)

Tên

Chức vụ

Công ty

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Lời chào (Ví dụ về tính toán)

Kính gửi ông / bà. Họ (Sử dụng lời chào chính thức, không phải tên, trừ khi bạn biết rõ về người đó. Nếu bạn không biết giới tính của người đó, bạn có thể viết tên đầy đủ của họ. Ví dụ: bạn có thể viết "Dear Pat Crody" thay vì " Kính gửi ông Crody "hoặc" Kính gửi bà Crody. "Lưu ý rằng tên của người đó luôn được theo sau bởi dấu hai chấm (:) trong thư doanh nghiệp và không phải dấu phẩy. Nếu bạn không biết tên người nhận, nó vẫn phổ biến (và an toàn) để sử dụng phiên bản cũ của To To Whom It May Lo ngại: Nhẫn).

Thân thư

Đoạn đầu tiên của bức thư của bạn nên cung cấp một giới thiệu về lý do tại sao bạn viết để mục đích của bạn rõ ràng ngay từ đầu.

Sau đó, trong các đoạn sau, cung cấp thêm thông tin và chi tiết cụ thể về yêu cầu của bạn hoặc thông tin bạn đang cung cấp.

Đoạn cuối của bức thư của bạn nên nhắc lại lý do bạn viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn. Nếu thích hợp, nó cũng nên lịch sự yêu cầu trả lời bằng văn bản hoặc để có cơ hội sắp xếp một cuộc họp để thảo luận thêm về yêu cầu của bạn.

Đóng cửa

Trân trọng, (Ví dụ kết thúc)

Chữ ký

Chữ ký viết tay (đối với thư sao chép cứng - sử dụng mực xanh hoặc đen để ký tên)

Chữ ký đánh máy

Bưc thư mâu

Đây là một ví dụ thư. Tải xuống mẫu thư (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Tải xuống mẫu Word

Mẫu thư (Phiên bản văn bản)

Nicole Thomas

35 Hạt dẻ

Làng Dell, Wisconsin 54101

555-555-5555

[email protected]

Ngày 1 tháng 8 năm 2018

Jason Andrew

Giám đốc

Công ty LMK

53 Đại lộ Oak, Ste 5

Làng Dell, Wisconsin 54101

Gửi Jason, Tôi viết thư để từ chức vị trí đại diện dịch vụ khách hàng, có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2018.

Gần đây tôi đã quyết định quay trở lại trường học và chương trình của tôi bắt đầu vào đầu tháng Chín. Tôi đã đấu tranh từ chức ngay bây giờ để tôi có thể hữu ích nhất có thể cho bạn trong quá trình chuyển đổi.

Tôi thực sự rất thích thời gian làm việc với bạn và những người khác trong nhóm của chúng tôi tại LMK. Thật hiếm khi tìm thấy một vai trò dịch vụ khách hàng cung cấp nhiều cơ hội để phát triển và học hỏi và một nhóm người tích cực, truyền cảm hứng để phát triển và học hỏi.

Tôi đặc biệt biết ơn sự hướng dẫn của bạn trong khi tôi đang xem xét tiếp tục giáo dục của mình. Hỗ trợ của bạn có ý nghĩa rất lớn với tôi.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất cứ điều gì tôi có thể làm để giúp bạn tìm và huấn luyện người thay thế.

Cảm ơn, và lời chúc tốt đẹp nhất,

Nicole Thomas

Nếu bạn đang gửi thư email, đây là những gì cần bao gồm và cách định dạng chữ ký của bạn.

Mẹo để định dạng thư của bạn

• Khi viết thư, thư của bạn nên đơn giản và tập trung, để mục đích của thư của bạn rõ ràng.
• Không gian đơn thư của bạn và để lại một khoảng trống giữa mỗi đoạn. Còn lại thư của bạn.
• Sử dụng phông chữ đơn giản như Arial, Times New Roman, Courier New hoặc Verdana. Kích thước phông chữ nên là 10 hoặc 12 điểm.
• Để lại một dòng trống sau lời chào và trước khi kết thúc.
• Thư kinh doanh phải luôn được in trên giấy trái phiếu màu trắng thay vì trên giấy màu hoặc văn phòng phẩm cá nhân.

Kiểm tra lỗi định dạng và định dạng

Khi bạn đã viết thư kinh doanh, hãy đọc lại (sử dụng kiểm tra chính tả) trên màn hình. Sau đó in ra và đọc qua ít nhất một lần nữa, kiểm tra xem có lỗi hay lỗi chính tả nào không. (Việc phát hiện lỗi trên bản cứng thường dễ dàng hơn.)

Hãy cảnh giác với các lỗi định dạng, chẳng hạn như hai đoạn don don có khoảng trắng ở giữa hoặc các dòng được thụt lề không chính xác. Sau đó, trước khi đặt thư của bạn vào một phong bì, đừng quên ký tên phía trên tên bạn đã nhập, sử dụng mực xanh hoặc đen.

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Word hoặc một chương trình xử lý văn bản khác để viết thư, có những mẫu có sẵn có thể giúp bạn định dạng thư chính xác. Tại đây, có thêm thông tin về các mẫu thư Microsoft Word miễn phí.

Thêm thông tin viết thư

Biết cách viết thư kinh doanh là một kỹ năng thiết yếu, vì vậy đây là một số bài viết khác cho bạn:

Bắt đầu với những điều cơ bản về cách viết một lá thư kinh doanh bằng cách sử dụng một định dạng chung và xem xét các mẫu thư kinh doanh khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể xem các ví dụ thư kinh doanh liên quan đến việc làm này. Xem lại chi tiết hơn về định dạng và xem xét một ví dụ khác về cách định dạng thư doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm hiểu bằng cách xem các ví dụ, có nhiều loại thư kinh doanh để lựa chọn, chẳng hạn như thư xin việc, thư cảm ơn phỏng vấn, thư theo dõi, thư chấp nhận và từ chối công việc, thư từ chức và thư đánh giá cao. Bạn sẽ tìm thấy tất cả những mẫu đó và nhiều mẫu thư liên quan đến kinh doanh và việc làm hơn trong bài đánh giá mẫu thư này.

Không phải tất cả các thư kinh doanh đều được in ra và gửi qua thư, vì vậy, điều quan trọng là phải xem lại các hướng dẫn này đối với các email chuyên nghiệp và viết thư.