Thư ký pháp lý hồ sơ nghề nghiệp

Thư ký pháp lý, còn được gọi là trợ lý hành chính, trợ lý pháp lý hoặc trợ lý điều hành, thực hiện các chức năng văn thư hàng ngày cần thiết cho hoạt động hiệu quả của một văn phòng pháp lý. Ngoài các nhiệm vụ nộp đơn, đánh máy, đọc chính tả và trả lời điện thoại thông thường của thư ký, thư ký pháp lý sở hữu các kỹ năng chuyên biệt duy nhất cho nghề luật.

Thư ký pháp lý đôi khi bắt đầu là nhân viên tiếp tân pháp lý trước khi chuyển sang vai trò thư ký. Thư ký có kinh nghiệm thường được thăng chức lên các vị trí thư ký cao cấp hoặc các vị trí trợ lý luật sư trong công ty luật hoặc tổ chức.

Nhiệm vụ & trách nhiệm thư ký pháp lý

Thư ký pháp lý có một số nhiệm vụ hành chính để hỗ trợ luật sư và văn phòng. Vào bất kỳ ngày nào, họ có thể thực hiện các nhiệm vụ như sau:

• Chuẩn bị thư từ cho các bên khác nhau
• Nhập các tài liệu pháp lý, bao gồm lời bào chữa, chuyển động, tóm tắt, tài liệu khám phá và trát đòi hầu tòa.
• Duy trì các hệ thống sổ ghi chép phức tạp để theo dõi vô số thời hạn nộp đơn hợp pháp
• Tạo và điền vào bảng tính
• Lập chỉ mục và cập nhật lời biện hộ và chất kết dính khám phá
• Lịch trình lắng đọng, kiểm tra trang web, điều trần, đóng cửa, và các cuộc họp
• Dự thảo thư từ và các văn bản pháp lý thông thường như thông báo ký gửi và hóa đơn pháp lý

Thư ký pháp lý cũng hỗ trợ nghiên cứu pháp lý và liên lạc với luật sư, chuyên gia, luật sư phản đối, nhà cung cấp và nhân viên khác.

Lương thư ký pháp lý

Lương thư ký pháp lý khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm, vị trí địa lý và thiết lập thực hành. Mức lương có thể dao động từ 28.000 đô la cho các chuyên gia cấp mới làm việc trong một công ty nhỏ đến 65.500 đô la cho các thư ký pháp lý cao cấp làm việc trong một công ty lớn, theo Nhóm nghiên cứu pháp lý Internet.

Văn phòng Lao động Hoa Kỳ cũng cung cấp thông tin về lương. Một mức lương thư ký pháp lý khác nhau dựa trên mức độ kinh nghiệm, vị trí địa lý và các yếu tố khác:

• Mức lương hàng năm trung bình: Hơn $ 76.500 ($ 36,78 / giờ)
• Mức lương hàng năm 10% hàng đầu: Hơn 44.730 đô la (21,5 đô la / giờ)
• Mức lương 10% hàng năm thấp nhất: Hơn $ 27,080 ($ 13,02 / giờ)

Giáo dục, Đào tạo & Chứng nhận

Trong khi một số thư ký trong ngành không được đào tạo chính thức, số cơ hội nghề nghiệp lớn nhất tồn tại cho các thư ký pháp lý được đào tạo chính thức đã hoàn thành một số khóa đào tạo sau trung học hoặc bằng đại học bốn năm.

• Giáo dục: Các chương trình thư ký pháp lý được cung cấp bởi các trường cao đẳng cộng đồng, trung tâm kỹ thuật và trường nghề tư nhân và mất từ ​​một đến hai năm để hoàn thành.
• Chứng nhận: Chứng nhận cho thư ký pháp lý là một xu hướng ngày càng tăng và có thể tăng cường cơ hội việc làm. Hiệp hội các chuyên gia pháp lý quốc gia (NALS) ban hành một chỉ định ALS cho các thư ký pháp lý vượt qua kỳ thi kéo dài bốn giờ ba phần.

Kỹ năng & năng lực thư ký pháp lý

Ngoài giáo dục chính thức, đào tạo hoặc chứng chỉ, thư ký pháp lý thực hiện tốt hơn công việc của họ khi họ có các kỹ năng bổ sung nhất định, chẳng hạn như sau:

• Nắm bắt thuật ngữ: Làm quen với thuật ngữ pháp lý,
• Làm quen với thủ tục pháp lý: Các quy tắc nộp đơn của tòa án tiểu bang và liên bang, thủ tục pháp lý cơ bản và giao thức văn phòng luật là rất quan trọng đối với thư ký pháp lý.
• Kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ: Ngoài các kỹ năng đánh máy và chính tả xuất sắc, các thư ký pháp lý phải cực kỳ định hướng vì thời hạn nộp đơn có thể dẫn đến một bản án mặc định (tự động thua kiện).
• Kỹ năng tin học: Khi các quy trình văn phòng và pháp lý trở nên tự động hơn, các thư ký pháp lý phải có kỹ năng máy tính xuất sắc và thành thạo xử lý văn bản, bảng tính, nghiên cứu pháp lý, thuyết trình, thời gian và phần mềm thanh toán.

Ngoài các kỹ năng thư ký pháp lý cốt lõi, các thư ký thành công cũng sở hữu tất cả hoặc hầu hết 8 đặc điểm công việc này.

Triển vọng việc làm

Nhu cầu ngày càng tăng đối với các dịch vụ pháp lý và nỗ lực hướng tới khách hàng để giảm chi phí pháp lý nên tiếp tục tạo cơ hội việc làm cho các thư ký pháp lý. Theo trung tâm tư vấn nghề nghiệp Monster.com, các công việc thư ký pháp lý sẽ tiếp tục nhân lên, đặc biệt là trong lĩnh vực công ty.

Môi trường làm việc

Phần lớn các thư ký pháp lý làm việc trong các công ty luật. Tuy nhiên, các bộ phận pháp lý của công ty, chính phủ, các công ty lợi ích công cộng và tư pháp cũng sử dụng các thư ký pháp lý.

Lịch làm việc

Thư ký pháp lý thường làm việc theo lịch trình làm việc toàn thời gian, tiêu chuẩn, mặc dù họ có thể cần phải thêm giờ làm việc trước hoặc trong một phiên tòa.

Làm thế nào để có được công việc

NÂNG CẤP KỸ NĂNG CỦA BẠN

Hiệp hội các chuyên gia pháp lý quốc gia là một tổ chức cung cấp sự phát triển chuyên nghiệp bằng cách cung cấp giáo dục pháp lý, chứng chỉ, thông tin và đào tạo cho các cá nhân trong ngành dịch vụ pháp lý.

ỨNG DỤNG

Nhìn vào các tài nguyên tìm kiếm việc làm như Truth.com, Monster.com và Glassdoor.com để biết các vị trí thư ký pháp lý có sẵn. Bạn cũng có thể ghé thăm trung tâm nghề nghiệp của trường bạn, các trang web của các công ty luật cá nhân hoặc trực tiếp ghé qua để áp dụng cho các cơ hội việc làm hiện tại.

So sánh công việc tương tự

Những người quan tâm đến việc trở thành một thư ký pháp lý cũng xem xét các con đường sự nghiệp sau đây, được liệt kê với mức lương hàng năm trung bình của họ:

• Trình xử lý văn bản hoặc đánh máy: $ 38,740
• Thư ký điều hành: $ 59,340

Nguồn: Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, 2017