Thư và lời chào tốt nhất

Nhận được một lá thư trên giọng điệu chân thành đúng là rất quan trọng, đặc biệt là khi viết thư chính thức, như thư xin việc hoặc lời cảm ơn.

Điều gì là phù hợp phụ thuộc vào mức độ bạn biết người nhận, lý do cho bức thư của bạn và liệu bạn đang viết một bức thư được đăng hay một email. Thông thường, lời chào trong email sẽ ít trang trọng hơn thư in.

Khi gửi email, có lẽ bạn sẽ muốn thay đổi lời chào của mình trong một chuỗi thư điện tử liên tục - trong khi "Kính gửi" phù hợp với email ban đầu, nó có thể cảm thấy cứng nhắc và lặp đi lặp lại khi tham gia vào một cuộc trò chuyện email nhanh chóng để thiết lập một cuộc họp thời gian. Trong tình huống này, bạn có thể sử dụng một lời chào tiếp theo như, Xin chào lần nữa, Tên hay thậm chí sử dụng tên người nhận của bạn mà không cần một lời chào.

Các loại thư chào

Vì lời chào là điều đầu tiên người nhận sẽ nhìn thấy, điều quan trọng là bạn phải truyền đạt một mức độ quen thuộc và tôn trọng thích hợp. Bạn có thể muốn tỏ ra thân thiện hoặc chuyên nghiệp hơn tùy thuộc vào thư bạn gửi.

Kính thưa: Lời chào này phù hợp trong nhiều trường hợp, cho dù bạn biết rõ về người đó, hoặc nếu họ là người quen kinh doanh, người sử dụng lao động tiềm năng hoặc người giám sát. Nếu bạn biết rõ người đó, chỉ sử dụng tên của họ.

Đối với người sử dụng lao động hoặc người giám sát tiềm năng, luôn luôn sử dụng Ông hoặc Bà (Bà hoặc Hoa hậu khi bạn biết người phụ nữ đã kết hôn hay độc thân) trừ khi bạn được yêu cầu sử dụng tên riêng của họ.

Đối với một người quen hoặc một cộng tác viên kinh doanh, việc bạn chỉ sử dụng tên đầu tiên của bạn sẽ phụ thuộc vào mức độ bạn biết người đó.

Nếu bạn đang trên cơ sở tên đầu tiên, sử dụng đó. Nếu bạn không chắc chắn, hãy sử dụng Mr./Ms. Họ, hoặc Mr./Ms. Tên họ Họ. Nếu tên liên hệ của bạn là trung tính về giới tính (tức là Taylor Brown) và bạn không chắc chắn bạn đang xưng hô với phụ nữ hay đàn ông, thì Taylor Brown cũng thích hợp.

Ví dụ về thư chào

Khi bạn đang sử dụng "Kính gửi" làm lời chào, hãy đặt dấu phẩy hoặc dấu hai chấm sau tên của người đó:

• Bà Brown thân mến:
• Bà Brown thân mến,
• Sarah thân mến:
• Sarah thân mến

Dấu phẩy là một lựa chọn không chính thức và nên được dành riêng cho email. Như đã đề cập ở trên, "Kính gửi" có thể đọc là hơi lỗi thời, đặc biệt là trong thư điện tử đang diễn ra. Mặc dù nó hoạt động tốt cho một điểm liên lạc đầu tiên của email, nhưng tốt nhất nên chuyển sang các tùy chọn khác (chẳng hạn như một lần nữa, Hi Hi), trong các email tiếp theo.

Mà nó có thể quan tâm: Điều này được sử dụng trong thư tín kinh doanh nơi bạn không có một người cụ thể mà bạn đang viết. Bạn có thể sử dụng điều này khi thực hiện một cuộc điều tra hoặc khi đi xin việc mà bạn không biết tên của người dẫn đầu tìm kiếm ứng viên. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng tìm tên của một người trong bộ phận cụ thể mà bạn quan tâm để liên hệ (thử sử dụng trang web của công ty hoặc LinkedIn để tìm một liên hệ cụ thể).

Thưa ông hoặc bà: Sử dụng tiêu đề giới tính phù hợp nếu bạn biết hoặc cả hai nếu bạn không chắc chắn. Điều này chỉ nên được sử dụng khi bạn không có tên để sử dụng, vì bạn phải luôn giải quyết các chữ cái của mình càng cụ thể càng tốt.

Mặc dù lời chào đặc biệt này có thể được hiểu là lỗi thời, nhưng nó luôn luôn khôn ngoan nhất khi đứng về phía bảo thủ khi giải quyết sự tương ứng trong các mối quan hệ kinh doanh.

Lời chào (hoặc, Chào buổi sáng, Buổi chiều tốt lành): Hãy xem xét các tùy chọn này như một phiên bản chính thức hơn một chút của "Xin chào" và "Chào."

Xin chào: Chỉ thích hợp trong thư điện tử và nên được sử dụng chủ yếu với những người bạn biết rõ hoặc trong những trường hợp rất bình thường.

Chào: Là thích hợp trong thư điện tử thông thường với những người bạn biết rõ.

Lời chào trong email nhóm

Khi bạn viết thư cho nhiều người, nhiều lựa chọn ở trên vẫn hợp lý.

Bạn có thể viết "Mary thân mến, Bob và Sue" hoặc viết "Chào Rick và Jen." Nhưng bạn cũng có thể muốn chọn cho một lời chào nhóm, chẳng hạn như "Chào tất cả" hoặc "Đội ngũ thân mến."

Mẹo viết thư kinh doanh

Có rất nhiều thứ để tìm hiểu về cách viết thư kinh doanh ngoài việc sử dụng lời chào nào. Dưới đây, một hướng dẫn về cách viết thư kinh doanh bao gồm các định dạng và mẫu thư kinh doanh nói chung và các ví dụ về thư kinh doanh liên quan đến việc làm.

Xem lại một số mẫu thư

Có một bức thư mẫu để làm theo có thể giúp đỡ. Tại đây, một danh sách các mẫu thư cho người tìm việc, bao gồm thư xin việc, thư cảm ơn phỏng vấn, thư theo dõi, thư chấp nhận và thư từ chối, thư từ chức, thư đánh giá cao, và nhiều mẫu thư tuyển dụng tuyệt vời hơn.