Làm thế nào để giảm chi phí đi công tác của nhân viên

Với một số thông cảm cho các nhà tuyển dụng đang cố gắng kiểm soát chi phí đi lại, yêu cầu nhân viên chia sẻ phòng không phải là nơi bắt đầu - hoặc kết thúc.

Những ý tưởng này ít gây căng thẳng và gây khó chịu cho những nhân viên trung bình đi công tác cho chủ nhân của họ. Nhân viên là những người bình thường, họ chỉ muốn một chút riêng tư và khoảng cách với đồng nghiệp khi đi công tác, đặc biệt nếu họ đã dành cả ngày với đồng nghiệp. Nhà tuyển dụng không cần yêu cầu nhân viên chia sẻ phòng.

Những cách khác để tiết kiệm chi phí đi công tác của nhân viên

• Yêu cầu nhân viên đi du lịch trong cùng một ngày bất cứ khi nào có thể.
• Xây dựng và thực hiện chính sách du lịch vững chắc cung cấp chi tiết cụ thể về thanh toán cho mỗi diem tại các điểm đến khác nhau, chuỗi khách sạn ưa thích nơi chủ nhân có thể thiết lập mức chiết khấu, hoàn trả chi phí và giới hạn yêu cầu trước chữ ký của người quản lý.
• Giữ nhân viên theo thư của pháp luật như được nêu trong chính sách du lịch mà không có sự cho phép trước của ngoại lệ. Không hoàn trả các chi phí không được chính sách hoặc ngoại lệ cho phép.

• Tái đàm phán hoặc đàm phán giá công ty với các chuỗi khách sạn chung cho các điểm đến của bạn. Tìm kiếm các khách sạn cung cấp các tiện nghi như bữa sáng miễn phí, giờ cocktail miễn phí, đồ ăn nhẹ và món khai vị buổi chiều, tủ lạnh và máy pha cà phê trong phòng. Yêu cầu nhân viên sử dụng các khách sạn và tiện nghi này khi có sẵn.
• Sử dụng chuỗi khách sạn ít tốn kém hơn khi đặt phòng. Hầu hết các nhân viên sẽ tặng một ngôi sao cho một phòng riêng. Don Tiết mong đợi các tiêu chuẩn thấp hơn trong các lĩnh vực như sự sạch sẽ và các tiện nghi thoải mái khác của nhân viên từ các khách sạn được đánh giá có ít sao hơn. Khảo sát nhân viên đi du lịch định kỳ để đảm bảo các địa điểm được lựa chọn đáp ứng nhu cầu của họ.

• Sử dụng dịch vụ đặt phòng du lịch phù hợp như American Express Global Business Travel để giúp kiểm soát chi phí. Họ sẽ giúp bạn lập kế hoạch, áp dụng các chính sách, tiết kiệm chi phí và hạn chế chi tiêu của nhân viên. Ngay cả các dịch vụ du lịch địa phương cũng có thể hỗ trợ bạn tiết kiệm khi đi công tác nhưng lợi thế cho một công ty American Express là khả năng tiếp cận trên toàn quốc và quốc tế và các dịch vụ trực tuyến của họ.
• Hãy sắp xếp với một hãng hàng không để sử dụng dịch vụ của họ bất cứ khi nào có thể để được giảm giá cho công ty trên mỗi chuyến bay. Yêu cầu nhân viên sử dụng dịch vụ đặt vé máy bay của hãng hàng không, ví dụ: Công ty du lịch Tây Nam Airlines. Nhà tuyển dụng cũng có thể tiết kiệm khi máy bay được đặt trước.

• Làm cho nhân viên đưa ra quyết định du lịch vào phút cuối có được ủy quyền. Trong một trường hợp, trong một công ty khách hàng, một vé máy bay sẽ có giá 300 đô la nếu đặt trước một vài tuần có giá hơn 1200 đô la khi nhân viên đặt chỗ hai ngày trước sự kiện. Điều này chỉ xảy ra trong trường hợp khẩn cấp vì hầu hết các vé đều có thể chuyển nhượng được ngay cả khi chúng không được hoàn trả.
• Giảm chi phí đi lại trong các lĩnh vực khác, chẳng hạn như bữa ăn và rượu mỗi diem và vận chuyển. Thay đổi mỗi diems theo vị trí. Thành phố New York đắt đỏ chẳng hạn. Các khu vực nhỏ hơn, không phải là khu nghỉ mát thậm chí còn có giá cả phải chăng hơn. Chính sách du lịch của bạn sẽ phản ánh chi phí mà nhân viên của bạn sẽ trải qua khi họ đi đến các tiểu bang và địa phương khác nhau.

• Thử nghiệm với các cuộc họp, dịch vụ ảo như Skype for Business và video. Mặc dù ban đầu không thoải mái, các cuộc gặp gỡ trực tiếp là một kỹ năng có được. Nhân viên trở nên thoải mái hơn khi họ sử dụng các dịch vụ này theo thời gian. Hội thảo trên web hoạt động tốt cho các loại hình đào tạo, đặc biệt là các hội thảo cho phép nhiều nhân viên tham dự.
• Yêu cầu nhân viên của bạn sử dụng các dịch vụ vận chuyển và đưa đón công cộng ít tốn kém hơn, khi có sẵn, thay vì taxi, đặc biệt là khi nhân viên đi lại giữa sân bay và khách sạn. Hầu hết các hội nghị lớn đều cung cấp dịch vụ đưa đón miễn phí giữa các khách sạn và trung tâm hội nghị. Việc sử dụng taxi ít hơn hoặc yêu cầu nhân viên tập hợp để trả tiền cho một nhóm taxi có thể tiết kiệm rất nhiều tiền.

Yêu cầu nhân viên trưởng thành đặt chỗ kịp thời, chi phí ngân sách cho các chuyến công tác của họ và khám phá các lựa chọn khác ngoài du lịch cho các cuộc họp và đào tạo là cách tiếp cận phù hợp để hợp lý hóa chi phí đi công tác. Họ tôn trọng nhân viên.

Họ có lợi cho nhà tuyển dụng vì nhân viên cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến việc tạo ra tinh thần tích cực. Họ giữ cho chu kỳ mối quan hệ tích cực đi đúng hướng.

Những chuyến đi gia đình giá rẻ thì sao?