Định dạng tốt nhất cho một thư kinh doanh

Thư kinh doanh là một tài liệu chính thức thường được gửi từ công ty này sang công ty khác hoặc từ công ty đến khách hàng, nhân viên và các bên liên quan, chẳng hạn. Thư kinh doanh cũng được sử dụng cho sự tương ứng chuyên nghiệp giữa các cá nhân. Mặc dù email đã được sử dụng như một hình thức tương ứng phổ biến nhất, các thư kinh doanh được in ra vẫn được sử dụng cho nhiều loại thư tín quan trọng, nghiêm trọng, bao gồm thư giới thiệu, xác minh việc làm, lời mời làm việc, v.v.

Viết một lá thư kinh doanh hiệu quả, được đánh bóng có thể là một nhiệm vụ dễ thực hiện, miễn là bạn tuân thủ các quy tắc được thiết lập cho bố cục và ngôn ngữ. Nhận ra rằng người nhận của bạn đọc một lượng tương ứng đáng kể một cách thường xuyên và sẽ ủng hộ các chữ cái được thực hiện tốt không có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Một nguyên tắc tốt là đọc lại hai lần và sau đó nhờ đồng nghiệp xem xét để đảm bảo không bỏ sót điều gì.

Các phần của một lá thư kinh doanh

Mỗi phần trong thư của bạn phải tuân thủ định dạng phù hợp, bắt đầu bằng thông tin liên hệ của bạn và của người nhận của bạn; lời chào; cơ thể của bức thư; đóng cửa; và cuối cùng, chữ ký của bạn.

Định dạng thư doanh nghiệp

Dưới đây là định dạng thư kinh doanh truyền thống, với các mẹo về cách đóng khung dựa trên mối quan hệ của bạn với người đọc và kết quả mong muốn của bạn là gì.

thông tin liên lạc của bạn:

Tên của bạn

Chức danh công việc của bạn

Công ty của bạn

Địa chỉ của bạn

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Địa chỉ email của bạn

Ngày

Thông tin liên hệ từ người nhận:

Tên của họ

Tiêu đề của họ

Công ty của họ

Địa chỉ của công ty

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Lời chào:

• Sử dụng "To Whom It May Lo ngại", nếu bạn không chắc chắn cụ thể là ai mà bạn đang giải quyết.
• Sử dụng lời chào chính thức, thưa ông / bà. / Dr. Họ, lồng nếu bạn không biết người nhận.
• Sử dụng, Kính gửi Tên, chỉ khi bạn có mối quan hệ không chính thức với người nhận.

Cơ thể

Định dạng cơ bản:

• Sử dụng các dòng có khoảng cách đơn với khoảng trắng được thêm vào giữa mỗi đoạn, sau lời chào và trên phần kết thúc.
• Còn lại chứng minh thư của bạn (so với lề trái).

Tấn công đúng giai điệu:

Làm cho mục đích của bức thư của bạn rõ ràng thông qua ngôn ngữ đơn giản và nhắm mục tiêu, giữ cho đoạn mở đầu ngắn gọn. Bạn có thể bắt đầu với, tôi đang viết về tài liệu tham khảo về phạm lỗi và từ đó, chỉ giao tiếp những gì bạn cần nói.

Các đoạn tiếp theo nên bao gồm thông tin giúp người đọc hiểu đầy đủ về (các) mục tiêu của bạn nhưng tránh các câu uốn khúc và các từ dài không cần thiết. Một lần nữa, giữ cho nó súc tích để duy trì sự chú ý của họ.

Nếu mục đích của bạn là thuyết phục người nhận bằng một cách nào đó, cho dù đó là đầu tư tiền, cho bạn tham khảo, thuê bạn, hợp tác với bạn hoặc khắc phục sự cố, hãy tạo ra một trường hợp hấp dẫn cho sự nghiệp của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn người đọc tài trợ cho một sự kiện từ thiện, hãy xác định bất kỳ sự trùng lặp nào với các mục tiêu từ thiện của công ty họ. Thuyết phục người đọc rằng giúp bạn sẽ cùng có lợi, và bạn sẽ tăng cơ hội giành được sự ủng hộ của họ.

Giữ đoạn kết thúc của bạn thành hai câu. Đơn giản chỉ cần nhắc lại lý do của bạn để viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn.

Đóng miễn phí:

Một số tùy chọn tốt cho việc đóng cửa của bạn bao gồm:

• Trân trọng bạn,
• Trân trọng
• Chân thành,
• Trân trọng

Nếu thư của bạn ít trang trọng hơn, hãy cân nhắc sử dụng:

• Tốt nhất
• Tốt,
• Cảm ơn bạn,
• Trân trọng,

Chữ ký:

Viết chữ ký của bạn ngay bên dưới đóng của bạn và để lại bốn khoảng trống giữa đóng và tên đầy đủ, tiêu đề, số điện thoại, địa chỉ email và bất kỳ thông tin liên hệ nào khác bạn muốn đưa vào. Sử dụng định dạng dưới đây:

Chữ ký viết tay của bạn

Nhập tên đầy đủ

Chức vụ

Ví dụ về thư doanh nghiệp

Bạn có thể sử dụng mẫu thư kinh doanh này như một mô hình. Tải xuống mẫu (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc đọc phiên bản văn bản bên dưới.

Tải xuống mẫu Word

Ví dụ về Thư doanh nghiệp (Phiên bản văn bản)

Tên của bạn

Chức danh công việc của bạn

Công ty của bạn

Địa chỉ của bạn

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Địa chỉ email của bạn

Ngày

Tên người nhận

Tiêu đề người nhận

Công ty tiếp nhận

Địa chỉ người nhận của công ty

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Kính gửi ông / bà. Họ, Tôi muốn mời bạn tham dự sự kiện kết nối việc làm của bộ phận Nghệ thuật Tự do sắp tới của chúng tôi. Sự kiện này sẽ được tổ chức vào chiều ngày 1 tháng 2 năm 20XX. Chúng tôi muốn cung cấp cho người cao niên tốt nghiệp của chúng tôi cơ hội gặp gỡ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong khu vực, những người có thể đang tìm kiếm những người tuyển dụng mới có bằng cấp về Nghệ thuật Tự do.

Sự kiện này sẽ được tổ chức tại Trung tâm Sinh viên Cox tại Đại học Bang Bắc, và sẽ kéo dài khoảng 2 đến 3 giờ. Nếu bạn có hứng thú tham dự hoặc cử đại diện công ty đến gặp gỡ các sinh viên của chúng tôi, xin vui lòng cho tôi biết sớm nhất có thể và tôi có thể đặt bàn cho bạn.

Cảm ơn thời gian của bạn và tôi hy vọng được nghe từ bạn sớm.

Trân trọng

Chữ ký của bạn (thư sao chép cứng)

Tên bạn đã nhập

Chức danh công việc của bạn

Nếu bạn đang gửi thư email, chữ ký của bạn sẽ hơi khác. Thay vì bao gồm thông tin liên lạc của bạn trong tiêu đề của bức thư, hãy liệt kê nó bên dưới chữ ký của bạn. Ví dụ:

Gửi thư kinh doanh qua email

Trân trọng

Tên họ

Chức vụ

Địa chỉ của bạn

Số điện thoại của bạn

Địa chỉ email của bạn

Bao gồm chủ đề bạn đang viết trong dòng chủ đề của email, vì vậy người đọc rõ ràng về lý do tại sao bạn gửi thư.

Mẹo viết thư kinh doanh

Bạn có thể tìm thấy các mẹo chi tiết hơn trong các hướng dẫn này về cách viết thư kinh doanh, bao gồm chọn phông chữ, chọn lề và định dạng thư của bạn đúng cách.

Luôn luôn hữu ích để xem xét các ví dụ để có ý tưởng cho thư từ của riêng bạn. Xem lại các mẫu thư, bao gồm thư xin việc, thư cảm ơn phỏng vấn, thư theo dõi, thư từ chối và thư từ chối, thư từ chức, thư đánh giá cao, và nhiều mẫu thư liên quan đến công việc và kinh doanh.