Thực tiễn tốt nhất cho các tệp nhân viên

Đó là một ý tưởng tốt cho một chủ nhân để duy trì một hồ sơ nhân sự cho mỗi nhân viên. Tài liệu về lịch sử việc làm, hồ sơ đóng góp và thành tích, thông báo kỷ luật, thăng chức, kế hoạch phát triển hiệu suất, và nhiều hơn nữa, thuộc về một hồ sơ nhân sự. Nhà tuyển dụng thông minh cũng giữ nhiều hơn một tập tin nhân sự.

Người sử dụng lao động có lý do chính đáng để giữ một số hồ sơ nhân sự. Một số hợp pháp và một số cho mục đích thực hành tốt nhất việc làm. Tài liệu là cần thiết để người sử dụng lao động có một cái nhìn chính xác về lịch sử việc làm của nhân viên. Tài liệu hỗ trợ các quyết định của chủ lao động và có thể bảo vệ chủ lao động trong một vụ kiện bảo vệ chính xác.

Nội dung của hồ sơ nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quan lịch sử về những sự kiện quan trọng trong sự nghiệp của nhân viên. Họ ủng hộ các quyết định được đưa ra về nhân viên và sự nghiệp của anh ấy hoặc cô ấy. Họ chứng minh lý do của người sử dụng lao động đằng sau việc tuyển dụng, thăng chức, chuyển nhượng, phần thưởng và công nhận, và quyết định sa thải.

Nguyên tắc khác nhau được liên kết với các loại tệp nhân sự khác nhau

Bởi vì một số loại tệp nhân sự được khuyến nghị, các quy tắc và hướng dẫn khác nhau được liên kết với từng loại tệp nhân sự.

• Mỗi loại hồ sơ nhân sự có một lý do khác nhau cho các nội dung hiện có và khác nhau, dựa trên lý do đó.
• Mỗi loại hồ sơ nhân sự được lưu trữ khác nhau.
• Quyền truy cập vào một tệp nhân sự bị hạn chế đối với một số nhân viên trong hầu hết các tổ chức. Nhiều tổ chức chỉ giới hạn truy cập tệp nhân sự cho nhân viên phòng Nhân sự. Các loại tập tin nhân sự khác nhau có hướng dẫn truy cập khác nhau.
• Quyền truy cập của nhân viên vào hồ sơ nhân sự của họ được cho phép, nhưng hầu hết các nhà tuyển dụng đều thiết lập các hướng dẫn để truy cập nhân viên với chính sách truy cập tệp nhân sự trong sổ tay nhân viên. (Các tiểu bang và khu vực pháp lý khác nhau có các quy tắc khác nhau, vì vậy hãy luôn cập nhật vị trí của bạn.)

  Hầu hết các tổ chức không cho phép người quản lý của nhân viên truy cập vào tệp nhân sự tổng thể. Họ hy vọng các nhà quản lý giữ tài liệu liên quan trong hồ sơ nhân viên quản lý của họ mà không phải là hồ sơ nhân sự chính thức.

• Bộ phận Nhân sự sở hữu và chịu trách nhiệm về hồ sơ nhân sự của nhân viên.

Tập tin nhân sự được đề xuất

Dưới đây là các loại tệp nhân sự được đề xuất và những gì bạn cần biết khi làm việc với chúng.

Hồ sơ nhân viên

Đây là hồ sơ nhân sự chính mà một chủ nhân duy trì cho mỗi nhân viên. Các tập tin nhân sự lưu trữ lịch sử việc làm của mỗi nhân viên. Đây là những gì bạn cần biết về một hồ sơ nhân viên.

Hồ sơ y tế

Hồ sơ y tế của nhân viên có những hạn chế pháp lý nghiêm trọng mà người sử dụng lao động phải biết và chú ý. Dưới đây là những gì bạn cần biết về tính bảo mật và nội dung của hồ sơ y tế của nhân viên.

Tập tin biên chế

Quyền truy cập của nhân viên vào tệp biên chế của nhân viên ít hạn chế hơn so với quyền truy cập vào tệp y tế hoặc hồ sơ nhân sự. Tệp biên chế chứa thông tin về tiền lương, lựa chọn lợi ích, thay đổi tỷ lệ chi trả, trang trí và các tài liệu pháp lý khác có ảnh hưởng đến tiền lương của nhân viên. Nhân viên kế toán và nhân sự khác nhau truy cập thông tin trong tệp biên chế.

Mẫu đơn I-9 cho nhân viên

Do quyền truy cập của các cơ quan chính phủ khác nhau, bạn tuân theo thực tiễn tốt nhất bằng cách duy trì một tệp riêng cho tất cả các mẫu I-9 của nhân viên. Tìm hiểu thêm về việc lưu trữ các mẫu I-9.

Chính sách truy cập tệp nhân sự cho nhân viên

Bạn muốn cho phép mỗi nhân viên biết những gì trong hồ sơ nhân sự của mình, nhưng bạn cần kiểm soát tính toàn vẹn, đầy đủ và kỹ lưỡng của tệp. Duy trì tính bảo mật của nhân viên và chủ nhân và quyền truy cập hạn chế được đảm bảo bằng chính sách truy cập tệp nhân sự.

Những gì không bao gồm trong một tập tin nhân viên

Tìm kiếm hướng dẫn về nội dung không bao giờ nên được đưa vào hồ sơ nhân viên? Dưới đây là những đề xuất tốt nhất của tôi về nội dung mà bạn muốn duy trì ở một vị trí riêng biệt, không chính thức hoặc hoàn toàn không giữ lại. Việc giữ lại các tài liệu không cần thiết và hoàn toàn có ý kiến ​​có thể làm tổn thương bạn.

Tài liệu

Bạn có biết tài liệu là gì? Từ, tài liệu, trồng trọt thường xuyên trong thế giới việc làm và nguồn nhân lực. Nhưng, ý nghĩa của tài liệu và lý do tại sao bạn có thể muốn ghi lại các sự kiện việc làm cụ thể được đề cập kỹ lưỡng, "Tầm quan trọng của tài liệu trong nguồn nhân lực." Hãy xem bởi vì tài liệu thích hợp là cần thiết cho các tập tin việc làm chính xác.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật và quy định việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.