Tổng quan về tệp nhân sự và chính sách tệp mẫu

Một hồ sơ nhân sự là một nhà tuyển dụng đã lưu tài liệu về lịch sử và tình trạng của toàn bộ mối quan hệ việc làm với một nhân viên. Chủ lao động duy trì tài liệu việc làm này trong một hồ sơ nhân sự vì ba lý do.

• Nhà tuyển dụng muốn có thông tin chính xác tiện dụng và có tổ chức khi bạn cần truy cập vào thông tin vì bất kỳ lý do gì. Thay đổi trong liên hệ khẩn cấp, địa chỉ nhân viên, theo dõi đánh giá hiệu suất, thư kỷ luật, công nhận nhân viên và tài liệu ứng dụng việc làm là những ví dụ về các loại thông tin mà nhà tuyển dụng sẽ muốn có thể truy cập nhanh chóng.
• Nhà tuyển dụng cần giữ lại tài liệu về các vấn đề nhân sự như lựa chọn nhân viên, hiệu suất, lịch sử công việc, lý do lương thưởng và các ứng dụng thăng tiến nội bộ, chỉ nêu một vài vấn đề.

  Khiếu nại EEOC, một vụ kiện hoặc thậm chí cần phải chứng minh việc không tăng lương hoặc thăng chức cho nhân viên yêu cầu chủ lao động đã thu thập và giữ lại loại tài liệu nhân viên này.

• Một số hồ sơ nhân viên được yêu cầu bởi chính phủ liên bang hoặc tiểu bang để người sử dụng lao động lưu giữ. Tổ chức thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân sự có ý nghĩa cho việc truy cập và tuân thủ pháp luật và sẵn sàng.

Các loại tệp nhân sự

Chủ nhân thường duy trì một số loại hồ sơ nhân sự, để sử dụng kinh doanh, bảo mật nhân viên, bảo mật y tế và tuân thủ pháp luật. Tôi không biết về bất kỳ luật nào nói rằng nhà tuyển dụng cần bao nhiêu hồ sơ.

Tuy nhiên, có nhiều luật, và có những thực tiễn tốt nhất về nhân sự để bảo mật nhân viên, chi phối nội dung của hồ sơ nhân sự và ai có quyền truy cập vào thông tin đó. Đây là những hồ sơ nhân sự mà hầu hết các nhà tuyển dụng ở Mỹ duy trì. (Luật pháp và thông lệ trên toàn thế giới có thể khác nhau.)

• Hồ sơ cá nhân: Đây là tập tin nhân viên chính có chứa lịch sử của mối quan hệ việc làm.
• Hồ sơ biên chế: Bạn muốn duy trì một tệp riêng cho tất cả các vấn đề về tiền lương liên quan đến tiền lương và lợi ích.
• Hồ sơ y tế của nhân viên: Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế liên bang năm 1996 (HIPAA) yêu cầu chủ lao động bảo vệ hồ sơ y tế của nhân viên là bí mật.
• Mẫu đơn nhân viên I-9: Bạn cần duy trì một tệp riêng cho tất cả nhân viên (không phải cho mỗi nhân viên) Các mẫu I-9 vì bạn không muốn nhân viên chính phủ, những người được ủy quyền kiểm tra các mẫu này trong nhiều trường hợp, xem qua các tệp nhân viên chính, bí mật của bạn.

Nhân viên truy cập vào tập tin nhân sự

Nhân viên được phép truy cập vào hồ sơ nhân viên của mình dưới sự hướng dẫn và giám sát của nhân viên phòng Nhân sự. Hồ sơ nhân viên được coi là tài sản của người sử dụng lao động có trách nhiệm duy trì và bảo vệ họ.

Chính sách tập tin nhân sự mẫu

Sau đây là một chính sách tập tin nhân sự mẫu để sử dụng trong công ty của bạn. Nó thảo luận về các tệp khác nhau được khuyến nghị và ai nên có quyền truy cập vào từng tệp.

Chính sách mẫu

Công ty duy trì ba tệp nhân viên cho mỗi nhân viên.

Một Hồ sơ cá nhân được duy trì cho mỗi nhân viên của (Tên công ty của bạn). Các tệp nhân sự này chứa các tài liệu bí mật và được quản lý và duy trì bởi nhân viên phòng Nhân sự.

Quyền truy cập vào tệp này được giới hạn cho nhân viên nhân sự và giả định rằng mỗi người quản lý của nhân viên duy trì tệp riêng của họ với các tài liệu liên quan đến hiệu suất làm việc của nhân viên.

Các tài liệu điển hình trong hồ sơ nhân sự bao gồm đơn xin việc, mẫu liên hệ khẩn cấp gia đình, lịch sử xử lý kỷ luật, sơ yếu lý lịch, sổ tay nhân viên và người sử dụng lao động sẽ ký vào tờ, thông tin cá nhân hiện tại và tài liệu tham khảo công việc.

Không phải tất cả các tệp nhân sự đều chứa cùng một tài liệu nhưng mỗi tệp nhân sự có một số tài liệu giống nhau.

Tập tin biên chế cũng được duy trì; tệp biên chế chứa lịch sử công việc, bộ phận của nhân viên, thay đổi lương thưởng, v.v. Truy cập vào tệp biên chế được giới hạn cho nhân viên kế toán và nhân sự thích hợp.

An hồ sơ y tế nhân viên cũng được duy trì. Nội dung của hồ sơ y tế không có sẵn cho bất kỳ ai ngoại trừ nhân viên được chỉ định của Bộ phận Nhân sự và nhân viên có hồ sơ được lưu giữ trong hồ sơ. Tại Tên công ty của bạn), các tệp y tế nhận được mức độ bảo mật và bảo mật cao nhất.

Một nhân viên có thể xem hồ sơ nhân sự của mình bằng cách liên hệ với nhân viên phòng Nhân sự trong giờ làm việc bình thường. Không nhân viên nào có thể thay đổi hoặc xóa bất kỳ tài liệu nào khỏi hồ sơ nhân sự của mình mà phải được xem với sự có mặt của nhân viên nhân sự.

Còn được biết làhồ sơ nhân viên, hồ sơ nhân viên, hồ sơ nhân sự, tài liệu

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm - Xin lưu ý:

Susan Heathfield nỗ lực hết sức để cung cấp chính xác, thông thường, quản lý nhân sự đạo đức, chủ nhân và tư vấn nơi làm việc trên trang web này và được liên kết từ trang web này, nhưng cô không phải là luật sư và nội dung trên trang web, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp và không được hiểu là tư vấn pháp lý.

Trang web có đối tượng và luật lao động trên toàn thế giới và các quy định khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia, vì vậy trang web không thể dứt khoát đối với tất cả chúng cho nơi làm việc của bạn. Khi nghi ngờ, luôn luôn tìm kiếm sự tư vấn hoặc hỗ trợ pháp lý từ các nguồn lực chính phủ của Bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để đảm bảo giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác. Thông tin trên trang này chỉ dành cho hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.