Làm thế nào Chunking cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc

Là người quản lý, chúng tôi dành quá nhiều thời gian trong ngày để cố gắng phù hợp với nhiều công việc hơn với ít thời gian hơn. Một câu trả lời chung cho các chuyên gia làm việc quá sức ở tất cả các cấp là cố gắng đa nhiệm bằng cách thực hiện nhiều hoạt động cùng một lúc. Vấn đề là đa nhiệm không hoạt động.

Tại sao đa nhiệm không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất để làm việc hiệu quả

Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng khi bạn đánh răng vào buổi sáng, bạn bắt đầu nghĩ về chương trình nghị sự cho một cuộc họp lớn vào cuối ngày. Không cần nhiều sức mạnh xử lý của bộ não để đánh răng và bạn thực sự có thể tập trung vào chương trình nghị sự trong khi xử lý một cách máy móc công việc làm sạch răng buổi sáng của bạn.

Nhưng còn hai nhiệm vụ đòi hỏi nhiều năng lực của bộ não của bạn thì sao? Bạn có thể đang nói chuyện điện thoại trong khi bạn đang chuẩn bị bữa sáng. Bạn có thể hoàn thành cả hai nhiệm vụ một cách chính xác, nhưng cơ hội cho những sai lầm do mất chú ý là rất lớn.

Chunking như là một thay thế cho đa nhiệm

"Chunking" mô tả cách sử dụng bộ nhớ của con người hoạt động. Điều quan trọng cần nhớ là khái niệm này khi chúng ta xem xét hoàn thành một số nhiệm vụ cùng một lúc. Trên thực tế, chúng ta đang chuyển đổi giữa chúng chứ không phải thực hiện chúng cùng một lúc (mặc dù, trong trường hợp đánh răng, có vẻ như chúng đồng thời).

Hãy tưởng tượng bạn đang nghe điện thoại khi có ai đó bước vào văn phòng của bạn. Họ yêu cầu lời khuyên của bạn hoặc quyết định nhanh chóng về một vấn đề. Bạn dừng nghe người trên điện thoại một cách nhanh chóng, quét ghi chú trước mặt bạn, viết nguệch ngoạc một câu trả lời và quay lại cuộc gọi điện thoại. Bạn đã không thực hiện hai hoạt động (cuộc gọi điện thoại và trò chuyện trực tiếp) cùng một lúc.

Bạn thực sự đã làm ba nhiệm vụ theo trình tự; bắt đầu cuộc gọi điện thoại, có cuộc trò chuyện trực tiếp và sau đó tiếp tục cuộc gọi. Giống như trong ví dụ về bữa sáng ở trên, bạn có thể đã làm cho cả hai làm tốt hơn và trong tổng thời gian ít hơn, nếu bạn đã làm hết lần này đến lần khác thay vì cùng một lúc. Lý do là khi bạn bắt đầu mỗi nhiệm vụ, bạn phải tập trung vào nó và bắt đầu.

Tại sao thời gian khởi động trong đa nhiệm là không hiệu quả

Khi bạn bắt đầu cuộc gọi điện thoại, bạn phải suy nghĩ về nó, tìm số điện thoại và thực hiện cuộc gọi. Khi bạn bị gián đoạn, bạn phải tìm ra người đó muốn gì ở bạn để có thể đưa ra quyết định cho họ. Cuối cùng, khi bạn tiếp tục cuộc gọi điện thoại, bạn phải nhớ nơi bạn rời đi. Bạn thậm chí có thể phải nói, "Rất tiếc, xin lỗi, ai đó bước vào. Bạn đang nói gì vậy?"

Bạn càng bắt đầu và dừng lại nhiều hơn trong ngày, bạn càng có nhiều khoảnh khắc khởi động tốn thời gian này. Những khoảnh khắc này là thời gian không sản xuất. Nếu bạn có một báo cáo hàng ngày để chuẩn bị, thời điểm khởi động có lẽ khá ngắn so với báo cáo mà bạn chỉ làm hàng quý. Tuy nhiên, nếu bạn đang chuẩn bị báo cáo đó và bạn bị gián đoạn, bạn có thời gian khởi động gần như nhau mỗi lần.

Ví dụ, giả sử bạn có thể viết báo cáo trong 30 phút mà không bị gián đoạn. Tuy nhiên, có thể mất vài giờ nếu các nhiệm vụ và gián đoạn không có kế hoạch xuất hiện trong suốt cả ngày. Sự chậm trễ đáng kể này thường không đến quá nhiều từ các gián đoạn thực tế vì thời gian cần thiết để khởi động lại báo cáo nhiều lần.

Tại sao bạn nên thử chunking thay vì đa nhiệm

Được rồi, đôi khi bạn phải đa nhiệm. Công việc của bạn có thể hoạt động như của tôi, vậy còn gì tốt hơn đa nhiệm? Chunking là tốt hơn.

Chunking là khái niệm chia nhỏ ngày của bạn thành nhiều phần lớn hơn thay vì phản ứng với những gián đoạn liên tục. Càng nhiều thời gian bạn có thể dành cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn sẽ càng có ít khoảnh khắc khởi động và hiệu quả của bạn được cải thiện một cách tương xứng. Vì bạn sẽ không dành nhiều thời gian cho những khoảnh khắc khởi nghiệp, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn và bạn sẽ làm được nhiều việc hơn. Như một phần thưởng, vì bạn sẽ có thể tập trung vào nhiệm vụ duy nhất trong tay, bạn sẽ làm nó tốt hơn.

Là một thanh bên, các nhà quản lý dự án từ lâu đã tìm ra sức mạnh của kỹ thuật này và tạo ra phiên bản "chunking" của riêng họ thông qua quy trình cấu trúc phân chia công việc.

Làm thế nào để bắt đầu với chunking tại nơi làm việc

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể bắt đầu chunking?

• Bắt đầu nhỏ cho đến khi bạn có được cảm giác của nó. Chọn một nhiệm vụ duy nhất, có lẽ là báo cáo hàng tuần của bạn.
• Dành 30 phút bạn biết nó sẽ mất.
• Đóng cửa của bạn hoặc đặt một dấu hiệu cho thấy "Thiên tài tại nơi làm việc" hoặc một cái gì đó tương tự và sau đó tập trung vào báo cáo và không có gì ngoài báo cáo.
• Bỏ qua điện thoại.
• Đừng kiểm tra email.
• Chỉ cần viết báo cáo.

Cố gắng tương tự với các cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp của nhân viên và các hoạt động thường xuyên khác. Tập trung, chunk ngày nghỉ của bạn, và sau một vài tuần luyện tập, bạn sẽ cảm thấy và hiệu quả hơn.

Điểm mấu chốt

Đừng lãng phí quá nhiều thời gian của bạn để cố gắng đa tác vụ. Thay vào đó, hãy làm cho bản thân hiệu quả hơn và năng suất hơn bằng cách chunking. Trong khi thuật ngữ này là vụng về, khái niệm này có hiệu quả.

Cập nhật bởi Art Petty