Hồ sơ công việc: Cách phát triển và sử dụng

Nhân viên của bạn có cần một phương pháp dễ phát triển để xác định các thành phần chính của công việc không? Cân nhắc sử dụng hồ sơ công việc thay vì mô tả công việc để tuyển dụng, đăng việc, và định hướng và thông số rõ ràng cho nhân viên.

Hồ sơ công việc được phát triển tốt nhất bởi một nhóm nhân viên hiểu được nhu cầu của tổ chức đối với nhân viên đảm nhận vị trí này. Nó thường là điểm khởi đầu để thảo luận trong cuộc họp hoặc quy trình tuyển dụng.

Hồ sơ công việc phác thảo chi tiết về công việc của nhân viên. Đây là những thành phần chính mà bạn thuê nhân viên thực hiện. Trong một định dạng đơn giản, có thể hành động, hồ sơ công việc trình bày một bức tranh về nhiệm vụ công việc chính của nhân viên.

Hồ sơ công việc sẽ chứa một cái nhìn tổng quan về:

• Trách nhiệm công việc
• Kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc
• Kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc
• Giáo dục và thông tin cần thiết
• Nhu cầu thể chất công việc và môi trường làm việc
• Phân công báo cáo
• Thông tin phạm vi thanh toán

Thường được sử dụng gần như thay thế cho nhau với một bản mô tả công việc, cả thuật ngữ và nội dung, có một sự khác biệt giữa hồ sơ công việc và bản mô tả công việc. Sự khác biệt chính là mức độ chi tiết. Một hồ sơ công việc cho phép nhiều vĩ độ hơn cho các mục tiêu và kỳ vọng hiện tại.

Mô tả công việc cung cấp một mức độ chi tiết cao để không có nghi ngờ gì với nhân viên về trách nhiệm công việc của mình.

Trong khi bản mô tả công việc xác định tất cả các yêu cầu của từng lĩnh vực trách nhiệm chính, hồ sơ công việc chỉ có thể liệt kê trách nhiệm. Ví dụ, Giám đốc Nhân sự, trong hồ sơ công việc, có thể chịu trách nhiệm về việc đào tạo và phát triển nhân viên.

Trong một mô tả công việc, sáu đến tám người mô tả chính về trách nhiệm này có thể xác định trách nhiệm chung.

Hồ sơ công việc mẫu so với mô tả công việc

Sử dụng mô tả công việc giám đốc nhân sự nêu trên, đây là so sánh một thành phần giữa hồ sơ công việc và mô tả công việc.

Hồ sơ công việc

Đào tạo và phát triển

Chịu trách nhiệm xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nội bộ bao gồm định hướng nhân viên mới, phát triển quản lý, kế hoạch phát triển hiệu suất cho từng nhân viên, đánh giá nhu cầu đào tạo, lựa chọn hệ thống và phương pháp đào tạo phù hợp và quản lý ngân sách cho đào tạo và phát triển.

Mô tả công việc

Đào tạo và phát triển

• Xác định tất cả các chương trình đào tạo nhân sự và phân công thẩm quyền / trách nhiệm của HR và người quản lý trong các chương trình đào tạo đó. Cung cấp đào tạo cần thiết và củng cố các tài liệu cho các nhà quản lý và nhân viên bao gồm hội thảo, hướng dẫn sử dụng, sổ tay nhân viên và báo cáo tiêu chuẩn.
• Dẫn đến việc thực hiện hệ thống quản lý hiệu suất bao gồm các kế hoạch phát triển hiệu suất (PDP) và các chương trình phát triển nhân viên.
• Thiết lập một hệ thống đào tạo nhân viên nội bộ xác định và cung cấp cho các nhu cầu đào tạo của công ty. Sau đây được bao gồm trong hệ thống đào tạo: đánh giá nhu cầu đào tạo, định hướng nhân viên mới hoặc trên tàu, phát triển quản lý, đào tạo chéo sản xuất, đo lường tác động đào tạo và thực hành chuyển giao đào tạo tốt nhất.

• Hỗ trợ các nhà quản lý với việc lựa chọn và ký kết hợp đồng với các chương trình đào tạo và tư vấn bên ngoài.
• Hỗ trợ phát triển và giám sát chi tiêu của ngân sách đào tạo doanh nghiệp.

Cách thức và thời điểm sử dụng hồ sơ công việc

Một hồ sơ công việc là một công cụ hữu ích. Đặc biệt trong tuyển dụng và đăng tuyển dụng, bản mô tả công việc cung cấp quá nhiều thông tin. Hồ sơ công việc cắt giảm các yếu tố quan trọng để cung cấp một hình ảnh của một công việc.Sử dụng một hồ sơ công việc khi cần thiết để mô tả công việc của bạn. để các ứng viên tiềm năng.

Hồ sơ công việc cung cấp một lời giải thích tốt về các thành phần của công việc và những gì bạn đang tìm kiếm ở một nhân viên khi chúng được đăng cùng với cơ hội việc làm của bạn trên trang web tuyển dụng của bạn.

Nhân viên tiềm năng sẽ lưu ý các thành phần và yêu cầu của một công việc trong bài đăng công việc của bạn. Hồ sơ công việc cung cấp cho họ đủ thông tin để xác định xem họ có đủ điều kiện và quan tâm đến công việc của bạn hay không. Điều này tiết kiệm cả thời gian của người sử dụng lao động và người tìm việc và thất vọng.

Nếu nó được sử dụng phù hợp và hiệu quả, hồ sơ công việc là một công cụ hữu ích khác trong hộp công cụ nhân sự.