Điểm chuẩn trong kinh doanh: Tổng quan và thực tiễn tốt nhất

Điểm chuẩn là gì?

Điểm chuẩn là quá trình so sánh tổ chức, hoạt động hoặc quy trình của riêng bạn với các tổ chức khác trong ngành của bạn hoặc trong thị trường rộng lớn hơn. Điểm chuẩn có thể được áp dụng đối với bất kỳ sản phẩm, quy trình, chức năng hoặc phương pháp tiếp cận nào trong kinh doanh. Các tiêu điểm chung cho các sáng kiến ​​điểm chuẩn bao gồm: thước đo thời gian, chất lượng, chi phí và hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Mục đích của điểm chuẩn là so sánh các hoạt động của chính bạn với các đối thủ cạnh tranh và tạo ra các ý tưởng để cải thiện quy trình, phương pháp và công nghệ để giảm chi phí, tăng lợi nhuận và củng cố lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng. Điểm chuẩn là một thành phần quan trọng của các sáng kiến ​​cải tiến và chất lượng liên tục, bao gồm Six Sigma.

Tại sao công ty của bạn nên điểm chuẩn?

Trường hợp cho điểm chuẩn cho thấy rằng một quy trình cụ thể trong công ty của bạn có thể được tăng cường. Một số tổ chức đánh giá như một phương tiện của cả hai cải thiện các lĩnh vực riêng biệt trong kinh doanh của họ và giám sát các chiến lược và cách tiếp cận thay đổi của đối thủ cạnh tranh. Bất kể động cơ nào, việc nuôi dưỡng một cái nhìn bên ngoài về ngành và đối thủ cạnh tranh của bạn là một phần có giá trị trong thực tiễn quản lý hiệu quả trong thế giới này luôn thay đổi.

Có một số trình điều khiển cốt lõi của các sáng kiến ​​điểm chuẩn trong một công ty:

• Trình điều khiển phổ biến nhất cho điểm chuẩn xuất phát từ quan điểm nội bộ rằng một quy trình hoặc phương pháp có thể được cải thiện. Các tổ chức sẽ thu thập dữ liệu về hiệu suất của chính họ tại các thời điểm khác nhau và trong các trường hợp khác nhau và xác định các khoảng trống hoặc các khu vực để tăng cường.
• Nhiều tổ chức so sánh mình với các đối thủ cạnh tranh trong nỗ lực xác định và loại bỏ các lỗ hổng trong cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm hoặc để đạt được lợi thế cạnh tranh. Dữ liệu được thu thập trong một sáng kiến ​​đo điểm chuẩn cạnh tranh cung cấp những hiểu biết cụ thể về quy trình và suy nghĩ của đối thủ cạnh tranh.

• Thuật ngữ: điểm chuẩn chiến lược, được sử dụng để mô tả khi một công ty quan tâm đến việc so sánh hiệu suất của nó với hạng tốt nhất hoặc thứ được coi là hiệu suất đẳng cấp thế giới. Quá trình này thường liên quan đến việc nhìn xa hơn ngành công nghiệp cốt lõi của công ty đến các công ty được biết đến với sự thành công của họ với một chức năng hoặc quy trình cụ thể.

Những hạn chế của điểm chuẩn nội bộ

Mặc dù điều quan trọng là đo lường và giám sát hiệu suất cho tất cả các quy trình kinh doanh quan trọng, các tổ chức nên cảnh giác khi thực hiện hành động chỉ dựa trên quan điểm bên trong hoặc bên trong hoạt động của họ. Một công ty đang bận tâm với chính nó dễ dàng mất dấu vết của các đối thủ cạnh tranh và những đổi mới trong thế giới rộng lớn hơn và nhu cầu thay đổi của khách hàng.

Điểm chuẩn chiến lược

Nhìn xa hơn ngành công nghiệp của bạn để có hiệu suất tốt nhất trong các quy trình hoặc chức năng cụ thể là một cách tuyệt vời để thách thức công ty của bạn suy nghĩ lại về các giả định và thực tiễn lâu dài. Ví dụ, hãng hàng không Tây Nam nổi tiếng đã phân tích các quy trình, cách tiếp cận và tốc độ của các phi hành đoàn đua xe ô tô để có ý tưởng cải thiện thời gian quay vòng máy bay của họ tại cổng. Kết quả của nghiên cứu điểm chuẩn này được báo cáo là đã giúp Tây Nam cấu hình lại hoạt động bảo trì cổng, làm sạch và tải khách hàng của họ và đã tiết kiệm cho công ty hàng triệu đô la mỗi năm.

Dữ liệu điểm chuẩn thường có sẵn để mua

Nhiều ngành công nghiệp hoặc các tổ chức liên quan đến người tiêu dùng xuất bản dữ liệu so sánh vô giá đối với quy trình điểm chuẩn. Ví dụ: người tiêu dùng quan tâm đến chất lượng của xe ô tô mới hoặc đã qua sử dụng có thể tìm đến tổ chức xuất bản Báo cáo người tiêu dùng để kiểm tra chi tiết và báo cáo kết quả về xe ô tô mới và đã qua sử dụng.

Xác định một sáng kiến ​​điểm chuẩn:

Bởi vì bất kỳ quy trình, sản phẩm, chức năng trong một doanh nghiệp đều đủ điều kiện để điểm chuẩn, phương pháp luận khác nhau. Thông thường, một quá trình bao gồm:

• Xác định chủ đề của nghiên cứu điểm chuẩn
• Xác định quá trình hoặc thuộc tính sẽ được nghiên cứu chi tiết
• Lựa chọn và xác định các biện pháp
• Chọn bộ so sánh
• Thu thập dữ liệu về cả đối tượng đo điểm chuẩn và bộ so sánh
• Đánh giá dữ liệu và xác định sự khác biệt và khoảng trống
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự khác biệt hoặc khoảng trống
• Xác định một sáng kiến ​​cải tiến hoàn thành với các mục tiêu
• Truyền đạt các mục tiêu
• Thực hiện sáng kiến ​​cải tiến và đo lường kết quả
• Báo cáo kết quả, xác định các cải tiến và lặp lại quy trình

Ví dụ về điểm chuẩn:

Một công ty quan tâm đến việc cải thiện thực hành dịch vụ khách hàng của họ có thể so sánh các quy trình và số liệu của riêng họ với các đối thủ cạnh tranh thành công nhất của họ. Nếu họ xác định sự khác biệt hoặc khác biệt tiêu cực trong các biện pháp, họ có thể bắt tay vào cải tiến quy trình để tăng cường hiệu suất của họ. Công ty sẽ quan sát và đo lường hoạt động của đối thủ cạnh tranh và trong một số ngành, họ sẽ gửi nhân viên làm khách hàng để có được kinh nghiệm trực tiếp.

Chuỗi nhà hàng phục vụ nhanh,phụ thuộc vào dịch vụ nhanh chóng, chính xác trong ổ đĩa để tối đa hóa hiệu quả, cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận, sẽ nghiên cứu thực tiễn lái xe của các đối thủ cạnh tranh chính. Mỗi giây có được mà không làm giảm chất lượng khách hàng cho phép công ty tăng lợi nhuận. Trong những năm qua, các đối thủ cạnh tranh đã liên tục đổi mới trong các hoạt động lái xe của họ với cấu hình, số lượng cửa sổ, menu và bảng loa và cách tiếp cận đặt hàng trong nỗ lực cải thiện trong lĩnh vực này.

Họ liên tục theo dõi và điểm chuẩn với nhau.

Một công ty, Pal's Surupt Service, một chuỗi bánh hamburger và xúc xích nhỏ và người chiến thắng Giải thưởng Chất lượng Baldrige, rất thành công trong việc đạt được hiệu suất tốt nhất trong các hoạt động của nhà hàng và lái xe, mà nó đã mở một học viện giáo dục để đào tạo người khác tổ chức. Nhiều công ty trong thị trường thức ăn nhanh sử dụng Pal như một chuẩn mực tốt nhất cho các công ty riêng của họ.

Điểm mấu chốt

Điểm chuẩn là một công cụ có tiềm năng mạnh mẽ để thúc đẩy cải tiến liên tục trong một tổ chức. Tuy nhiên, dựa vào các biện pháp chỉ nội bộ tạo ra một viễn cảnh cận thị. Các tổ chức hiệu suất cao cố gắng xác định các quy trình, chức năng hoặc dịch vụ quan trọng đối với doanh nghiệp của họ và đánh giá hiệu quả và hiệu quả của họ so với các đối thủ cạnh tranh hàng đầu hoặc các nhà đổi mới hàng đầu. Cần thận trọng để xác định các sáng kiến ​​điểm chuẩn một cách có chủ ý và khoa học, hoặc kết quả có thể gây hiểu nhầm.