Sử dụng biểu đồ tổ chức làm công cụ quản lý

Biểu đồ tổ chức, hay gọi tắt là Biểu đồ Org, được sử dụng để hiển thị cho mọi người cấu trúc dự định của một tổ chức. Tổ chức "chính thức" này được cho là phản ánh cơ cấu quyền lực của công ty. Đôi khi Biểu đồ Org chỉ phục vụ để gây nhầm lẫn cho mọi người về cấu trúc thực sự là gì. Điều này thường không có chủ ý, mà là LẬP TỨC sự nhầm lẫn của những người liên quan.

Tuy nhiên, cũng có thể sử dụng Biểu đồ Org làm công cụ quản lý, để tiếp tục đạt được các mục tiêu của tổ chức của bạn. Chúng tôi sẽ kiểm tra các ví dụ điển hình của Biểu đồ Org "tiêu chuẩn". Chúng tôi sẽ xem xét Biểu đồ Org khó hiểu. Cuối cùng, chúng tôi sẽ thảo luận về việc sử dụng Biểu đồ Org làm công cụ quản lý.

Biểu đồ tổ chức "tiêu chuẩn"

Biểu đồ Org tiêu chuẩn thường được sử dụng để hiển thị cho mọi người cấu trúc dự định của tổ chức. Tổ chức "chính thức" này được cho là phản ánh cơ cấu quyền lực của công ty. Thông thường, nó chỉ phản ánh cấu trúc trách nhiệm. Sức mạnh thực sự trong tổ chức thường tuân theo các đường liên lạc thay vì các đường trong Biểu đồ Org.

Các biểu đồ thường là hình chóp. Họ cho thấy người phụ trách ở phía trên. Dưới đây là các cấp dưới cụm, thường trong các hộp nhỏ dần. Thông thường, các cá nhân được hiển thị ở cùng một cấp độ ngang trong Biểu đồ Org được coi là "đồng nghiệp" trong tổ chức.

Biểu đồ Org này của Khoa Điện toán Đại học Hoàng gia (DOC) là điển hình của biểu đồ kim tự tháp. Trưởng phòng có năm giám đốc báo cáo trực tiếp với ông, cộng với một Phó trưởng ban và một ủy ban tìm kiếm. Mỗi Giám đốc có các báo cáo trực tiếp được hiển thị trong hình bầu dục màu xanh lá cây bên dưới ủy ban của họ.

Biểu đồ tổ chức khó hiểu

Đôi khi các Biểu đồ Org có thể khiến mọi người nhầm lẫn về cấu trúc thực sự là gì. Điều này thường không cố ý, mà là phản ánh sự nhầm lẫn của những người liên quan. Nếu bạn không chắc chắn về các mối quan hệ chức năng của nhóm hoặc nếu chúng thường xuyên thay đổi, thì hầu như không thể lập sơ đồ chính xác cho chúng.

Có lẽ nơi phổ biến nhất để tìm Biểu đồ Org khó hiểu là trong chính phủ liên bang Hoa Kỳ. Biểu đồ Org cho Phòng thí nghiệm Khoa học & Toán học Quốc gia Oak Ridge không nhanh chóng truyền đạt sự hiểu biết về cấu trúc Tổ chức. Nó dường như đề nghị rằng mười một chức năng báo cáo trực tiếp với Giám đốc.

Mặc dù khoảng kiểm soát (số lượng báo cáo trực tiếp mà người quản lý có thể giám sát hiệu quả) có sự khác biệt đáng kể, chúng tôi thấy khó tin rằng đây là một tổ chức hoạt động tối ưu. Một số chức năng Các nhà lãnh đạo có khả năng "bình đẳng hơn". Nếu chúng ta lập biểu đồ luồng liên lạc trong tổ chức này và lượng thời gian mà mỗi cấp dưới dành cho giám đốc, một số báo cáo trực tiếp có thể cần được phân loại lại thành cấp dưới của các chức năng khác.

Biểu đồ tổ chức như một công cụ quản lý

Biểu đồ Org thường là một thiết bị phản ứng, chứ không phải là một thiết bị chủ động. Chúng tôi đã tạo ra một tổ chức hoặc cho phép một tổ chức phát triển, và nó đã phát triển. Nó không còn rõ ràng đối với những người trong tổ chức, hoặc với những người mà họ tương tác, ai chịu trách nhiệm cho những gì. Vì vậy, chúng tôi vẽ ra một loạt các hộp và dòng để cho mọi người thấy những gì. Sau đó, chúng tôi thêm các đường đứt nét và các thiết bị nhân tạo tương tự để cho thấy rằng những gì chúng tôi đã vẽ đầu tiên thực sự luôn luôn như vậy.

Tuy nhiên, một lựa chọn tốt hơn là tạo Biểu đồ Org phản ánh nơi bạn muốn tổ chức đi, thay vì chỉ phản ánh hiện tại như thế nào. Nếu bạn muốn một tổ chức phẳng, nằm ngang, hãy vẽ Biểu đồ Org theo cách đó. Cho thấy rằng sáu hoặc tám (hoặc thậm chí mười một như chúng ta đã thấy ở trên) báo cáo cho VP. Cho thấy rằng tất cả mười lập trình viên báo cáo trực tiếp cho Quản lý dự án.

Nếu tổ chức của bạn dựa vào các nhóm chất lượng hoặc nhóm sản xuất để hoàn thành nhiệm vụ, bạn nên thể hiện điều đó trong Biểu đồ Org của mình. Don cảm thấy bị hạn chế để bám vào các nhóm ngang và đường dọc. Nếu nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ hơn vai trò của họ bằng cách làm như vậy, bạn có thể sử dụng các vòng tròn, hình tam giác ngược hoặc bất cứ thứ gì bạn cần.

Có nhiều sản phẩm phần mềm trên thị trường để giúp bạn chỉ ra cách bạn muốn tổ chức của mình hoạt động. OrgPlus là một ví dụ về các loại công cụ có thể được sử dụng để làm rõ nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm Biểu đồ Org.

Cách nó nên được thực hiện

Ví dụ dưới đây là một đại diện của Biểu đồ Org, điều đó gây ấn tượng mạnh với tôi. Nó được phát hành để mở ra một kỷ nguyên mới cho một công ty đòi hỏi phải có hành động sáng tạo, mới từ tất cả nhân viên của mình.

Nó cho thấy rõ cấu trúc phẳng, nằm ngang nhằm thúc đẩy giao tiếp và đổi mới. Nó cho thấy rõ đội ngũ được thành lập bởi hai sĩ quan hàng đầu, cho thấy những gì các nhân viên dự kiến ​​sẽ làm. Tuy nhiên, nó vẫn giữ các dòng không rõ ràng của trách nhiệm cuối cùng. Tổng thống rõ ràng đang lãnh đạo công ty, nhưng mọi người khác biết rằng họ phải làm phần việc của mình để thành công.

Cách một biểu đồ Org nên

Vẫn còn quá sớm để biết liệu Biểu đồ Org này có mang lại hiệu quả như mong muốn hay không. Nó đã được đặt ở một vài tuần. Tuy nhiên, các cán bộ công ty rõ ràng đã sử dụng nó như một công cụ quản lý hiệu quả để giúp thúc đẩy tổ chức của họ hướng tới các mục tiêu mới.