Chính sách truy cập tệp nhân sự và các liên kết đến các mẫu

Tất cả các bộ phận nhân sự giữ hồ sơ rộng rãi. Luật pháp yêu cầu nhân sự giữ nhiều người trong số họ trong một khoảng thời gian nhất định. Nhân viên nhận thức rõ rằng những hồ sơ này tồn tại (và một số người có ấn tượng rằng tập tin theo họ từ công ty này sang công ty khác, điều đó không đúng).

Bởi vì nhân viên biết những hồ sơ này tồn tại, họ sẽ muốn xem chúng theo thời gian để xem tệp chứa gì.

Khi quyết định cách cung cấp quyền truy cập cho nhân viên (và nhân viên cũ), hãy ghi nhớ mọi luật áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Nhiều tiểu bang có luật yêu cầu một công ty cung cấp các phần cụ thể của tệp cho nhân viên hiện tại và cựu nhân viên. Kiểm tra với luật sư việc làm của bạn để đảm bảo rằng chính sách của bạn tuân thủ tất cả các luật.

Chẳng hạn, luật liên bang yêu cầu các hồ sơ liên quan đến Đạo luật Người khuyết tật Mỹ phải được tách biệt khỏi hồ sơ nhân sự. Nếu công ty của bạn tuân theo HIPAA, hãy đảm bảo rằng việc lưu giữ hồ sơ y tế của bạn cũng tuân thủ điều đó.

Bạn có thể có rất nhiều thời gian trong những gì bạn cho phép nhân viên nhìn thấy trong hồ sơ của họ. Nhưng, hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn xác định rằng một nhân viên không thể có quyền truy cập vào một số thông tin nhất định, chẳng hạn như kiểm tra tham chiếu, trong trường hợp vụ kiện mà thông tin có thể phát hiện được.

Do đó, hãy hướng dẫn nhân viên của bạn ghi lại mọi thứ một cách chính xác và tuân thủ luật pháp mọi lúc. Hồ sơ nhân viên không phải là nơi dành cho những câu chuyện cười hay những lời bình luận bên trong. Những điều này không đi qua tốt trong một tòa án của pháp luật.

Theo nguyên tắc chung, có một người gác cổng vào hồ sơ đảm bảo rằng các thủ tục được tuân thủ và nhất quán. Bạn không muốn một người quản lý nhân sự cho phép mọi người lấy hồ sơ của họ trở lại bàn của họ trong khi một người khác từ chối truy cập.

Yêu cầu tất cả mọi người đi qua một nguồn duy nhất giúp giữ cho mọi thứ nhất quán và hợp pháp. Pháp luật liên quan đến hồ sơ và lưu giữ hồ sơ và truy cập là khó khăn. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn cập nhật.

Chính sách dưới đây là một khởi đầu tốt cho doanh nghiệp của bạn, nhưng hãy nhớ rằng luật pháp tiểu bang và địa phương của bạn có thể thay đổi.

Mẫu chính sách truy cập hồ sơ nhân viên

Tất cả nhân viên, nhân viên cũ và đại diện của nhân viên có thể xem một số nội dung nhất định trong hồ sơ nhân sự của họ với thông báo trước cho nhân viên phòng Nhân sự. Các tài liệu liên quan đến trình độ cho thuê của nhân viên như đơn xin, thăng chức, xử lý kỷ luật và chuyển nhượng có thể được xem. Ngoài ra, nhân viên có thể xem xét các biểu mẫu ký chính sách và hồ sơ đào tạo.

Các tài liệu mà nhân viên không thể xem xét bao gồm tài liệu tham khảo hoặc kiểm tra tham chiếu, hồ sơ của bất kỳ cuộc điều tra nào được thực hiện bởi quản lý, hồ sơ y tế, tài liệu liên quan đến thủ tục tố tụng tư pháp, bất kỳ tài liệu nào vi phạm tính bảo mật của nhân viên khác và tài liệu được sử dụng cho kế hoạch của nhân viên.

Thủ tục

Một nhân viên muốn xem lại nội dung được phép trong hồ sơ nhân sự của họ nên liên hệ với bộ phận Nhân sự với thông báo 24 giờ (không bao gồm các ngày cuối tuần). Nhân viên cũ, hoặc những người không biết nhân viên phòng Nhân sự, phải xuất trình giấy tờ tùy thân và / hoặc bằng chứng cho phép truy cập vào hồ sơ nhân sự.

Nhân viên phải xem lại hồ sơ nhân sự của mình trước sự chứng kiến ​​của nhân viên phòng Nhân sự.

Nhân viên không được xóa khỏi văn phòng bất kỳ phần nào của hồ sơ nhân sự.

Nhân viên có thể yêu cầu bản sao của tập tin hoặc các phần của tập tin. Trong lý do, nhân viên phòng Nhân sự sẽ cung cấp bản sao. Để sao chép rộng rãi, nhân viên sẽ cần phải trả tiền cho các bản sao.

Nếu nhân viên không hài lòng với một tài liệu trong hồ sơ nhân sự của mình, với sự có mặt của nhân viên phòng Nhân sự, nhân viên có thể viết một lời giải thích hoặc làm rõ và đính kèm nó vào tài liệu đang tranh chấp. Trong mọi trường hợp, nhân viên nhân sự hoặc nhân viên sẽ thay đổi tài liệu thực tế.

Nhân viên cũng có thể yêu cầu xóa tài liệu khỏi hồ sơ nhân sự. Nếu nhân viên phòng Nhân sự đồng ý, tài liệu có thể bị xóa. Nếu nhân viên phòng Nhân sự không đồng ý, vấn đề có thể được kháng cáo theo cách được quy định trong Chính sách mở cửa của công ty.

Hy vọng rằng, bạn đã thấy chính sách này hữu ích khi bạn phát triển chính sách truy cập tệp nhân sự của riêng mình cho tổ chức của bạn. Vui lòng tùy chỉnh chính sách để phù hợp với nhu cầu và văn hóa của tổ chức của bạn.