Mục đích và nội dung của tệp biên chế nhân viên

Tệp bảng lương của nhân viên là kho lưu trữ mọi thứ liên quan đến tiền lương của nhân viên. Lý do chính để tạo một tệp biên chế là để giới hạn quyền truy cập vào phần còn lại của thông tin bí mật nằm trong tệp nhân sự.

Mục đích của tệp biên chế nhân viên

Tệp biên chế cho phép nhân viên kế toán thanh toán cho nhân viên mà không cần truy cập thông tin bí mật của nhân viên. Nhân viên kế toán có thể giữ hồ sơ tiền lương khi có ý nghĩa cho việc trả lương cho nhân viên. Trong trường hợp mà biên chế và kế toán được thuê ngoài, đây là cách thực hành thậm chí còn được khuyến nghị hơn đối với hồ sơ biên chế của nhân viên.

Các tập tin biên chế giới hạn khả năng truy cập vào thông tin nhân viên bí mật. Tệp biên chế nhân viên cho phép nhân viên kế toán và tài chính có thông tin họ cần để trả cho nhân viên ở một vị trí thuận tiện. Vị trí này phải an toàn và xa tầm với của bất kỳ nhân viên nào khác.

Bạn cần phải gây ấn tượng với nhân viên kế toán rằng thực tế là thông tin trong các tệp biên chế là bí mật và không nên được chia sẻ mà không có sự cho phép và ký tắt từ nhân viên nhân sự. Nhân viên kế toán cũng không nên chia sẻ bất kỳ thông tin nào về việc tăng lương của nhân viên, các chương trình khuyến mãi, tiền thưởng và bất kỳ thông tin nào khác được bảo mật về nhân viên.

Nhân sự không cần giám sát quyền truy cập của kế toán vào các tệp biên chế của nhân viên. Như được khuyến nghị cho các tệp nhân viên có liên quan như các tệp nhân sự và y tế, bạn nên giới hạn quyền truy cập vào tệp biên chế. Chỉ những người cần có thông tin để thực hiện công việc của họ nên xem nội dung.

Nội dung của một tệp biên chế nhân viên

Đây là danh sách gợi ý về những gì thuộc về tệp biên chế của nhân viên.

• Thư mời có chữ ký của người quản lý tuyển dụng, Nhân sự và nhân viên
• Ủy quyền thanh toán được ký bởi Bộ phận Nhân sự và người quản lý tuyển dụng khi có hợp đồng nhân viên
• Mẫu W-4
• Thủ tục giấy tờ và ủy quyền liên quan đến bất kỳ lợi ích nhân viên nào liên quan đến việc khấu trừ tiền lương
• Mẫu ủy quyền tiền gửi trực tiếp
• Hình thức kế toán lương thời gian
• Bảng thời gian hàng tuần
• Hồ sơ đồng hồ thời gian, nơi sử dụng
• Hồ sơ tham dự
• Yêu cầu hoàn trả chi phí bao gồm tài liệu và biên lai cho việc đi lại và các chi phí được ủy quyền khác

• Các hình thức hoàn trả học phí và biên lai thanh toán, sổ sách, v.v.
• Thanh toán trước các mẫu yêu cầu
• Giấy tờ vay vốn của công ty và tiến độ thanh toán
• Đơn đặt hàng và hồ sơ
• Cho phép tiết lộ thông tin cá nhân
• Thủ tục giấy tờ liên quan đến việc tăng lương của từng nhân viên
• Giấy tờ liên quan đến bất kỳ tiền thưởng, chia sẻ lợi nhuận hoặc giải thưởng công nhận
• Mẫu W-2
• Ủy quyền cho bất kỳ hành động trả lương nào khác mà công ty của bạn cho phép

Còn được biết làhồ sơ nhân viên, hồ sơ nhân viên, hồ sơ nhân sự, tài liệu

Lưu ý: Susan Heathfield thực hiện mọi nỗ lực để cung cấp chính xác, thông thường, quản lý nhân sự đạo đức, nhà tuyển dụng và tư vấn tại nơi làm việc trên trang web này, nhưng cô không phải là luật sư. Nội dung trên trang web không được hiểu là tư vấn pháp lý. Trang web có đối tượng và quy định về việc làm và luật lao động trên toàn thế giới khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia, vì vậy các bài viết không thể dứt khoát về tất cả chúng cho nơi làm việc của bạn. Khi nghi ngờ, luôn luôn tìm kiếm tư vấn pháp lý. Thông tin trên trang web chỉ được cung cấp để được hướng dẫn.