Ưu và nhược điểm của bảng chấm công trong quảng cáo

Nhiều ngành công nghiệp dựa vào bảng chấm công để theo dõi năng suất của nhân viên và tính thu nhập và lợi ích. Một số sử dụng hệ thống "bấm giờ" với các bảng thời gian chính thức và một số khác dựa vào hệ thống quản lý thời gian ghi lại các chi tiết phức tạp về cách thời gian sử dụng mỗi ngày. Cái sau là cái được sử dụng bởi các cơ quan quảng cáo, tiếp thị và thiết kế trên toàn thế giới.

Dữ liệu đầu vào trên các bảng thời gian này, thường là bởi các nhân viên trong bộ phận sáng tạo, ghi lại số giờ đã dành cho mỗi phần của dự án. Điều đó không chỉ có nghĩa là tạo ra chiến dịch, mà là cuộc họp ngắn ban đầu, thuyết trình khách hàng và thậm chí cả thời gian ở các xưởng sản xuất và quay phim. Chỉ bằng cách có được một bức tranh rõ ràng về cách thời gian đã được sử dụng, một cơ quan có thể xử lý hiệu quả khối lượng công việc, sắp xếp thanh toán của khách hàng và cách phân bổ thời gian giữa các nhóm.

Timesheet trong một Nutshell

Trong những ngày đầu của quảng cáo, giống như rất nhiều nhiệm vụ của thời đại đó, thời gian được ghi lại bằng tay trên giấy bằng bút và bút chì (và rất nhiều thao tác xóa). Ngày nay, thời gian được đưa vào máy tính hoặc máy tính bảng bằng một phần mềm tinh vi có thể lấy báo cáo của tất cả các giống. Hầu hết các cửa hàng có một mẫu rất giống nhau bao gồm:

• Số công việc
• Khách hàng
• Nhiệm vụ đang diễn ra
• Bất kỳ và tất cả nhân viên được phân công
• Ngày và số giờ làm việc
• Giá mỗi giờ
• Tăng ca

Khi bắt đầu một dự án cho một khách hàng, người quản lý tài khoản hoặc người quản lý lưu lượng sẽ mở một số công việc và bắt đầu theo dõi giờ. Chúng thường sẽ phù hợp với đề xuất hoặc giá thầu được cung cấp cho khách hàng và sẽ được chia thành nhiều giờ chủ yếu dành cho nghiên cứu, lập kế hoạch và chiến lược, phát triển sáng tạo, sản xuất và quản trị dự án.

Nếu tất cả đi theo kế hoạch, số giờ thực tế dành cho dự án sẽ tương quan tốt với ước tính, nhưng đó thường không phải là trường hợp. Phát triển sáng tạo thường ngốn nhiều thời gian hơn bất kỳ phần nào khác của quy trình, do sự thay đổi về hướng, phản hồi của khách hàng hoặc không có khả năng bẻ khóa. Nó có thể trở thành điểm gây tranh cãi với khách hàng vì họ không muốn tốn nhiều tiền hơn cho thời gian sáng tạo vì bộ phận sáng tạo gặp khó khăn trong việc xác định giải pháp.

Tuy nhiên, bảng thời gian phải được điền chính xác để theo dõi thời gian đó và cho khách hàng thấy số tiền đã được chi tiêu và cách thức hoạt động của cơ quan. Đó là một cách tốt để xem liệu một số dự án quá tốn công sức để mang lại lợi nhuận, hoặc nếu các dự án khác sinh lợi đến mức xứng đáng đầu tư vào khách hàng đó để tiếp tục làm việc. Và tóm lại, đó là vai trò của bảng chấm công.

Ưu

Đây là lý do tại sao bảng chấm công là huyết mạch của bất kỳ cơ quan nào:

• Tiền bạc: Timesheets cho thấy một cơ quan (ngay cả trong nhà) có bao nhiêu giờ được ghi lại cho mỗi phần của mỗi chiến dịch. Sau đó, thật dễ dàng để xem liệu người lưu giữ của khách hàng có xứng đáng hay không, hoặc đã đến lúc đặt khách hàng trên cơ sở từng dự án. Với một đại lý nội bộ, thời gian đó có thể không trực tiếp dẫn đến các hóa đơn, nhưng nó cho thấy quản lý sử dụng hiệu quả thời gian của bộ phận sáng tạo. Nếu nó được phát hiện, họ đang dành 90% thời gian cho một khía cạnh của doanh nghiệp, điều đó có thể tạo ra một số cờ đỏ.

• Minh bạch: Nếu bảng chấm công được thực hiện chính xác, thật dễ dàng để thấy mọi thứ đang hoạt động trơn tru và nơi tắc nghẽn hoặc thiếu hiệu quả đang xuất hiện. Tại sao một copywriter lại dành một nửa thời gian cho một khách hàng hơn một khách hàng khác? Và nếu cần nhiều sáng tạo hơn, hãy xem nhanh bảng thời gian sẽ xem bộ phận có làm việc quá sức không.
• Cam kết và Trách nhiệm: Hầu hết khách hàng mong đợi một số giờ nhất định sẽ được dành cho một dự án. Nếu họ không tin rằng lượng nỗ lực phù hợp đã được đưa vào một công việc, bảng chấm công có thể cung cấp dữ liệu để nói khác. Đó cũng là một cách để cho một số khách hàng thấy họ nhận được bao nhiêu giá trị từ đại lý.

• Phân tích: Hiệu suất trong quá khứ thường là một chỉ báo tốt về tương lai. Nếu một khách hàng đang hút cuộc sống của cơ quan và biến nó thành địa ngục đối với mọi người, dữ liệu từ bảng chấm công có thể hiển thị liệu có đáng để giữ khách hàng đó hay không, hay đã đến lúc để họ đi. Mặt khác của phương trình, nó có thể cho thấy một cơ quan lợi nhuận của một số khách hàng, đòi hỏi công sức và công sức sáng tạo tối thiểu, nhưng lợi nhuận tối đa cho khoản đầu tư.

Nhược điểm

Với tất cả những điểm cộng đó, vấn đề là gì? Vâng, có một lý do các bảng chấm công được hầu hết mọi người ghê tởm ngoại trừ các crunchers số của cơ quan:

• Thời gian: Nhiều người trong các cơ quan, đặc biệt là trong các bộ phận sáng tạo, không muốn dành bất kỳ thời gian nào của họ cho quản trị. Là một người sáng tạo, có thể gây bất lợi khi tách ra khỏi một bộ não sáng tạo tuyệt vời để lấp đầy hàng giờ. Nhiều người quản lý tài khoản có cùng một vấn đề. Thật là mỉa mai, nhưng thời gian cho bảng chấm công hiếm khi được phân bổ.
• Lỗi: Điều này đi trực tiếp đến điểm đầu tiên. Nhiều quảng cáo sẽ rời bảng chấm công cho đến phút cuối cùng trước khi kết thúc báo cáo thanh toán cuối tháng. Và điều đó có nghĩa là độ chính xác của bảng chấm công chuyển từ khá tốt sang kinh khủng. Thật khó để nhớ bạn đã dành bao nhiêu phút cho một công việc hai tuần trước, vì vậy, đây thường là một phần phỏng đoán. Nếu tất cả các bảng thời gian được đoán, nó làm cho chúng gần như vô dụng.

• Tập trung kém: Thời gian không phải là một chỉ số tuyệt vời của quảng cáo xuất sắc. Một cửa hàng có thể dành 40 giờ và không sản xuất bất cứ điều gì đáng chú ý; một cái khác có thể làm việc 10 và tạo ra một kiệt tác. Timesheets không ghi lại chất lượng của suy nghĩ; chỉ là thời gian dành cho việc đó

Tương lai

Bảng chấm công ở đây để ở lại, và chúng phải được thực hiện thủ công. Theo dõi thời gian tự động không hoạt động, bởi vì nó yêu cầu bắt đầu và dừng thủ công. Nếu bạn quên khởi động đồng hồ, bạn mất hàng giờ. Quên để ngăn chặn nó, và một số khách hàng nghèo đang được lập hóa đơn cho hàng giờ làm việc đã được dành cho một dự án khác. Điều đó, đến lượt nó, có thể dẫn đến các vấn đề (và thậm chí là các vụ kiện) với tình trạng quá tải và mất một khách hàng có giá trị.

Cách duy nhất để đảm bảo theo dõi thời gian tốt là yêu cầu mọi người trong cơ quan cập nhật bảng chấm công ít nhất hai lần một ngày, một lần trước khi ăn trưa và sau đó một lần nữa trước khi về nhà. Nếu điều này được thực hiện, bảng chấm công sẽ chính xác và hữu ích. Và nếu nó không được thực hiện, các cơ quan nên sáng tạo với động lực. Tìm cách khuyến khích quá trình theo dõi thời gian.

Cung cấp cho những nhân viên giữ một bản ghi tỉ mỉ về thời gian của họ một phần thưởng hàng tuần, hoặc một vài giờ nghỉ vào thứ Sáu. Nó có vẻ như lãng phí thời gian và tiền bạc, nhưng bảng chấm công chính xác có thể có giá trị hơn nhiều cho cơ quan hơn vài trăm đô la ở đây hoặc ở đó mỗi tuần.