Làm thế nào để phát triển một kế hoạch cho thuê ngoài

Rất nhiều cuộc thảo luận về việc thuê ngoài trên các phương tiện truyền thông làm cho nó có vẻ phức tạp, nhưng nó khá đơn giản. Ngay cả trong nhà của chúng tôi, chúng tôi "thuê ngoài" nhiều nhiệm vụ: Nấu ăn, duy trì bãi cỏ và chăm sóc trẻ em, chỉ kể tên một số. Khi chúng ta không có thời gian, sự tập trung hoặc kỹ năng để tự mình thực hiện công việc, chúng ta tìm kiếm một người có thể và ai đó sẽ làm công việc đó với giá mà chúng ta có thể trả. Các tập đoàn hoạt động theo cùng một cách, mặc dù các quyết định của họ có thể liên quan đến nhiều yếu tố và người ra quyết định hơn.

Quá trình phát triển

Nhưng giống như các gia đình đưa ra các quyết định khác nhau, các công ty có thể đưa ra các quyết định khác nhau đáng ngạc nhiên về gia công phần mềm.Không có mẫu nào phù hợp với tất cả các công ty, nhưng có một quy trình mà tất cả các công ty cần xem xét:

Hiện thực hóa

Trong quá khứ, nhiều tập đoàn có thể thậm chí không biết gia công là gì. Ngày nay, họ biết về gia công phần mềm, nhưng có thể không nhận ra có bao nhiêu chương trình gia công (và giống như gia công phần mềm) mà họ đã vận hành: Trung tâm sao chép, phòng thư, quản lý cơ sở, CNTT và thậm chí là một bộ phận của bộ phận pháp lý của công ty. Thuê ngoài có thể không giải quyết được mọi vấn đề, nhưng tìm hiểu về thế hệ hợp đồng trước đó sẽ xác định các dự án mới và cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị.

Thiết lập mục tiêu

Để thành công trong việc tạo chương trình gia công, bạn cần xác định các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như giảm năm phần trăm chi phí chung của công ty, tập trung vào hiệu quả cho một địa điểm hoặc chỉ xem xét các chức năng được thực hiện trong một đơn vị kinh doanh. Mục tiêu không cần chi tiết to lớn. Khi kinh nghiệm gia công của bạn tăng lên, định nghĩa sẽ thay đổi.

Sự tham gia

Bạn cần những người tham gia từ nhiều lĩnh vực chuyên môn để cung cấp đầu vào cho kế hoạch, để xác minh các giả định và đưa ra đánh giá của chuyên gia. Khi bạn chuyển từ một kế hoạch chung sang các dự án cụ thể, bạn sẽ lặp lại quy trình này và tạo các nhóm phụ với kiến ​​thức thậm chí cụ thể hơn.

Nhận biết

Bây giờ bạn có mục tiêu và chuyên gia để xác định và giải thích thông tin, đã đến lúc xác định các dự án cụ thể cho chương trình gia công của bạn. Mỗi công ty phát triển các tiêu chí khác nhau và được thúc đẩy bởi văn hóa nhiều như phân tích tài chính hoặc hoạt động, nhưng có những tiêu chí chung mà bạn nên xem xét:

• Quyết định trước: Công ty của bạn có thể đã đưa ra quyết định trước đó về việc sử dụng những người không phải là nhân viên, chẳng hạn như nhân viên tạm thời hoặc hợp đồng dịch vụ. Làm việc với Mua sắm và PMO của bạn (Văn phòng Quản lý Dự án) để biết chi tiết. Xem cách họ giải quyết các vấn đề trong danh sách này và tổng hợp các bài học kinh nghiệm.
• Chuyên môn: Bạn đang thực hiện các chức năng hoặc sản xuất sản phẩm mà không có đủ chuyên môn, hoặc bạn đang gặp vấn đề trong việc giữ chân người quản lý? Liệu ban quản lý hiện tại có kế hoạch giải quyết những vấn đề này không? Nếu không, đây có thể là một dự án gia công tốt.

• Phẩm chất: Ngay cả khi một chức năng có những người có kỹ năng phù hợp và người quản lý có kinh nghiệm, bạn có thể không nhận được mức độ dịch vụ bạn cần. Người quản lý có tiến hành khảo sát khách hàng không? Khách hàng nói gì về sản phẩm hay dịch vụ? Khoảng cách về chất lượng hoặc thiếu quan tâm đến dịch vụ khách hàng là một lá cờ khác cho gia công phần mềm.
• Giá cả: Một dịch vụ chất lượng cao đặc biệt không nhất thiết là một giá trị tốt. Làm thế nào để chi phí của bạn so với đối thủ cạnh tranh? Hàm có tạo báo cáo hàng tháng: Chi phí đơn vị, chi phí vận hành, xu hướng chi phí nhiều năm không? Nếu chức năng này không thể tạo ra các báo cáo này, một dịch vụ thuê ngoài có thể mang lại sự minh bạch hơn cho hoạt động của bạn.

• Tỉ lệ: Khi bạn kiểm tra toàn bộ công ty của bạn, bạn sẽ thực hiện nhiều khám phá bất ngờ. Tập Trung! Một dự án lớn là một ứng cử viên tốt hơn cho gia công phần mềm hơn một số dự án nhỏ hơn. Dự án lớn duy nhất đó sẽ đòi hỏi ít nguồn lực quản lý và quản lý hơn. Giữ một danh sách toàn diện, nhưng chỉ chọn các ứng cử viên cung cấp một tác động lớn trong làn sóng dự án đầu tiên của bạn.
• Bảo vệ: Bây giờ bạn có một ý tưởng tốt về các dự án tiềm năng. Đã đến lúc lọc chúng theo tiêu chuẩn bảo mật. An ninh là một chủ đề phức tạp và gây tranh cãi. Các tiêu chuẩn khác nhau áp dụng cho các ngành công nghiệp khác nhau và một số công ty có ý thức bảo mật hơn so với đối thủ cạnh tranh của họ. Hiểu các tiêu chuẩn nội bộ và ngành, và hạn chế các dự án gia công phù hợp. Bao gồm pháp lý, CNTT, bảo mật doanh nghiệp, tuân thủ (nếu áp dụng) và bất kỳ bộ phận "rủi ro" nào trong các cuộc thảo luận của bạn.

• Ưu tiên: Mỗi mục ở trên (và có lẽ các đặc điểm khác) phải được ghi điểm, và sau đó mỗi dự án nên được gán tổng "giá trị gia công". Không còn nghi ngờ gì nữa, sẽ có nhiều tranh luận về những đặc điểm nào là quan trọng nhất, nếu điểm số của chúng là chính xác và nếu các đặc điểm khác cần được xem xét. Đừng ngạc nhiên nếu quá trình này kéo dài trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm.
• Giao tiếp: Vào thời điểm bạn ưu tiên các dự án tiềm năng, bạn đã tổ chức rất nhiều cuộc họp và nói chuyện với nhiều người. Hy vọng những cuộc thảo luận này sẽ là thông tin công khai trong các phòng ban mà bạn nhắm đến để thuê ngoài. Luôn luôn cho rằng những cuộc thảo luận này sẽ đến với nhân viên của bạn, thường là trong thời gian thực. Truyền thông doanh nghiệp chu đáo cần phải được chuẩn bị và sẵn sàng. Không bao giờ để tin đồn trở thành một nguồn thông tin tốt hơn sự thật.

Thi công

Khi kết thúc quá trình này, bạn sẽ có kế hoạch thuê ngoài ban đầu. Còn nhiều bước nữa khi bạn thực hiện kế hoạch này: Xác nhận dữ liệu, tạo các tiểu ban cho các dự án cụ thể, xác định nhà cung cấp, điều hành phi công, trao hợp đồng, v.v. Tuy nhiên, phát triển kế hoạch của bạn cung cấp cho bạn các bước đầu tiên và quan trọng nhất.