Top 10 dịch vụ khách hàng theo yêu cầu Kỹ năng mềm

Ngành dịch vụ khách hàng yêu cầu nhân viên phải có một số kỹ năng mềm hoặc liên cá nhân. Cho dù bạn tương tác với khách hàng trực tiếp, trên điện thoại hoặc qua email hoặc trò chuyện trực tuyến, điều quan trọng là bạn tin rằng có thể liên quan đến họ ở cấp độ con người và họ cảm thấy như thể họ đang tương tác với ai đó thực sự quan tâm và muốn giải quyết vấn đề.

Phát triển các kỹ năng này và nhấn mạnh chúng trong một cuộc phỏng vấn việc làm có thể giúp bạn vượt lên trên cạnh tranh thị trường việc làm.

10 kỹ năng mềm hàng đầu cho công việc dịch vụ khách hàng

1. Thông thoáng giao tiếp là điều cần thiết trong dịch vụ khách hàng. Bạn cần biết khách hàng muốn gì và có thể nói rõ những gì bạn có thể làm cho khách hàng. Phát âm, nói đủ lớn và sử dụng giọng điệu lạc quan sẽ giúp bạn giao tiếp rõ ràng và tích cực với khách hàng. Những kỹ năng này rất cần thiết trong giao tiếp điện thoại. Nếu bạn viết hoặc gửi email với khách hàng, hãy chắc chắn sử dụng đúng ngữ pháp và chính tả và chọn các từ và cụm từ truyền đạt thái độ lạc quan tương tự.

1. Kĩ năng nghe cũng quan trọng như kỹ năng giao tiếp. Lắng nghe cẩn thận khách hàng để biết chính xác những gì họ cần và làm thế nào bạn có thể giúp họ. Chứng tỏ rằng bạn đang tích cực lắng nghe thông qua ngôn ngữ cơ thể và phản ứng. Gật đầu khi bạn hiểu điều gì đó, giao tiếp bằng mắt, v.v … Don Giá ngại đặt câu hỏi làm rõ để đảm bảo bạn hiểu người khác. Một khía cạnh quan trọng của dịch vụ khách hàng chỉ đơn giản là làm cho khách hàng cảm thấy được lắng nghe. Khi bạn đang nói chuyện điện thoại, đừng ngắt lời khách hàng và trả lời cẩn thận tất cả các câu hỏi của họ.

1. Tự kiểm soát: Những người làm việc trong dịch vụ khách hàng cần có khả năng bình tĩnh xử lý tất cả các khách hàng, ngay cả những người tiêu cực nhất. Bạn phải cố gắng giữ bình tĩnh và mát mẻ, ngay cả khi khách hàng của bạn không. Kiên nhẫn và tự kiểm soát sẽ khiến bạn không buồn và nói điều gì đó không phù hợp. Hãy nhớ cố gắng không nhận nó một cách cá nhân khi khách hàng buồn bã. Khi khách hàng tức giận, việc giữ bình tĩnh và cố gắng giảm bớt cuộc trò chuyện lại càng quan trọng hơn.
2. Một thái độ tích cực đi một chặng đường dài trong dịch vụ khách hàng. Hãy chắc chắn rằng bạn biết tất cả các lợi ích của các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bạn cung cấp và truyền đạt chúng cho khách hàng của bạn. Nếu khách hàng gặp vấn đề với sản phẩm hoặc dịch vụ, hãy tập trung vào những gì bạn có thể làm để giúp đỡ họ. Mặc dù bạn không muốn có vẻ quá hạnh phúc khi khách hàng buồn bã, nhưng việc chủ động và lạc quan cũng có thể giúp khách hàng sống tích cực.

1. Sự quyết đoán: Khi giao dịch với khách hàng, bạn muốn có thể kiểm soát tình hình và làm những gì bạn cần làm một cách hiệu quả. Nếu bạn nhu mì hay thụ động, khách hàng có thể không có niềm tin vào bạn. Tuy nhiên, bạn cũng không muốn hung hăng hoặc đòi hỏi, có thể xúc phạm khách hàng. Bằng cách nói với giọng mạnh mẽ, đều đặn, đặt câu hỏi trực tiếp và theo dõi những gì bạn cần làm, bạn sẽ truyền đạt sự tự tin mà không cần phải gây hấn.
2. Giải quyết xung đột: Trong dịch vụ khách hàng, bạn đối phó với nhiều khách hàng có vấn đề cần giải quyết. Điều quan trọng là bạn phải là người giải quyết vấn đề sáng tạo. Luôn đảm bảo rằng bạn hiểu rõ vấn đề và đưa ra giải pháp cho khách hàng. Suy nghĩ sáng tạo; thường thì bạn sẽ cần nghĩ đến các giải pháp phù hợp với nhu cầu của một khách hàng cụ thể. Nếu bạn không thể tìm thấy giải pháp phù hợp với khách hàng, hãy giúp cô ấy tìm thêm trợ giúp. Nếu bạn cần, leo thang vấn đề cho người khác có thể giải quyết vấn đề. Theo dõi với khách hàng để đảm bảo vấn đề đã được giải quyết. Khách hàng sẽ đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với vấn đề của họ và sự sẵn sàng giúp đỡ của bạn bằng mọi cách có thể.

1. Đồng cảm: Điều quan trọng là phải hiểu những gì khách hàng nói và cũng như họ cảm thấy như thế nào. Một kỹ năng mềm quan trọng là có thể nhận biết và hiểu được trạng thái cảm xúc của một người. Nếu bạn đấu tranh để truyền đạt sự đồng cảm, hãy nghĩ về việc ở vị trí khách hàng đó. Bạn cảm thấy thế nào? Bạn muốn được điều trị như thế nào? Bạn sẽ cảm thấy như thế nào nếu bạn gặp vấn đề tương tự khách hàng đã làm? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
2. Cá nhân hóa: Mặc dù bạn nên thân thiện với khách hàng, hãy nhớ rằng bạn không ở đó để chia sẻ câu chuyện cuộc sống của bạn. Khi một khách hàng giải thích một vấn đề anh ta đang gặp phải, bạn không cần phải trả lời với vấn đề liên quan của riêng bạn. Một người đơn giản, tôi hiểu về người dân hay người khác, tôi biết cảm giác của bạn có thể khiến khách hàng cảm thấy hiểu và cảm kích. Khách hàng muốn bạn tập trung vào việc giúp đỡ họ.

1. Chịu trách nhiệm là một phần quan trọng trong việc làm việc trong dịch vụ khách hàng và điều đó bao gồm khả năng nói, tôi rất tiếc, đó là liệu nó có phải là lô hàng trễ hay chất lượng sản phẩm kém hay không. Bạn phải có thể chân thành xin lỗi khách hàng thay mặt cho công ty của bạn ngay cả khi vấn đề không phải là lỗi của bạn. Nghe một lời xin lỗi hầu như luôn luôn làm cho khách hàng cảm thấy tốt hơn.
2. Một cảm giác hài hước có thể làm cho một tương tác dịch vụ khách hàng căng thẳng tiềm năng trở nên thú vị hơn. Nếu một khách hàng phá vỡ một trò đùa ngớ ngẩn, cô ấy sẽ đánh giá cao nếu bạn cười khúc khích cùng với cô ấy. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn không bao giờ cười nhạo khách hàng, chẳng hạn như khi họ mắc lỗi hoặc gặp rắc rối với điều gì đó. Thay vào đó, hãy cười với khách hàng của bạn.