Cách viết thư kinh doanh

Bạn có cần phải viết một lá thư kinh doanh? Không chắc chắn về cách bố trí tốt nhất để sử dụng hoặc những gì cần bao gồm trong thư của bạn? Điều quan trọng là tất cả các thư kinh doanh bạn viết đều được định dạng chính xác và chuyên nghiệp.

Khi bạn viết thư cho nhà tuyển dụng tiềm năng, đồng nghiệp, kết nối chuyên nghiệp và kinh doanh, bố cục thư của bạn cũng quan trọng như những gì bạn đang viết.

Nếu chữ cái không được định dạng chính xác, không có đủ không gian giữa các đoạn và sử dụng kiểu hoặc kích thước phông chữ phi truyền thống, nó có thể phản ánh kém về bạn.

Hướng dẫn viết thư thương mại

Dưới đây là hướng dẫn để viết một lá thư kinh doanh, vì vậy tất cả các thư từ của bạn tạo ấn tượng tốt nhất.

Lợi nhuận

Biên độ thư doanh nghiệp nên ở khoảng 1 "xung quanh. Điều này mang lại cho thư chuyên nghiệp của bạn một cái nhìn không bị lộn xộn. Bạn nên căn chỉnh văn bản của bạn ở bên trái; đây là cách hầu hết các tài liệu được căn chỉnh, vì vậy nó sẽ giúp thư của bạn có thể đọc được.

Khoảng cách chữ

Để lại không gian trong thư của bạn tạo ra một cái nhìn rõ ràng, không lộn xộn và dễ đọc mà người đọc sẽ đánh giá cao. Thư của bạn phải ở định dạng khối: toàn bộ chữ cái phải được căn chỉnh sang trái và cách nhau một khoảng trừ một khoảng trắng giữa các đoạn.

Cỡ chữ

Cỡ chữ truyền thống cho một chữ cái chuyên nghiệp là 12. Phông chữ phải là Times New Roman hoặc Arial. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư, tiêu đề thư có thể có kích thước và kiểu chữ khác nhau.

Kiểu chữ

Không cần phải sử dụng các phong cách khác nhau trong một lá thư chuyên nghiệp. Sử dụng phông chữ thống nhất (phông chữ in sách như Times New Roman hoặc Arial) và tránh gạch chân, in nghiêng hoặc tô đậm. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư, tiêu đề thư có thể ở một kiểu phông chữ khác.

Văn bản thư

Văn bản thư kinh doanh nên được sạch sẽ và có thể đọc được. Tránh viết thư của bạn trong một khối lớn văn bản. Chia văn bản của bạn thành nhiều đoạn ngắn gọn. Những đoạn này nên được căn bên trái; điều này cho phép đọc dễ dàng hơn. Khi bạn đã hoàn thành bức thư của mình, hãy nhờ người khác đọc nó cho bạn. Có họ liếc nhanh vào bức thư. Có quá nhiều văn bản trên trang? Có dễ dàng để xem các đoạn khác biệt?

Thông tin liên lạc

Phần đầu tiên trong thư của bạn nên bao gồm thông tin liên lạc của bạn và thông tin liên lạc của người bạn đang viết. Ngoài ra, bao gồm ngày bạn đang viết ở đầu thư của bạn.

Thư chào

Trừ khi bạn biết rõ người đọc và thường gọi họ bằng tên của họ, bạn nên bao gồm tiêu đề cá nhân và tên đầy đủ của người đó trong lời chào (tức là, "Ông James Franklin thân mến"). Nếu bạn không chắc chắn về tên người đọc, hãy bao gồm tiêu đề của người đó (tức là, "Kính gửi Giám đốc Tiếp thị"). Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người đọc, chỉ cần nêu tên đầy đủ của họ và tránh tiêu đề cá nhân (ví dụ: "Jamie Smith thân mến"). Nếu bạn không chắc chắn về giới tính, tên và tiêu đề của người đọc, chỉ cần viết, "Gửi đến ai có thể quan tâm." Để trống một dòng sau lời chào.

Đoạn văn

Đoạn văn chuyên nghiệp nên tương đối súc tích. Đoạn đầu tiên có thể bao gồm một đoạn mở đầu thân thiện ngắn gọn và một lời giải thích ngắn gọn về lý do bạn viết. Đoạn thứ hai (và bất kỳ đoạn tiếp theo nào) sẽ mở rộng dựa trên lý do bạn viết. Đoạn cuối sẽ trình bày lại lý do của bạn để viết và, nếu có thể, hãy nêu kế hoạch hành động của bạn (hoặc yêu cầu một số loại hành động được thực hiện bởi người đọc).

Đóng cửa

Khi bạn viết thư kinh doanh hoặc email, điều quan trọng là phải đóng thư của bạn một cách chuyên nghiệp, vì vậy, toàn bộ thư của bạn, được viết tốt và chuyên nghiệp.

Chữ ký

Khi bạn đang gửi thư giấy, hãy hoàn thành bức thư với chữ ký của bạn, viết tay, theo sau là tên bạn đã nhập. Nếu đây là một email, chỉ cần bao gồm tên đánh máy của bạn.

Cuối cùng, đừng quên kiểm tra chính tả và đọc lại thư của bạn trước khi bạn gửi nó. Một lần nữa, yêu cầu một thành viên gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp xem xét nó cho bạn. Luôn luôn tốt cho một đôi mắt khác để nhìn bởi vì thật khó để bắt lỗi của chúng ta.

Định dạng thư doanh nghiệp

Xem lại một thư kinh doanh được định dạng với thông tin về những gì cần bao gồm trong mỗi phần của thư của bạn.

Mẫu thư doanh nghiệp

Tên họ

Địa chỉ của bạn

Thành phố của bạn, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Email của bạn

Ngày

Tên Liên lạc

Chức vụ

Tên công ty

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Kính gửi ông / bà. Họ

Tôi viết thư để mời bạn tham gia một phiên kết nối mà chúng tôi đang thiết lập cho sinh viên tốt nghiệp ngành khoa học máy tính của chúng tôi tại Đại học Hazelwood. Chúng tôi tập trung vào các công ty CNTT và chúng tôi nghĩ rằng công ty của bạn sẽ phù hợp hoàn hảo. Nó luôn luôn tham dự và nó là một cách tuyệt vời để lấp đầy bất kỳ vị trí nào bạn mở.

Sự kiện này được lên kế hoạch vào ngày 30 tháng 4 từ 1 - 5 giờ chiều tại Trung tâm Sinh viên Holland Hall. Nếu bạn quan tâm, xin vui lòng cho tôi biết và tôi có thể dành một chỗ cho bạn hoặc người quản lý tuyển dụng của bạn. Vui lòng gửi email tại [email protected] hoặc gọi cho tôi theo số 555-555-5555 nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn biết thêm thông tin.

Cảm ơn bạn.

Chữ ký viết tay (đối với một bản sao cứng)

Tên bạn đã nhập

Thêm ví dụ

Xem xét các ví dụ thư kinh doanh cho một loạt các thư tín kinh doanh, chuyên nghiệp và liên quan đến việc làm, bao gồm các mẫu và mẫu thư và thư.