Cách viết Báo cáo tiến độ kinh doanh

Một báo cáo tiến độ bao gồm một tiêu đề, một bản tóm tắt điều hành, một mô tả về các thành phần nhỏ hơn, một dấu hiệu cho biết khi nào báo cáo tiếp theo đến hạn. Bạn sẽ viết báo cáo theo mẫu này và sau đó gửi cho sếp của bạn hoặc cấp trên báo cáo khác theo chỉ định.

Tiêu đề

Tiêu đề chứa thông tin nhận dạng cho báo cáo. Bạn sẽ nhập tiêu đề, ngày mà báo cáo được xuất bản, trạng thái dừng của bất cứ điều gì bạn đang báo cáo (đỏ, vàng-xanh) và số liệu tổng thể, có lẽ là hoàn thành phần trăm, so với thực tế. Lưu ý: Một báo cáo tiến độ như thế này thường được sử dụng cho các dự án, nhưng cũng có thể được sử dụng để báo cáo về những thứ khác. Ví dụ: nếu bạn đã được giao nhiệm vụ giảm số giờ trên mỗi bản vẽ cho một công ty kỹ thuật, bạn sẽ sử dụng báo cáo tiến độ để hiển thị tiến trình của mình trong việc giảm số giờ trên mỗi bản vẽ.

• Tiêu đề: Báo cáo tiến độ dự án X
• Ngày: 30 tháng 5 năm 20xx
• Tình trạng: Xanh
• Phần trăm hoàn thành: 63 thực tế, 59 kế hoạch

Tóm tắt

Bạn viết tóm tắt điều hành cuối cùng. Đây là tóm tắt của tất cả các điểm chính được liệt kê dưới đây trong phần thân của báo cáo. Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, đôi khi tóm tắt điều hành bị hạn chế. Điều đó phụ thuộc vào đối tượng của bạn, số lượng người nhận báo cáo và cấp độ của họ trong tổ chức. Một bản tóm tắt điều hành được nhắm mục tiêu đến những người quản lý cấp cao, những người có thể không có thời gian để đọc toàn bộ báo cáo. Nếu báo cáo của bạn được chuyển đến người giám sát trực tiếp của bạn, dự kiến ​​anh ấy hoặc cô ấy sẽ đọc báo cáo và bản tóm tắt điều hành có thể không cần thiết.

Tuy nhiên, nếu đây là một báo cáo được phân phối rộng rãi cho nhiều giám đốc điều hành trong toàn tổ chức, có thể cần phải bao gồm một bản tóm tắt điều hành cho những cá nhân không có thời gian để đọc toàn bộ báo cáo.

Tiến độ của các mảnh thành phần

Đây là cơ quan chính của báo cáo. Trong phần này của báo cáo, bạn nêu chi tiết tiến trình của mình trong tất cả các lĩnh vực thành phần của dự án. Bạn liệt kê tiến trình và thành tích của bạn liên quan đến tất cả các số liệu trong khoảng thời gian này. Bạn cho thấy kế hoạch của bạn là gì trong khoảng thời gian tiếp theo. Và sau đó, bạn liệt kê không chỉ các trình chặn mà còn cả những nỗ lực bạn đang làm để xóa chúng. Cuối cùng, phần này sẽ hiển thị những hỗ trợ bổ sung nào cần thiết từ sếp của bạn hoặc người nhận báo cáo tiến độ khác.

Tóm lược

Phần thân của báo cáo được theo sau trong phần tóm tắt. Nó bao gồm ít chi tiết hơn tiến trình được báo cáo trong phần trước. Bạn sẽ bao gồm cùng thông tin, số liệu, thành tích, kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo và bất kỳ trình chặn nào, nhưng cung cấp ít chi tiết hơn cho mỗi danh mục. Ví dụ: tóm tắt có thể là một câu duy nhất, giống như tất cả các sản phẩm giao hàng đều đúng giờ, trong khi phần ghi tiến trình trong phần trước có thể nói rằng Giao hàng tận nơi A, do xx / xx / xx sẽ được giao sớm ba ngày.

Báo cáo Y sẽ được gửi đúng hạn trên xx / xx / xx. Và báo cáo C, bị trì hoãn trong hai tuần trong khi chờ đồ họa, dự kiến ​​sẽ được gửi vào ngày đáo hạn sửa đổi của nó là xx / xx / xx.

Ngày báo cáo tiếp theo

Ở đây bạn liệt kê khi báo cáo tiếp theo sẽ được gửi đi. Ví dụ: nếu đây là báo cáo hàng tuần, bạn sẽ hiển thị ngày đáo hạn báo cáo tiếp theo là một tuần sau. Đối với báo cáo hàng tháng, bạn sẽ hiển thị ngày vào tháng tới khi báo cáo được gửi đi. Những người nhận được báo cáo sẽ mong đợi những dữ liệu này chính xác như dữ liệu trong các báo cáo.

Dòng dưới cùng

Báo cáo tiến độ của bạn bao gồm tóm tắt điều hành tùy chọn, báo cáo tiến độ của tất cả các thành phần của dự án, tóm tắt chi tiết và dòng thời gian. Làm cho chúng chính xác như bạn có thể.