Làm thế nào một Giám sát viên có thể quản lý vắng mặt

Theo một khảo sát vắng mặt không theo quy định của CCH, các nhà tuyển dụng đang mất điểm khi nói đến việc giữ cho người lao động làm việc. Tỷ lệ vắng mặt không theo quy định đã tăng lên mức cao nhất kể từ năm 1999. Điều tiếp tục được quan tâm nhất là gần hai trong số ba nhân viên của don don xuất hiện vì công việc không có bệnh về thể chất.

Đối với hầu hết các công ty, trách nhiệm quản lý vắng mặt chủ yếu thuộc về các giám sát viên trực tiếp. Những người giám sát này thường là những người duy nhất nhận thức được rằng một nhân viên nào đó vắng mặt.

Họ đang ở vị trí tốt nhất để hiểu các tình huống xung quanh sự vắng mặt của cá nhân và nhận thấy một vấn đề ở giai đoạn đầu. Do đó, sự tham gia tích cực của họ vào các quy trình vắng mặt của công ty là mấu chốt cho hiệu quả chung và thành công trong tương lai của một chính sách hoặc chương trình vắng mặt.

Để đảm bảo rằng các giám sát viên thoải mái và có năng lực trong vai trò quản lý vắng mặt, họ cần có sự hỗ trợ đầy đủ của quản lý cấp cao. Tất cả các bên phải nhận thức được mục đích của các chính sách và thủ tục vắng mặt. Nếu có sự khác biệt giữa các phòng ban; một chính sách có thể mất hiệu quả của nó.

Để cung cấp sự nhất quán hơn, các giám sát viên cần được đào tạo về trách nhiệm của họ về việc quản lý vắng mặt, tư vấn cách thực hiện các cuộc phỏng vấn trở lại làm việc hiệu quả và được giáo dục trong việc sử dụng các thủ tục kỷ luật khi cần thiết.

Trách nhiệm của người giám sát

Ngoài việc đảm bảo rằng công việc được bảo hiểm một cách thích hợp trong thời gian vắng mặt nhân viên, có một số hành động quan trọng khác mà người giám sát cần phải thực hiện để quản lý sự vắng mặt. Họ nên:

• đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức đầy đủ về tổ chức Chính sách và quy trình xử lý sự vắng mặt của tổ chức.
• là điểm liên lạc đầu tiên khi nhân viên điện thoại bị ốm
• duy trì hồ sơ vắng mặt chi tiết, chính xác và cập nhật thích hợp cho nhân viên của họ, (ví dụ: ngày, bản chất của bệnh / lý do vắng mặt, ngày trở lại dự kiến, chứng nhận bác sĩ nếu cần thiết),
• xác định bất kỳ mô hình hoặc xu hướng vắng mặt gây lo ngại,
• thực hiện phỏng vấn trở lại làm việc
• thực hiện các thủ tục kỷ luật khi cần thiết.

Cuộc phỏng vấn trở lại làm việc

Việc đào tạo giám sát viên về cách quản lý tốt nhất sự vắng mặt nên bao gồm hướng dẫn về cách thực hiện các cuộc phỏng vấn trở lại làm việc hiệu quả và công bằng. Các khảo sát quốc gia gần đây chỉ ra rằng các cuộc phỏng vấn này được coi là một trong những công cụ hiệu quả nhất để quản lý sự vắng mặt ngắn hạn.

Cuộc thảo luận quay trở lại làm việc sẽ cho phép người giám sát chào đón nhân viên trở lại làm việc, ngoài ra còn thể hiện sự quản lý cam kết mạnh mẽ trong việc kiểm soát và quản lý sự vắng mặt tại nơi làm việc. Cuộc phỏng vấn sẽ cho phép kiểm tra để nhân viên có đủ sức khỏe để trở lại làm việc.

Các giấy tờ cần thiết có thể được hoàn thành để sự vắng mặt và kết luận của nó được ghi lại đúng. Việc một thủ tục được thiết lập sẵn sàng để điều tra và thảo luận về sự vắng mặt với một nhân viên, có thể tự mình đóng vai trò ngăn chặn việc không tham dự vì những lý do không rõ ràng.

Các cuộc phỏng vấn cần được tiến hành nhanh nhất có thể sau khi vắng mặt trở lại làm việc (không muộn hơn một ngày sau khi anh ấy hoặc cô ấy trở về). Nhân viên nên có nhiều cơ hội để phác thảo những lý do cho sự vắng mặt của mình. Người giám sát nên sử dụng cuộc phỏng vấn như một thời gian để khám phá bất kỳ vấn đề nào mà nhân viên có thể có dẫn đến sự vắng mặt.

Mục tiêu là để thúc đẩy một nền văn hóa cởi mở và hỗ trợ. Các thủ tục được đưa ra để đảm bảo rằng sự giúp đỡ và lời khuyên được cung cấp khi cần thiết và để đảm bảo rằng nhân viên phù hợp để trở lại làm việc.

Nhân viên thường sẽ đánh giá cao cơ hội để giải thích lý do chính đáng cho sự vắng mặt trong một cấu trúc chính thức. Nếu người giám sát nghi ngờ tính xác thực của các lý do đưa ra cho sự vắng mặt, anh ta / cô ta nên sử dụng cơ hội này để bày tỏ bất kỳ nghi ngờ hoặc mối quan tâm.

Tại mọi thời điểm, nhân viên phải nhận thức được rằng cuộc phỏng vấn không chỉ là một phần của thủ tục công ty, mà là một cuộc họp quan trọng trong đó sự vắng mặt đã được ghi nhận và có thể có ý nghĩa đối với việc làm trong tương lai. Thủ tục kỷ luật của công ty, trong trường hợp vắng mặt ở mức không thể chấp nhận, nên được giải thích cho nhân viên.

Không có lúc nào trong cuộc họp nên cuộc phỏng vấn trở thành một hình thức trừng phạt, nhưng nên được coi là một dịp để làm nổi bật và giải thích những hậu quả của sự vắng mặt trong bộ phận. Đại đa số nhân viên có được niềm tự hào và thành tích từ công việc và quản lý của họ nên được khuyến khích coi những cá nhân này là những người trưởng thành có trách nhiệm.

Thủ tục kỷ luật đề nghị nếu vắng mặt tiếp tục

Các hướng dẫn sau đây phác thảo các bước được khuyến nghị thực hiện trong trường hợp vắng mặt ngắn hạn được coi là trên mức chấp nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể.

Giai đoạn 1: Phỏng vấn tư vấn

• Người giám sát ngay lập tức nên thông báo cho nhân viên về mối quan tâm của anh ta về sự vắng mặt, cố gắng thiết lập các lý do cho bệnh và xác định những gì cần phải làm để cải thiện sự tham dự.
• Nếu bất kỳ tình trạng y tế nào được xác định ở giai đoạn này và có khả năng có ảnh hưởng đến sự phù hợp công việc, giám sát viên nên sắp xếp một cuộc hẹn với bác sĩ được công ty phê duyệt. Điều này cần được xác nhận với nhân viên bằng văn bản trong vòng năm ngày làm việc.
• Nếu từ cuộc thảo luận, vấn đề không xuất hiện là do một nhân chứng tiềm ẩn trong công việc, giám sát viên nên thông báo cho nhân viên rằng, trong khi các bệnh được ghi có thể là chính hãng, dự kiến ​​sẽ cải thiện sự tham dự hoặc giai đoạn tiếp theo trong quy trình sẽ bị lấy đi.
• Đánh giá về sự tham dự sẽ tự động được thực hiện mỗi tháng trong sáu tháng tới.

Giai đoạn 2: Đánh giá chính thức đầu tiên (Giai đoạn cảnh báo bằng lời nói)

• Nếu sự vắng mặt của nhân viên tiếp tục trở nên tồi tệ hơn sau khi phân tích và theo dõi thường xuyên, anh ta nên được mời tham dự một cuộc họp đánh giá chính thức với người giám sát.
• Hồ sơ vắng mặt nên được ghi chi tiết trong một lá thư mời nhân viên cho cuộc phỏng vấn này. Nhân viên nên được thông báo rằng cô ấy có quyền được đại diện bởi một đại diện công đoàn hoặc đồng nghiệp khi thích hợp.
• Mục đích của cuộc họp này sẽ là:

  - Tiếp tục thảo luận về các lý do cơ bản cho sự vắng mặt, - khuyến khích nhân viên của dịch vụ và chi phí liên quan đến sự vắng mặt của cô ấy, và

  - làm cho nhân viên (trừ khi quyết định tìm kiếm lời khuyên y tế) rằng nếu không có sự cải thiện đáng kể và bền vững, việc làm của cô ấy có thể bị chấm dứt do không thể duy trì mức độ tham gia chấp nhận được. Điều này tạo thành cảnh báo bằng lời nói.

• Khi sự chăm sóc y tế được bảo hành, phải hành động ngay lập tức. Do đó, cuộc họp chỉ được hoãn lại để cho phép phần này của quá trình được hoàn thành. Trong vòng năm ngày làm việc, nhân viên phải nhận được tư vấn y tế. Cuộc họp sau đó được kết nối lại với HR và ý kiến ​​của bác sĩ.
• Nếu bác sĩ xác nhận tập thể dục cho công việc, nhân viên nên được cảnh báo về hậu quả của việc tiếp tục vắng mặt.

Giai đoạn 3: Đánh giá chính thức thứ hai (Giai đoạn cảnh báo bằng văn bản)

• Giám sát thường xuyên chỉ ra rằng không có sự cải thiện nào trong mô hình vắng mặt đã xảy ra, một cuộc họp chính thức thứ hai sẽ được sắp xếp với HR.
• Bức thư mời nhân viên đến cuộc họp sẽ bao gồm hồ sơ vắng mặt và, một lần nữa, lời khuyên về đại diện.
• Bất kỳ thông tin mới nào được đưa ra tại cuộc họp liên quan đến sức khỏe kém hoặc thay đổi bản chất của bệnh tật có thể cần được đánh giá bởi bác sĩ được công ty phê duyệt.
• Nhân viên nên có cơ hội giải thích hồ sơ vắng mặt của mình. Nếu thích hợp, người giám sát nên thông báo cho nhân viên rằng cảnh báo bằng văn bản chính thức được đưa ra và cảnh báo này sẽ vẫn còn trong tệp tin của nhân viên trong một khoảng thời gian xác định. Một bản sao cảnh báo nên được phát cho nhân viên và đại diện của anh ấy / cô ấy.
• Nhân viên nên được thông báo rằng việc không tuân thủ các kỳ vọng tham dự của công ty và để cải thiện hồ sơ vắng mặt không thể chấp nhận hiện tại, sẽ dẫn đến việc chấm dứt việc làm của nhân viên.
• Trong trường hợp nghi ngờ về thể lực cho công việc, hãy tiến hành các tùy chọn bố trí lại theo hướng dẫn mà bác sĩ nhận được. Tham khảo ý kiến ​​với đại diện công đoàn của nhân viên (nếu có) về quy trình và các lựa chọn triển khai lại.

Giai đoạn 4: Tạm đình chỉ công tác

• Nếu sau khi thực hiện các giai đoạn trước của quy trình kỷ luật, không có cải thiện về việc tham dự, ban quản lý có thể tiến hành đình chỉ tạm thời mà không phải trả tiền. Ý định đình chỉ nên được xác nhận bằng văn bản với các chi tiết về ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Một bản sao của thư đình chỉ phải được gửi cho đại diện của nhân viên (nếu có).

Giai đoạn 5: Chấm dứt việc làm

• Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình xử lý kỷ luật, theo đó nhân viên bị sa thải vì không thể tuân thủ các yêu cầu của công ty về việc tham dự tại nơi làm việc. Việc miễn nhiệm chỉ có thể diễn ra với sự ủy quyền bằng văn bản của người quản lý cấp cao và nhân sự.
• Bức thư gọi nhân viên vào sẽ một lần nữa bao gồm lời khuyên về đại diện và sẽ phác thảo hồ sơ vắng mặt. Nhân viên nên được thông báo rằng, do kết quả của cuộc phỏng vấn, anh ta hoặc cô ta có thể bị sa thải vì không có khả năng thực hiện nhiệm vụ công việc.
• Một lần nữa, bác sĩ của công ty có thể phải được tư vấn nếu có bất kỳ thông tin mới nào liên quan đến sức khỏe hoặc năng lực làm việc của nhân viên.
• Nếu quyết định được đưa ra để loại bỏ trên cơ sở khả năng, một bản sao của thư bãi nhiệm phải được gửi cho đại diện của nhân viên (nếu thích hợp).
• Nhân viên có thể có quyền kháng cáo chống lại việc sa thải. Kháng cáo phải phù hợp với quy trình kỷ luật của công ty.

Những thách thức trong việc quản lý vắng mặt

Xin lưu ý rằng các giám sát viên thường không thoải mái hoặc không muốn báo cáo về những người đã vượt quá mức vắng mặt chấp nhận được. Do có nhiều áp lực đối với các giám sát viên, việc thực hiện nhất quán các chính sách vắng mặt không phải luôn luôn là ưu tiên hàng đầu của họ.

Điều quan trọng là phải cố gắng đưa sự chủ quan ra khỏi việc quản lý vắng mặt và để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều được đối xử như nhau. Đó là điều cần thiết để được nhất quán, kiên trì và công bằng cho tất cả. Khi sự vắng mặt không được giải quyết hoặc giải quyết một cách không nhất quán, tinh thần thấp hơn có thể dẫn đến.

Phần lớn nhân viên sẽ đánh giá cao các chính sách và chương trình thuận lợi, thay vì trừng phạt. Các biện pháp nghiêm khắc hoặc trừng phạt buộc nhân viên phải đến làm việc có thể khiến nhân viên trở nên "vắng mặt khi làm việc".

Họ làm ít nhất có thể và chống lại mọi nỗ lực để khiến họ làm được nhiều hơn. Các chương trình khác nên được thực hiện để giúp nhân viên có mặt tại nơi làm việc, như lên lịch làm việc linh hoạt, chia sẻ công việc, giải thưởng tham dự và các chương trình chăm sóc sức khỏe.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges là Nhà tư vấn lãnh đạo tại cấp cao hơn và chuyên giúp các nhà lãnh đạo áp đảo giành chiến thắng trong công việc và thành công trong cuộc sống.