Nhiệm vụ bạn nên biết cách làm bất kể sự nghiệp

Nhà tuyển dụng cho rằng những người họ thuê biết cách thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. Ví dụ, sếp của bạn sẽ mong bạn biết cách viết email chuyên nghiệp và trả lời điện thoại đúng cách. Những nhiệm vụ này khá đơn giản, nhưng những nhiệm vụ khác thì phức tạp hơn một chút, ví dụ như xin lỗi vì một lỗi. Đó không phải là điều ai cũng biết làm. Dưới đây là tám nhiệm vụ, một số đơn giản và một số không, mà mọi người phải thành thạo:

1. Gửi một email chuyên nghiệp: Nếu bạn dưới 30 tuổi, rất có thể bạn đã sử dụng email kể từ khi bạn biết cách viết. Điều bạn có thể không biết là có một sự khác biệt lớn giữa việc gửi email cho bạn bè và sử dụng phương tiện này để trao đổi thư từ liên quan đến công việc. Khi viết cho bạn bè, bạn có thể viết bằng tất cả các chữ cái viết thường, sử dụng tiếng lóng và chữ viết tắt, và thậm chí có thể để lỗi chính tả và ngữ pháp xấu trôi qua. Ngược lại với email chuyên nghiệp, trong đó những điều tương tự nằm trong số "không" mà bạn nên chú ý khi tương ứng với đồng nghiệp, sếp hoặc khách hàng của bạn.

1. Viết một bản ghi nhớ hoặc thư kinh doanh: Thật khó tưởng tượng việc phải gửi một bản sao giấy ghi nhớ hoặc thư thay vì email, nhưng điều đó có thể xảy ra. Trong trường hợp nó từng xảy ra, bạn nên biết làm thế nào cho đúng.
2. Trả lời điện thoại và gọi điện thoại: Bạn đã thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại trong suốt cuộc đời của bạn. Tất nhiên, bạn biết cách thực hiện công việc rất đơn giản này: bạn nhấc điện thoại và nói xin chào (hoặc nếu thực hiện cuộc gọi, hãy hỏi người mà bạn muốn nói chuyện). Điều đó tốt cho các cuộc gọi điện thoại cá nhân nhưng không phải cho các cuộc gọi kinh doanh. Khi bạn trả lời một cuộc gọi, luôn xác định chính mình và nêu tên của bộ phận hoặc công ty của bạn. Đặt tên của bạn cho người trả lời điện thoại khi bạn là người gọi và sau đó nói cho người đó biết bạn đang cố gắng liên lạc với ai.

1. Giới thiệu: Khi bạn gặp một người mới, thật lịch sự khi giới thiệu bản thân với người đó. Đó cũng là cách cư xử tốt để giới thiệu mọi người với nhau. Trong một tình huống liên quan đến công việc, tốt nhất là luôn sử dụng tên và họ. Ví dụ: nói "Xin chào. Tôi là Mary Smith" khi bạn gặp ai đó lần đầu tiên. Bạn cũng có thể làm điều này khi bạn gặp một người mà bạn đã gặp trước đây nhưng tên mà bạn không nhớ. Trong trường hợp đó, bạn có thể thêm "Tôi biết chúng tôi đã gặp nhau trước đây nhưng tôi sợ tôi đã quên tên của bạn." Có thể họ cũng không nhớ bạn! Khi giới thiệu người khác nói, ví dụ: "John Jones, tôi muốn bạn gặp Peter Smith."

1. Lấy phút tại một cuộc họp: Nhiều công việc liên quan đến việc tham dự các cuộc họp, ít nhất là đôi khi. Thông thường, các hồ sơ bằng văn bản, được gọi là biên bản, phải được lưu giữ trong các cuộc tụ họp này. Tại một số điểm, người điều hành cuộc họp có thể yêu cầu bạn dành những phút này. Khi làm như vậy, bạn phải ghi lại tên của những người tham dự có mặt và cẩn thận ghi chú tóm tắt mọi thứ họ thảo luận. Bạn cũng sẽ phải gõ vài phút sau cuộc họp.
2. Viết danh sách 'Việc cần làm': Hoặc thường xuyên hoặc đôi khi, bạn có thể phải tung hứng nhiều nhiệm vụ. Cách tốt nhất để theo dõi tất cả chúng là giữ một danh sách 'việc cần làm'. Viết ra tất cả các nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm, ưu tiên trước ngày đáo hạn. Cho dù bạn sử dụng ứng dụng điện thoại, phần mềm máy tính hay một tờ giấy, hãy đảm bảo bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ qua các mục khi bạn hoàn thành chúng. Ngoài ra, lưu ý ngày. Đừng xóa các mục vì bạn muốn có thể theo dõi những mục bạn đã hoàn thành.

1. Xin lỗi vì một sai lầm: Để xin lỗi vì một lỗi lầm, bạn sẽ phải thừa nhận bạn đã làm điều đó. Đó là một điều khó khăn để làm, nhưng nó cần thiết. Điều bắt buộc là bạn phải hành động nhanh chóng ngay khi bạn nhận ra lỗi của mình, nói chuyện với sếp của bạn hoặc bất kỳ ai khác sẽ có hiệu lực. Hãy cố gắng có một kế hoạch trong tâm trí để sửa chữa sai lầm.
2. Xin nghỉ ốm: Không ai thích bị bệnh nhưng, thậm chí còn hơn thế, hầu hết mọi người ghét gọi người ốm đi làm. Một thị trường việc làm bấp bênh đã khiến chúng tôi tin rằng sự hiện diện của chúng tôi tại văn phòng (hoặc bất cứ nơi nào nơi làm việc của bạn xảy ra) là điều quan trọng nhất. Mặc dù đúng là bạn không nên nghỉ những ngày ốm không cần thiết, bạn nên cố gắng tránh lây nhiễm cho đồng nghiệp. Ở nhà nếu bạn có thứ gì đó họ có thể bắt! Hãy chắc chắn làm theo các thủ tục thông báo của chủ nhân của bạn.