Những điều cần tránh khi làm người quản lý khi đưa ra đơn đặt hàng

Nhiều người tin rằng để trở thành một người quản lý hiệu quả, bạn phải ra lệnh cho những người trong nhóm của bạn hoặc trong bộ phận của bạn. Họ sai. Đơn đặt hàng nên được dành riêng cho các tình huống khẩn cấp. Thay vào đó, hãy đưa ra định hướng và khuyến khích nhân viên xác định cách tốt nhất về phía trước thông qua việc sử dụng các câu hỏi mở.

Những điều cần cân nhắc

Đơn đặt hàng Kìm hãm tư duy phê phán và giảm sự sáng tạo

Khi bạn ra lệnh, bạn bảo ai đó làm gì đó. " Đặt tập tin đó trên bàn của tôi, "là một đơn đặt hàng. Vì vậy," Đưa Roger vào ca muộn. "Khi bạn đặt hàng, bạn không cho phép người khác nghĩ về việc phải làm gì hoặc làm như thế nào. Tất cả những gì họ có thể làm là tuân thủ đơn đặt hàng của bạn.

Bằng cách này, bạn đang ngăn chặn suy nghĩ sáng tạo và phê phán và giải quyết vấn đề và học tập ngột ngạt. Thay vì ra lệnh và nói cho ai đó phải làm gì, các nhà quản lý giỏi đưa ra định hướng và cung cấp các hướng dẫn cấp cao. Thay vì nói với mọi người cách làm một cái gì đó, bạn nói với họ những gì bạn muốn làm và để phần còn lại cho những nỗ lực của họ.

Sức mạnh của việc hỏi đầu vào

Một cách tiếp cận hiệu quả hơn so với việc phát lệnh là mô tả công việc cần hoàn thành và hỏi ý tưởng và đầu vào. Hầu hết mọi người thích có một số mức độ kiểm soát đối với cách họ hoàn thành công việc của họ. Vai trò của bạn như một người quản lý là để mô tả mục tiêu hoặc mục tiêu cuối cùng. Tuy nhiên, bạn sở hữu "Cái gì", nếu có thể, hãy ủy thác "Cách" để khuyến khích mua và kích thích tư duy sáng tạo.

Khi bạn nói với nhân viên những gì bạn muốn được thực hiện, thay vì ra lệnh, bạn cho họ tự do đưa ra cách tốt nhất để hoàn thành nhiệm vụ. Họ được thử thách để tự suy nghĩ và thậm chí là suy nghĩ sáng tạo. Mặc dù ý tưởng của họ có thể không phải lúc nào cũng phù hợp với quan điểm của bạn về phương pháp tốt nhất để hoàn thành nhiệm vụ, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra có thể có nhiều phương pháp hiệu quả để hoàn thành công việc. Có lẽ nhân viên sẽ đưa ra một cách tiếp cận tốt hơn.

Học cách trình bày bài tập mới như những thách thức. Mô tả vấn đề cơ bản cần giải quyết hoặc cơ hội được hiện thực hóa. Nếu có thể, hãy mô tả các mục tiêu cho bài tập. Và sau đó, rút ​​ra một trong những câu hỏi hiệu quả nhất của người quản lý: " Làm thế nào để bạn muốn đi về giải quyết nhiệm vụ này? '

Sử dụng các câu hỏi tiếp theo, bao gồm:

• Bạn nhận thấy những cách tiếp cận khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ này là gì?
• Những cách tiếp cận có thể bạn nhận thấy bạn sẽ thực hiện?
• Những lợi ích cho phương pháp của bạn là gì?
• Một số rủi ro tiềm ẩn là gì?
• Bạn cần giúp đỡ gì từ bản thân hoặc người khác?

Các câu hỏi mở của bạn đang trao quyền cho nhân viên của bạn. Thay vì yêu cầu họ tuân thủ nhận thức của họ về phương pháp của bạn, bạn đang khuyến khích họ suy nghĩ rộng rãi về nhiệm vụ và ý nghĩa của các phương pháp khác nhau. Việc bạn sẵn sàng để họ chọn cách tiếp cận cho thấy rằng bạn tin tưởng họ để đưa ra quyết định tốt. Thử thách của bạn để suy nghĩ thông qua các rủi ro tiềm ẩn làm tăng khả năng tránh hoặc giảm thiểu những rủi ro đó.

Đừng cụ thể về kết quả dự định

Đơn đặt hàng thường rất rõ ràng trong khi mô tả nhiệm vụ và kết quả mong muốn để lại chỗ cho việc giải thích. Vì vậy, khi bạn đưa ra hướng dẫn thay vì đơn đặt hàng, bạn cần xác định rõ ràng kết quả dự định.

Thay vì nói, "Tôi muốn bạn xem lại dữ liệu của tháng trước và liên hệ lại với tôi về dữ liệu đó" chính xác hơn Ví dụ, bạn có thể nói, " Vui lòng xem lại dữ liệu của tháng trước. Lý tưởng nhất, tôi rất thích nghe phân tích của bạn về dữ liệu và các khuyến nghị về cách chúng ta nên tiến hành. Đội ngũ quản lý đang tìm kiếm ý tưởng của chúng tôi về các khoản đầu tư dự án mới và những nỗ lực của bạn ở đây rất quan trọng đối với sáng kiến ​​này. Cuộc họp diễn ra vào thứ năm, vì vậy nếu bạn hoàn thành việc này vào thứ ba, nó sẽ cho chúng tôi thời gian để nói chuyện qua những phát hiện và đề xuất của bạn trong cuộc họp hàng tuần vào sáng thứ Tư. Cảm ơn!"

Khi cài đặt hướng, luôn tô sáng:

• Những gì bạn đang yêu cầu.
• Việc sử dụng hoặc bối cảnh của bài tập.
• Các kết quả dự định.
• Khung thời gian hoặc khi cần thiết, ngày đáo hạn cụ thể.
• Đánh giá cao của bạn cho những nỗ lực của cá nhân.

Khi đơn hàng được chấp nhận

Các ngoại lệ đối với quy tắc "Không ra lệnh" bao gồm các tình huống liên quan đến tình huống khẩn cấp hoặc sức khỏe hoặc sự an toàn của các cá nhân. Các mệnh lệnh phù hợp vào đúng thời điểm có thể cứu sống, ngăn ngừa thương tích và ngăn chặn các thảm họa tiềm tàng. Từ quân đội đến thực thi pháp luật đến chữa cháy hoặc phòng cấp cứu bệnh viện hoặc phòng phẫu thuật, hoàn toàn có những tình huống bắt buộc phải đặt hàng trực tiếp. Tuy nhiên, nếu môi trường của bạn ít biến động hơn những tình huống đó, hãy sử dụng các đơn hàng một cách tiết kiệm.

Điểm mấu chốt

Công việc của bạn là một người quản lý là để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nó cũng có nghĩa là hoàn thành công việc thông qua người khác. Khi bạn ra lệnh, bạn giới hạn nhóm ở mức độ chuyên môn của bạn. Khi bạn đưa ra hướng dẫn, bạn để nhân viên đóng góp bất cứ điều gì họ có thể. Lần tới khi bạn bắt đầu đặt hàng, hãy đưa ra hướng dẫn thay thế. Nói với nhân viên rõ ràng những gì bạn muốn được thực hiện. Hãy để họ tìm ra cách để làm điều đó. Đó là một giải pháp tốt hơn cho cả hai bạn.