Hướng dẫn viết thư và email chuyên nghiệp

Tất cả các chữ viết tốt bao gồm một số phần. Thông tin bạn bao gồm trong mỗi phần và định dạng tổng thể tùy thuộc vào việc bạn đang gửi thư đánh máy hay thư email.

Nó rất cần thiết rằng bạn biết các phần khác nhau của một lá thư và những gì nên được liệt kê trong mỗi một. Bạn cũng cần biết làm thế nào để giải quyết và ký cả thông tin liên lạc được nhập và email. Các phần khác nhau của một bức thư như sau:

Thông tin liên lạc
Lời chào (Lời chào)
Thân thư
Đóng cửa
Chữ ký

Thông tin liên lạc

Cách bạn bao gồm thông tin liên lạc của bạn sẽ khác nhau dựa trên cách bạn gửi thư. Trong một email, thông tin liên lạc của bạn sẽ ở cuối tin nhắn, trong khi trong một lá thư bằng văn bản, thông tin liên lạc của bạn nằm ở đầu trang. Dưới đây là những gì cần bao gồm trong phần thông tin liên hệ của bạn, cộng với các mẫu cho cả chữ và email đã nhập.

Chào

Lời chào là phần chào của bức thư của bạn với một cái gì đó giống như Ông Kính gửi ông Peterson, người hay là người có thể quan tâm. Đây là danh sách các ví dụ về lời chào thư hoạt động tốt cho thư tín chuyên nghiệp.

Thân thư

Nội dung thư của bạn sẽ bao gồm một số đoạn. Đoạn đầu tiên nên bao gồm phần giới thiệu và giải thích ngắn gọn về lý do bạn viết. Đoạn thứ hai (và bất kỳ đoạn nào sau đây) sẽ giải thích thêm lý do bạn viết. Đoạn cuối nên yêu cầu hành động từ người đọc, nếu bạn đang yêu cầu điều gì đó, hoặc nêu cách bạn sẽ theo dõi. Hãy chắc chắn để làm cho mục đích của bức thư của bạn rõ ràng. Người đọc sẽ cần biết những gì bạn đang yêu cầu và làm thế nào họ có thể giúp bạn.

Hoặc, nếu bạn cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ, hãy đảm bảo rằng bạn rõ ràng những gì bạn có thể cung cấp.

Đóng cửa

Một lá thư được đóng lại bằng một thuật ngữ như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng, theo sau là dấu phẩy, sau đó là chữ ký của bạn nếu bạn đang gửi thư đánh máy. Nếu bạn đang gửi thư email, chỉ cần nhập tên của bạn sau khi đóng. Dưới đây là danh sách các ví dụ kết thúc thư thích hợp cho thư tín liên quan đến kinh doanh và việc làm.

Chữ ký

Liên lạc hoàn thiện với thư của bạn là chữ ký của bạn, trong một thông điệp email sẽ bao gồm thông tin liên lạc của bạn. Tại đây, cách thức ký tên và cách thiết lập và gửi email chữ ký.

Cách gửi thư

Điều quan trọng là phải giải quyết vấn đề cá nhân mà bạn đang viết chính thức, trừ khi bạn biết rõ về họ. Đây là cách giải quyết một bức thư bao gồm thông tin chung mà bạn có thể sử dụng nếu bạn không có người liên hệ tại công ty.

Định dạng thư của bạn

Bây giờ bạn có tất cả thông tin bạn cần đưa vào tin nhắn của mình, hãy xem lại định dạng chuẩn để sử dụng cho thư và email.

Hướng dẫn viết thư

Bước tiếp theo là đánh bóng thư của bạn. Cần có nhiều khoảng trống giữa các đoạn và đầu và cuối trang. Bạn cũng muốn chọn một phong cách chuyên nghiệp và kích thước của phông chữ dễ đọc. Những gì bạn nói sẽ phụ thuộc vào lý do bạn viết, vì vậy hãy chắc chắn điều chỉnh thư của bạn để phù hợp với tình huống cá nhân và chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để viết nhiều loại chữ khác nhau, bao gồm lề trang, phông chữ, khoảng cách và chi tiết về những gì cần bao gồm, cùng với các ví dụ về mỗi loại:

Cách viết thư kinh doanh
Cách viết thư xin việc
Cách viết thư xin việc
Cách viết thư giới thiệu
Cách viết thư từ chức
Cách viết thư cảm ơn
Hướng dẫn về Tin nhắn và Lời mời của LinkedIn
Nguyên tắc tin nhắn email chuyên nghiệp

Ví dụ và mẫu

Sử dụng một mẫu là một cách tuyệt vời để bắt đầu thư hoặc email của riêng bạn bởi vì bạn đang bắt đầu với định dạng cơ bản tại chỗ. Chỉ cần điền thông tin của bạn vào phần thích hợp của bức thư.

Nhìn vào các ví dụ cũng hữu ích, bởi vì bạn sẽ có ý tưởng cho những gì cần nói trong thư từ của riêng bạn.

Mẫu thư:Xem lại các mẫu thư viết này, bao gồm thư kinh doanh, thư xin việc, thư cảm ơn phỏng vấn, thư theo dõi, thư chấp nhận và từ chối công việc, thư từ chức, thư đánh giá cao, thư kinh doanh, và nhiều mẫu và thư mẫu hơn.
Ví dụ về tin nhắn email:Các ví dụ email này bao gồm việc làm, tìm kiếm việc làm và ví dụ thư email doanh nghiệp, cộng với các mẫu email, ví dụ thư được định dạng và dòng tiêu đề, cộng với lời chào và ví dụ chữ ký.