Cách viết và gửi tin nhắn email chuyên nghiệp

Bất cứ khi nào bạn gửi thư email chuyên nghiệp, điều thực sự quan trọng là đảm bảo thư hoàn hảo. Bạn không muốn thổi bay một cơ hội bằng cách thực hiện bất kỳ sai lầm nào - cả về cách bạn gửi email hoặc cách bạn theo dõi chúng. Đọc để tìm hiểu làm thế nào để viết và gửi tin nhắn email chuyên nghiệp hàng đầu.

Tại sao bạn muốn gửi một email chuyên nghiệp? Có một số lý do. Bạn có thể gửi thư xin việc của mình cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, thư cảm ơn cho một đồng nghiệp đã đồng ý làm tài liệu tham khảo, thư từ chức cho sếp hiện tại của bạn hoặc yêu cầu thư giới thiệu.

Bạn có thể có những lý do khác để gửi email phi cá nhân, và trên thực tế, đó là một ý tưởng tốt để đảm bảo tất cả email của bạn được tổ chức và chuyên nghiệp.

Đây là những gì cần bao gồm trong thư của bạn, những gì không bao gồm và cách đóng, ký và gửi email của bạn.

Nguyên tắc tin nhắn email chuyên nghiệp

Xem lại các bước này để viết email chuyên nghiệp chất lượng cao và bạn sẽ luôn tạo ấn tượng tốt với người nhận:

• Dòng tiêu đề: Dòng chủ đề nên truyền đạt chính xác mục đích của bạn để viết. Dòng chủ đề của bạn có thể đơn giản như "Cảm ơn" hoặc "Yêu cầu đề xuất".
• Lời chào: Ngay cả khi bạn đang viết một email rất ngắn, hãy bao gồm một lời chào. Nếu bạn biết tên của người đó, bao gồm nó. Trừ khi bạn ở trên cơ sở tên đầu tiên với người đó, hãy gọi họ bằng tiêu đề của họ.
• Chiều dài: Giữ email của bạn ngắn gọn nhất có thể. Mọi người có xu hướng đọc lướt email dài, vì vậy chỉ bao gồm thông tin cần thiết.
• Kiểu chữ: Tránh các phông chữ trang trí công phu, vui tươi hoặc màu; những điều này chỉ đơn giản là đánh lạc hướng người nhận từ tin nhắn thực tế của bạn. Tránh lạm dụng in đậm và in nghiêng, điều này làm cho một email trông lộn xộn. Đừng viết bằng tất cả chữ in hoa; điều này xuất hiện như tức giận hoặc quá mức trong một email.

• Biểu tượng cảm xúc:Không bao gồm biểu tượng cảm xúc trong một email chuyên nghiệp; lưu những thứ này cho thư từ cá nhân.
• Đánh vần và ngữ pháp: Chỉ vì bạn đang viết email không có nghĩa là bạn nên cẩu thả về chính tả và ngữ pháp. Chỉnh sửa email của bạn một cách cẩn thận trước khi gửi nó. Một thông báo không có lỗi cho người nhận biết rằng email của bạn nên được thực hiện nghiêm túc.
• Đóng cửa:Đăng xuất với một câu "Cảm ơn" ngắn gọn, "Tốt nhất" hoặc một lần gửi đơn giản khác, và sau đó là tên của bạn. Hầu hết các tài khoản email cho phép bạn nhúng chữ ký với tên, tiêu đề và thông tin liên hệ của bạn vào mỗi email. Đó là một cách tuyệt vời để làm cho mỗi thư tín chuyên nghiệp hơn.

Mẹo bổ sung

Khi bạn đã viết email, hãy thực hiện tất cả các bước này trước khi bạn nhấp vào nút Gửi Gửi:

• Đảm bảo tin nhắn của bạn đã hoàn tất:Kiểm tra kỹ để đảm bảo dòng Tiêu đề của email của bạn được điền, bạn đã bao gồm chữ ký, bạn đang gửi tin nhắn đến đúng người liên hệ và bạn đã điền vào Bcc trường để gửi một bản sao cho chính bạn, vì vậy bạn có một bản ghi của email.
• Bằng chứng Email của bạn:Trước khi bạn nhấn gửi, cũng đảm bảo bạn kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp và viết hoa của bạn. Chúng cũng quan trọng trong thư tín tìm kiếm việc làm qua email như trong thư giấy.

• Gửi tin nhắn email kiểm tra:Trước khi bạn thực sự gửi email của mình, trước tiên hãy gửi tin nhắn cho chính mình để kiểm tra xem định dạng có hoạt động không và có gì không phù hợp. Nếu mọi thứ đều ổn, hãy tiếp tục và gửi email đến công ty hoặc cá nhân bạn liên hệ.
• Gửi một bản sao của tin nhắn email cho chính bạn:Sử dụng Bcc trường để gửi một bản sao của email cho chính bạn, vì vậy bạn có một bản ghi về thời điểm bạn gửi tin nhắn và người mà bạn đã gửi nó đến. Bạn cũng có thể tìm thấy thông tin này trong thư mục đã gửi của bạn.

• Gửi bản sao của bạn:Với nhiều chương trình email, bạn có thể thiết lập các thư mục để dễ dàng tìm thấy bất kỳ email quan trọng nào trong quá khứ. Thiết lập một thư mục cho tất cả các email tìm kiếm công việc của bạn và gửi các bản sao của email bạn gửi trong thư mục tìm kiếm công việc của bạn.

Kiểm tra email của bạn thường xuyên

Thời gian là điều cốt yếu khi bạn tìm việc, vì vậy điều quan trọng là kiểm tra email của bạn thường xuyên và thường xuyên, vì vậy bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội quan trọng nào. Ít nhất, hãy kiểm tra email của bạn vào buổi sáng và vào đầu giờ chiều, để bạn có thời gian trả lời kịp thời những tin nhắn bạn nhận được.

Ngày nay, có một điện thoại thông minh có thể giúp bạn dễ dàng kiểm tra email mọi lúc mọi nơi và bất cứ khi nào bạn muốn - không còn di chuột qua máy tính của bạn nữa. Trên thực tế, bạn có thể nhận thông báo cho các email mới, vì vậy bạn có thể đọc chúng ngay khi chúng vào hộp thư đến của bạn.