Giám sát điện tử của nhân viên không phải là một tích cực

Giám sát điện tử của nhân viên đang tăng lên hàng năm, theo Khảo sát giám sát và giám sát điện tử, được thực hiện bởi Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ (AMA) và Viện ePolicy mỗi năm từ năm 2001 đến 2007.

Trong một bài viết trước đó, Lướt web tại nơi làm việc, tình trạng giám sát nhân viên và một số lý do tại sao nhà tuyển dụng có thể muốn theo dõi email và sử dụng internet của nhân viên đã được xem xét. Bài báo cũng đã xem xét hậu quả cả nhân viên và người sử dụng lao động đang gặp phải tại nơi làm việc vì sử dụng thiết bị điện tử, email và internet không phù hợp.

Có những ưu và nhược điểm của giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc. Đánh giá này về những ưu và nhược điểm của giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc sẽ giúp nhà tuyển dụng quyết định điều gì là tốt nhất cho tổ chức của họ. Không phải mọi lực lượng lao động, nơi làm việc, hoặc văn hóa và môi trường làm việc là một ứng cử viên cho giám sát điện tử tại nơi làm việc.

Trên thực tế, trong một số môi trường làm việc, tùy thuộc vào văn hóa và môi trường mong muốn, giám sát điện tử của nhân viên sẽ làm tổn thương lòng tin, làm tổn thương các mối quan hệ và gửi thông điệp sai mạnh mẽ cho lực lượng lao động.

Ưu điểm của giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc

Lý do mạnh mẽ tồn tại để theo dõi hành vi trực tuyến của nhân viên tại nơi làm việc. Những lý do này là hấp dẫn đối với nhiều người sử dụng lao động và dễ hiểu khi các tổ chức được quan sát.

Các tổ chức tìm cách bảo vệ bản thân và nhân viên của họ khỏi sự phân phối nội dung bất hợp pháp, vô đạo đức và có vấn đề và việc truy cập các trang web không làm việc trong khi nhân viên đang làm việc.

Một công ty sản xuất nhỏ, trong khi sử dụng giám sát điện tử của nhân viên, phát hiện ra rằng một nhân viên đã xem phim khiêu dâm tại nơi làm việc. Anh ta được đi bộ từ tủ của mình đến xe của anh ta, chỉ ba mươi phút sau khi HR phát hiện ra anh ta đã dành thời gian cho công việc như thế nào. (Các chính sách phù hợp cấm hành vi này được áp dụng và anh ta đã được đào tạo.)

Trong một kinh nghiệm khác trong một công ty sản xuất nhỏ, các nhân viên phàn nàn rằng người giám sát của họ đã lướt web trong hầu hết các ngày làm việc. Quản trị viên mạng xác nhận rằng người giám sát đã truy cập các trang web của bảng công việc, làm ngân hàng trực tuyến, mua sắm, trò chuyện và đăng bài trên bảng tin, đọc các trang web công thức và dành hàng giờ trong email cá nhân trong hơn sáu giờ mỗi ngày.

Làm thế nào một công ty nên phản ứng với hành vi trực tuyến có vấn đề?

Vào ngày công ty chuẩn bị sa thải nhân viên này, nhân viên này đã thông báo và đạt được với công ty một thỏa thuận về việc chuyển đổi có lợi, có lợi cho cả hai bên.

Trong một kinh nghiệm khác trong một công ty nhỏ, người ta đã phát hiện ra rằng một nhân viên đã làm sổ sách phụ trợ cho công việc cá nhân của cô ấy vào thời gian của công ty và trong máy tính do công ty cung cấp. Nhân viên đã thông báo và được hộ tống từ cơ sở. Sau đó, nhân viên đã yêu cầu lấy lại tài liệu này và nhà tuyển dụng vui lòng cung cấp hồ sơ.

Với những ví dụ này, lưu ý rằng giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc có thể mang lại kết quả có lợi cho nhà tuyển dụng. Cũng lưu ý rằng không có ai trong ba công ty này là giám sát điện tử của nhân viên thực hành. Nhưng, sự can thiệp CNTT thường xuyên đã được thực hiện.

Hành vi đáng ngờ của các nhân viên trong câu hỏi đã thúc đẩy việc xem xét hồ sơ điện tử. Vì vậy, nhiều nhà tuyển dụng có khả năng sử dụng giám sát điện tử của nhân viên nhưng chọn không thực hành giám sát điện tử.

Thông tin thêm về việc đưa nhân viên vào hoạt động giám sát

Lý do bổ sung tồn tại để đặt nhân viên dưới sự giám sát điện tử tại nơi làm việc. Đây là những lý do chính.

• Vấn đề năng suất là một mối quan tâm của chủ lao động.
• Bản chất của các trang web mà nhân viên ghé thăm quan tâm đến các nhà tuyển dụng vì tiềm năng của họ được coi là tạo ra một môi trường làm việc thù địch. Vấn đề tương tự tồn tại với email và trò đùa chuyển tiếp của nhân viên. Nhà tuyển dụng muốn tin tưởng nhân viên của họ thực hành phán đoán tốt nhưng kinh nghiệm của họ cho thấy rằng họ không luôn luôn thực hiện phán đoán tốt. Nhà tuyển dụng lo ngại về việc tạo ra một môi trường quấy rối nếu nhân viên lướt đến những nơi không phù hợp và chia sẻ URL.

• Nhà tuyển dụng lo ngại về khả năng tạo email và hồ sơ web để bảo vệ họ trước các vụ kiện. Họ cần hồ sơ để bảo vệ chống lại các vụ kiện.

Kiện tụng là một vấn đề nghiêm trọng đối với các nhà tuyển dụng, bà Nancy Flynn, giám đốc điều hành của "Viện ePolicy" và tác giả của "Cẩm nang ePolicy", Phiên bản 2 (AMACOM, 2008) và các cuốn sách liên quan đến internet khác. "Lo ngại về kiện tụng và vai trò của bằng chứng điện tử trong các vụ kiện và điều tra quy định đã thúc đẩy nhiều nhà tuyển dụng theo dõi hoạt động trực tuyến", Flynn khuyên:

"Email của công nhân và thông tin được lưu trữ điện tử khác tạo ra các hồ sơ kinh doanh bằng văn bản tương đương điện tử với bằng chứng DNA." Theo nghiên cứu của AMA / ePolicy năm 2006, Flynn lưu ý rằng 24% người sử dụng lao động đã bị trát tòa bởi các tòa án và cơ quan quản lý và 15% khác đã đấu tranh với các vụ kiện tại nơi làm việc được kích hoạt bởi email của nhân viên.

Để giúp kiểm soát rủi ro kiện tụng, vi phạm an ninh và các thảm họa điện tử khác, chủ nhân nên tận dụng công nghệ giám sát và ngăn chặn để chống lại các vấn đề của mọi người - bao gồm cả việc lạm dụng vô tình và cố ý hệ thống máy tính và các tài nguyên điện tử khác. "

Nhược điểm giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc

Có nhiều lý do mạnh mẽ khiến chủ nhân có thể không muốn sử dụng giám sát điện tử của nhân viên. Manny Avramidis, phó chủ tịch cấp cao về nguồn nhân lực toàn cầu của AMA, nói rằng quyết định này phụ thuộc vào công ty và môi trường làm việc mà một nhà tuyển dụng muốn tạo ra:

"Tùy thuộc vào mức độ tự do được phép trong một công ty hoặc loại người sử dụng lao động, việc giám sát điện tử của nhân viên có thể không được mong muốn. Các công ty sử dụng sinh viên mới tốt nghiệp đại học, những người hoàn toàn mờ nhạt và trực tuyến cả ngày, là một ví dụ., 99% dân số sẽ ổn nếu không có sự giám sát điện tử, ít hơn một phần trăm nhân viên đang gây ra thiệt hại cho phép tất cả những thứ tồi tệ cho người sử dụng lao động. "

• Avramidis nói rằng giám sát điện tử của nhân viên có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc giữa chủ nhân và nhân viên. "Đối với nhân viên làm việc đúng và tập trung vào công việc và sử dụng công nghệ vừa phải để sử dụng cá nhân, giám sát điện tử sẽ không có tác động. Đối với nhân viên tồi, giám sát điện tử sẽ gây căng thẳng cho mối quan hệ của họ với chủ nhân."
• Một mối quan tâm lớn của một số nhà tuyển dụng là thiệt hại tiềm tàng đối với văn hóa làm việc nhằm củng cố niềm tin và cam kết và động lực của nhân viên. Giám sát điện tử của nhân viên dường như không phù hợp với môi trường như vậy.
• Theo Avramidis, "Nhân viên đánh giá kết quả công việc của họ đang dành nhiều thời gian hơn trên mạng để làm việc cá nhân để quản lý công việc cá nhân. Có một sự giao thoa giữa nơi công việc nghỉ việc và công việc cá nhân bắt đầu. khi một nhân viên không đạt được mục tiêu, hoặc không sống theo mong đợi. "

Trong thực tế, đối với các nhân viên cam kết, có nhiều sự giao thoa tại nhà giữa công việc và kinh doanh cá nhân như có tại nơi làm việc. Đó là một phần của năng lượng tùy ý, năng lượng mà nhân viên tự nguyện đóng góp trên và ngoài mong đợi, mà các nhà tuyển dụng hy vọng sẽ kiếm được.

"Thật vậy, nhân viên dành trung bình 3,7 giờ một tuần trên web cho các hoạt động cá nhân tại nơi làm việc và 5,9 giờ một tuần trực tuyến tại nhà để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc, theo một nghiên cứu của Trường Kinh doanh Smith và Rockbridge Associates của Đại học Maryland, một công ty nghiên cứu thị trường có trụ sở tại Great Falls, Virginia. "

Lý do cuối cùng khiến nhà tuyển dụng có thể không muốn sử dụng giám sát điện tử của nhân viên là quyền riêng tư của nhân viên. Theo Eric J. Sinrod, một đối tác trong văn phòng Duane Morris của San Francisco, nơi ông chuyên về các vấn đề công nghệ và kiện tụng, những lo ngại của nhân viên về giám sát điện tử là hợp pháp.

"Tuy nhiên, công nhân vẫn có những lo ngại chính đáng rằng quyền riêng tư của họ có thể bị xâm chiếm. Đạo luật liên bang chính trong lĩnh vực này là Đạo luật bảo mật thông tin liên lạc điện tử năm 1986 (ECPA). ECPA, được mã hóa vào 18 U.S.C.101 và tiếp theo, ngăn chặn sự ngăn chặn có chủ ý của bất kỳ dây, giao tiếp bằng miệng hoặc điện tử, hoặc truy cập trái phép của thông tin liên lạc được lưu trữ.

"ECPA có ba trường hợp ngoại lệ và nếu có một trong những trường hợp này được áp dụng, việc giám sát có thể diễn ra trong những trường hợp thích hợp. Các ngoại lệ thường cho phép người sử dụng lao động theo dõi các cuộc gọi điện thoại liên quan đến kinh doanh, để theo dõi thông tin liên lạc khi có sự đồng ý của nhân viên và lấy lại và truy cập các tin nhắn e-mail được lưu trữ. "

Tóm tắt giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc

Như bạn thấy, có rất nhiều ưu và nhược điểm đối với việc giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc. Cân nhắc tất cả các yếu tố này khi bạn quyết định cách tiến hành giám sát nhân viên tại nơi làm việc của bạn.

Trong công ty của tôi, nơi chúng tôi phát triển phần mềm, chúng tôi có hầu hết những người có trình độ đại học, những nhân viên trẻ, có định hướng mục tiêu và công nghệ tiên tiến. Chúng tôi đánh giá cao mỗi ounce năng lượng tùy ý họ đóng góp tại nơi làm việc và ở nhà.

Một số lượng lướt web nhất định là cần thiết để bám sát trong lĩnh vực của chúng tôi và để có được trí thông minh cạnh tranh. Giám sát điện tử của nhân viên của chúng tôi không ở đâu trên radar của chúng tôi. Tôi sẽ ngạc nhiên nếu nó là một vấn đề.

Tuy nhiên, trong bất kỳ cài đặt nào:

• phát triển một chính sách máy tính, internet và email;
• đào tạo nhân viên thường xuyên để họ quen với những kỳ vọng của công ty bạn;
• yêu cầu nhân viên ký tắt để hiểu chính sách;
• sau đó, hít một hơi thật sâu và tin tưởng họ.