Hướng dẫn cách huấn luyện cho người quản lý

Trở thành một người quản lý không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Bạn phải huấn luyện cả một đội gồm các thành viên riêng lẻ, mỗi thành viên có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Để có được hiệu suất tốt nhất trong toàn bộ nhóm của bạn, bạn cần huấn luyện từng thành viên trong nhóm của mình. Ngay cả khi hai thành viên trong nhóm có cùng một điểm yếu, bạn sẽ cần giải quyết chúng khác nhau và mỗi người sẽ phản ứng khác nhau với hướng dẫn của bạn. Mặc dù bạn muốn công bằng khi bạn đối phó với tất cả nhân viên của mình, nhưng đơn giản là không thể đối xử với mọi người theo cùng một cách.

Huấn luyện viên lên Mặt trận

Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn được đào tạo đúng cách trước khi họ bắt đầu một công việc. Ví dụ: trước khi bạn đặt ai đó trên điện thoại làm đại diện dịch vụ khách hàng, hãy đảm bảo họ biết cách xử lý các cuộc gọi phổ biến nhất cũng như các cuộc gọi khó khăn thường xuyên. Trước khi bạn cho người vận hành máy sản xuất một bộ quần áo đã hoàn thành để bán, hãy chắc chắn rằng họ biết cách vận hành tất cả các khía cạnh của máy cũng như những gì bạn mong đợi ở họ.

Trong những tình huống như thế này, hãy bắt đầu bằng cách để mọi người thực hành. Hãy để đại diện điện thoại lắng nghe một đại diện dày dạn và một khi họ cảm thấy thoải mái, hãy để họ tự trả lời một vài cuộc gọi trong khi bạn (hoặc ai đó) quan sát họ. Cung cấp cho người vận hành máy các bộ phận đơn giản nhất của sản phẩm mà họ sẽ chịu trách nhiệm trước tiên và khi họ đã thành thạo công việc này, hãy để họ chuyển sang các phần khó hơn. Đó là trong các buổi đào tạo mà huấn luyện (và đào tạo) của bạn bắt đầu.

Khi bạn huấn luyện nhân viên trong thời gian đào tạo, hãy giúp họ những điều sau:

Những gì được mong đợi ở họ:Ví dụ: bạn không mong đợi họ nhận được nhiều cuộc gọi như đại diện cấp cao, nhưng bạn thực sự mong họ xử lý một số lượng cuộc gọi nhất định mỗi ngày. Hãy cụ thể và cung cấp cho họ một con số chính xác. Ngoài ra, hãy cho họ biết bạn mong đợi âm lượng cuộc gọi của họ sẽ tăng lên khi mức độ thoải mái của họ tăng lên.

Lỗi thường gặp: Hãy để thành viên trong nhóm biết các loại sai lầm mà mọi người trong nhóm thường mắc phải, tại sao và làm thế nào họ có thể tránh mắc phải những sai lầm tương tự.

Các mẹo và thủ thuật:Chia sẻ một số điều bạn đã học sẽ giúp họ học cách tốt nhất để thực hiện công việc. Chẳng hạn, nếu bạn giữ các phần trống của sản phẩm bạn đang sản xuất ở bên trái của máy vận hành (đối với người vận hành thuận tay phải), bạn có thể cẩn thận đặt phần hoàn thiện lên khay cho trạm tiếp theo bằng tay phải, trong khi sử dụng tay trái của bạn để trượt phần tiếp theo về phía máy. Mẹo đơn giản này (và một phần lời khuyên) hợp lý hóa quy trình.

Huấn luyện liên tục

Sau khi thành viên trong nhóm của bạn đã hoàn thành khóa đào tạo, điều đó không có nghĩa là việc huấn luyện của bạn kết thúc. Tiếp tục chia sẻ những điều có thể giúp họ trở nên tốt hơn và nhắc nhở họ để tránh những điều làm họ chậm lại hoặc cản trở chất lượng công việc của họ. Hãy nhớ rằng, huấn luyện có một mục tiêu. Cuối cùng, bạn muốn mức độ hiệu suất của nhóm của bạn được cải thiện và điều đó đã hoàn thành một người tại một thời điểm.

Huấn luyện sau một sự kiện

Mặc dù nỗ lực tốt nhất của bạn, sai lầm xảy ra. Một đại diện điện thoại sẽ cung cấp cho khách hàng câu trả lời sai khiến họ đe dọa kiện cáo. Khi điều này xảy ra, bước đầu tiên của bạn là khắc phục sự cố từ quan điểm của công ty và thứ hai, huấn luyện cá nhân, để sai lầm không xảy ra lần nữa. Bạn có thể cần nhắc họ về quy trình hoặc câu trả lời đúng. Điều quan trọng là giữ thái độ tích cực và được hỗ trợ vì tất cả chúng ta đều phạm sai lầm.

Tuy nhiên, nếu đây không phải là lần đầu tiên họ mắc lỗi này, bạn cũng cần phải giải quyết vấn đề đó với họ. Hãy nghĩ về sai lầm của họ như một khoảnh khắc giảng dạy và đảm bảo rằng họ hiểu những gì đã sai và làm thế nào để tránh nó trong tương lai. Trên hết, hãy cẩn thận trong việc giải phóng chúng. Sau bất kỳ buổi huấn luyện nào, bạn muốn nhân viên của mình háo hức làm tốt hơn, không thu mình lại trên bàn làm việc vì sợ hãi.

Dòng dưới cùng

Huấn luyện là một công cụ rất mạnh mà người quản lý có thể sử dụng để cải thiện hiệu suất của đội của họ. Bạn huấn luyện từng người trong đội như một cá nhân, nhưng cũng là một thành viên của đội. Huấn luyện họ trước thời hạn, vì vậy họ đã chuẩn bị; huấn luyện họ khi thời gian trôi qua, vì vậy họ tiếp tục cải thiện. Và huấn luyện họ khi họ mắc lỗi. Hãy tích cực và động viên và họ sẽ cải thiện hiệu suất của đội bằng cách cải thiện hiệu suất của chính họ.