Lập kế hoạch dự án với các công cụ cơ bản của quản lý dự án

Thế giới công việc của chúng ta đang ngày càng trở thành một thế giới của các dự án. Các dự án là cách chúng tôi phát triển các sản phẩm mới, thực hiện các sáng kiến ​​chiến lược và làm mọi thứ mới trong một tổ chức.

Theo định nghĩa, các dự án là những sáng kiến ​​tạm thời và duy nhất, trái ngược với các hoạt động hoạt động thường xuyên. Trong khi nhiều công ty dựa vào các nhà quản lý dự án được đào tạo, được chứng nhận để lãnh đạo các sáng kiến ​​của họ, các kỹ năng dự án ngày càng được yêu cầu đối với tất cả các chuyên gia. Bài viết này cung cấp một giới thiệu về lập kế hoạch dự án cho bất kỳ chuyên gia nào quan tâm đến việc áp dụng các thực tiễn hoạt động rất tốt cho các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp.

Dành thời gian để xác định thực sự và lập kế hoạch dự án của bạn

Các nhà quản lý dự án hiểu rằng một phần lớn trong tổng thời gian dự án được dành cho việc lập kế hoạch. Nhiều người trong chúng ta có xu hướng vội vàng bắt đầu công việc, trong thế giới của các dự án tương tự như bỏ qua việc đọc hướng dẫn về món đồ nội thất mới mà bạn đã mua từ một trong những nhà bán lẻ "tự lắp ráp". Rất có thể, việc vội vàng thực hiện công việc mà không đọc hướng dẫn sẽ tạo ra một số vấn đề nghiêm trọng tại một số điểm trong nỗ lực của bạn.

Thay vì lao thẳng vào công việc, điều quan trọng là phải khắc phục một số vấn đề quan trọng:

1. Chính xác thì bạn đang tạo ra cái gì? Càng cụ thể càng tốt.
2. Khi nào nó phải được hoàn thành bởi?
3. Những tài nguyên nào (con người, thiết bị và ngân sách) mà bạn có quyền truy cập để hoàn thành dự án?

Ba mục trên là các thành phần cơ bản của một tuyên bố phạm vi. Mỗi người quản lý dự án làm việc để làm rõ phạm vi trước khi bắt đầu công việc.

Scoping của Công ty Sáng kiến ​​Tiệc nghỉ lễ

Một tuyên bố phạm vi mẫu cho bữa tiệc ngày lễ của công ty có thể đọc như sau:

Mục tiêu của chúng tôi là lên kế hoạch và cung cấp một bữa tiệc cho công ty cho 100 nhân viên và những người quan trọng khác của họ trước cuối tháng 12, với chi phí không vượt quá 10.000 đô la. Kế hoạch và phối hợp của chúng tôi sẽ bao gồm 4 ủy ban thành viên với sự giám sát của CEO.Bữa tiệc sẽ bao gồm một quầy bar mở, bữa ăn mạ, món tráng miệng và giải trí.

Chỉ cần dành thời gian để tạo ra tuyên bố đơn giản nhưng quan trọng đó cung cấp hướng dẫn mạnh mẽ cho nhóm tham gia vào dự án. Mọi người đều hiểu bản chất của dự án, khung thời gian, tài nguyên và ngân sách.

Phá vỡ phạm vi thành các khối công việc rời rạc

Người quản lý dự án tạo ra một cái gì đó gọi là cấu trúc phân chia công việc để mô tả bằng các thuật ngữ rõ ràng, có thể hành động, tất cả các công việc của dự án phải được hoàn thành bởi ai đó trong một khung thời gian cụ thể. Trong tình huống của bạn, phân tích công việc có thể bao gồm:

• Xác định vị trí.
• Xác nhận phòng trống và khóa nó với một khoản đặt cọc.
• Chọn lựa chọn thực phẩm.
• Xác nhận thanh và những gì thanh bao gồm.
• Xác định các tùy chọn món tráng miệng.
• Tạo và phân phối lời mời với lựa chọn thực phẩm.
• Hoàn thiện lựa chọn thực phẩm dựa trên lời mời trả lại.
• Quyết định loại hình giải trí.
• Xem lại các tùy chọn để giải trí và chọn.
• Xác nhận thiết lập phòng ăn.
• Mua quà tặng bàn cho khách.
• Phối hợp và cung cấp các sự kiện.

Các nhà quản lý dự án sẽ phát triển bản phân tích công việc của dự án mà không cần xem xét tài nguyên hoặc thời gian, nhưng nhiều hơn ở định dạng động não. Khi tất cả các công việc cần thiết để đạt được phạm vi dự án đã được xác định, đã đến lúc đưa nó vào thứ tự, phân công trách nhiệm và yêu cầu ước tính thời gian và chi phí từ các thành viên trong nhóm của bạn.

Tạo kế hoạch dự án từ phân tích công việc

Sau khi hoàn thành phân tích công việc đơn giản được xác định trên trang trước, bây giờ bạn phải:

• Xác nhận rằng tất cả các mục chính để đạt được phạm vi dự án đã được xác định.
• Xác nhận ai sẽ xử lý các mục công việc và tạo ma trận trách nhiệm phác thảo các nhiệm vụ công việc chính của bên chịu trách nhiệm.
• Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm xem xét nhiệm vụ của họ, xác định dự toán thời gian và chi phí, lưu ý thời hạn, tóm tắt nhu cầu tài nguyên và đảm bảo rằng họ đã đánh giá kỹ lưỡng công việc họ phải chịu trách nhiệm.

Khi các bước trên đã được hoàn thành, nhóm dự án nên làm việc cùng nhau để sắp xếp các sự kiện theo đúng thứ tự, lưu ý bất kỳ xung đột nào đối với các tài nguyên hoặc các thách thức lập lịch tiềm năng. Người quản lý dự án sẽ hoàn thành bước này bằng cách phát triển sơ đồ mạng, tính toán đường dẫn quan trọng và sau đó lên lịch cho các tài nguyên, thường là với sự trợ giúp của phần mềm máy tính.

Đối với dự án nhỏ hơn của bạn sử dụng các phương thức không chính thức, một cách tiếp cận loại ghi chú sau đơn giản là sắp xếp các mục trong chuỗi có thể là tất cả những gì cần thiết. Quá trình này sẽ cho phép bạn phát triển bức tranh hoàn chỉnh về các bước liên quan và thời hạn để lập kế hoạch và cung cấp một bữa tiệc kỳ nghỉ tuyệt vời!

Hãy bắt đầu công việc

Bây giờ bạn đã dành thời gian để phạm vi đúng dự án, xác định các nhiệm vụ chính, sắp xếp các nhiệm vụ và đánh giá các yêu cầu về thời gian và tài nguyên, bạn đã sẵn sàng để nhóm làm việc theo trách nhiệm được giao. Vai trò của bạn là người quản lý dự án không chính thức là giám sát công việc, hỗ trợ các thành viên trong nhóm và giúp xác định và giải quyết các thách thức khi chúng xảy ra. Một người quản lý dự án tốt gặp gỡ thường xuyên với các thành viên trong nhóm để đánh giá tiến độ và xác định và điều hướng các rủi ro mới nổi.

Điểm mấu chốt

Các cách tiếp cận tương tự được nêu ở trên có thể được áp dụng cho bất kỳ tình huống dự án nào trong bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh của bạn. Phát triển một phạm vi rõ ràng, xác định công việc, phân bổ tài nguyên, phát triển các ước tính và lịch trình, sau đó theo dõi và kiểm soát công việc. Thực tiễn của bạn sẽ được công nhận bởi các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp tại nơi làm việc của bạn và kết quả của bạn sẽ tốt hơn nhiều so với việc đơn giản nhảy vào công việc mà không suy nghĩ kỹ.