Có được sự hỗ trợ lãnh đạo điều hành trong quản lý dự án

Quản lý dự án có một công việc khó khăn. Theo bản chất của vai trò của mình, họ nhận trách nhiệm thành lập một nhóm hiệu quả để theo đuổi và thành công với các sáng kiến ​​mới. Bởi vì các dự án bao gồm tất cả các công việc được thực hiện trong một công ty, bao gồm các sáng kiến ​​tạm thời và duy nhất cũng như thói quen hoạt động hàng ngày, mỗi dự án là một cuộc phiêu lưu mới.

Thêm vào thực tế rằng các dự án là cách chúng ta đổi mới; cách chúng tôi thực hiện chiến lược và cách chúng tôi xây dựng cơ sở hạ tầng và khả năng của tổ chức của chúng tôi, rõ ràng là các nhà lãnh đạo cấp cao phải làm mọi thứ trong khả năng của mình để hỗ trợ các nhà quản lý dự án công ty của họ.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy thành công của dự án là sự hiện diện của một nhà tài trợ điều hành hiệu quả, tham gia. Vị trí này từ lâu đã gắn liền với thành công của dự án trong các nghiên cứu công nghiệp, tuy nhiên việc xem xét các tài liệu mô tả thực tiễn thực tế xung quanh tài trợ cho thấy chúng ta còn một chặng đường dài để thể chế hóa sự hiện diện và thực hành vai trò của nhà tài trợ trong các tổ chức của chúng ta. Một chút bối cảnh là thích hợp. Trước tiên, hãy xem xét các trách nhiệm chính của nhà tài trợ.

Trách nhiệm chính của một nhà tài trợ điều hành dự án

• Đảm nhận trách nhiệm cho kết quả của một dự án. (Điểm này thường được mô tả là trách nhiệm chung với người quản lý dự án.)
• Điều lệ dự án và trao quyền cho người quản lý dự án và các thành viên nhóm cốt lõi.
• Hỗ trợ nhóm dự án về tài nguyên và tầm nhìn.
• Đảm bảo sự hiện diện và hỗ trợ của các giá trị nhóm hiệu quả, bao gồm cả trách nhiệm và tính minh bạch.
• Hỗ trợ nhóm khi gặp khó khăn phi thường.
• Huấn luyện viên quản lý dự án.
• Bảo vệ nhóm dự án chống lại sự can thiệp của tổ chức.

Điều gì xảy ra khi Nhà tài trợ điều hành ra khỏi hình ảnh

Trong trường hợp không có nhà tài trợ điều hành hỗ trợ, tất cả các trách nhiệm trên thuộc về người quản lý dự án đã quá nặng nề, người thường thiếu băng thông và sức mạnh chính trị để hoàn thành các nhiệm vụ này. Việc thiếu một nhà tài trợ hiệu quả làm tăng nguy cơ của các vấn đề dự án, bao gồm nhưng không giới hạn ở: thất bại, hiệu suất dưới mức tối ưu so với các mục tiêu về thời gian, chi phí và chất lượng và tăng sự hỗn loạn của nhóm.

Nói một cách đơn giản, sự hiện diện của một nhà tài trợ điều hành hiệu quả là một người tạo ra sự khác biệt tích cực cho công việc phức tạp nhằm đưa các sáng kiến ​​tạm thời và duy nhất quan trọng nhất của chúng ta đến một kết luận thành công. Với tầm quan trọng rõ ràng của vai trò, có thể hợp lý khi cho rằng hầu hết các tổ chức đều coi trọng công việc của họ với các nhà tài trợ điều hành. Đáng buồn thay, một chút thời gian trong thế giới thực cho thấy khác.

Một cái nhìn thoáng qua về cách các tổ chức của chúng tôi đối xử với vai trò của Nhà tài trợ điều hành

Là một giảng viên quản lý tốt nghiệp trong quản lý dự án, tôi có may mắn được thường xuyên tìm hiểu về các hoạt động quản lý dự án của các sinh viên của tôi, những người sử dụng lao động trong một khu vực đô thị lớn. Từ các công ty Fortune 100 đến các doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp và phi lợi nhuận, các tổ chức được đại diện là một bộ phận của nền kinh tế của chúng tôi.

Mặc dù có thể hợp lý để mong đợi trong thời đại này, nơi thực tiễn quản lý dự án được thiết lập tốt rằng hầu hết các công ty sẽ hiển thị các thực tiễn trưởng thành xung quanh vai trò của nhà tài trợ điều hành, trong thực tế, tình huống hoàn toàn ngược lại. Một vài phát hiện phi khoa học từ cuộc khảo sát không chính thức hàng năm của tôi về sinh viên MBA về vai trò của nhà tài trợ điều hành trong các công ty của họ:

• Trung bình, hơn năm mươi phần trăm sinh viên mô tả công ty của họ là không có thực hành chính thức xung quanh tài trợ điều hành.
• Một số công ty có bất kỳ đào tạo chính thức hoặc mô tả tiêu chuẩn cho vai trò và trách nhiệm của nhà tài trợ.
• Tôi chưa có một báo cáo sinh viên rằng công ty của anh ấy / cô ấy cung cấp đào tạo cho các nhà tài trợ điều hành của họ.
• Có rất ít thỏa thuận nhất quán về trách nhiệm giải trình của nhà tài trợ cho thành công của dự án.
• Khi các sinh viên phỏng vấn các nhà quản lý dự án trong các công ty của họ về sự hài lòng của họ với hiệu suất và sự hỗ trợ của các nhà tài trợ của họ, phần lớn những người được khảo sát bày tỏ sự thất vọng.

Việc xem xét các cuộc điều tra chính thức hơn từ các hiệp hội ngành và các công ty tư vấn tư nhân củng cố tính hợp lệ chung của đầu vào từ các sinh viên của tôi. Và trong khi tình trạng hiện tại của thực tiễn tài trợ điều hành có thể để lại cơ hội cải tiến, các nhà quản lý dự án không có lựa chọn nào khác ngoài việc tiếp tục tiến lên với các sáng kiến ​​của họ. Tuy nhiên, có một số bước mà các nhà quản lý dự án có thể thực hiện để tuyển dụng hỗ trợ điều hành rất cần thiết.

Làm thế nào để có được sự hỗ trợ điều hành cho dự án của bạn

1. Tuyển dụng một nhà tài trợ. Nếu dự án của bạn có ý nghĩa chiến lược cho công ty của bạn, trực tiếp cho khách hàng hoặc gián tiếp bằng cách cho phép các hoạt động nội bộ hiệu quả và hiệu quả hơn để hỗ trợ khách hàng, bạn nên tuyển dụng một nhà tài trợ. Làm việc trực tiếp với người báo cáo của bạn hoặc người đứng đầu Văn phòng Quản lý dự án của bạn để củng cố tầm quan trọng của dự án và yêu cầu trợ giúp. Nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của nhà tài trợ như đã xác định ở trên, và chỉ ra nghiên cứu công nghiệp có liên quan đến thành công của dự án và tài trợ hiệu quả.

1. Đào tạo nhà tài trợ của bạn. Nhấn mạnh vai trò là chiến lược, không phải là chiến thuật hay là một nhân vật. Hầu hết các giám đốc điều hành đến với vai trò của một nhà tài trợ mà không được đào tạo chính thức hoặc thậm chí bối cảnh cho trách nhiệm của họ. Trong khi bạn đang ở trong vai trò hơi khó xử khi đào tạo một giám đốc điều hành, hầu hết những cá nhân này sẽ đánh giá cao bối cảnh và hướng dẫn của bạn. Các vấn đề về trách nhiệm, củng cố giá trị và bảo vệ nhóm nên là trọng tâm chính của bạn khi lên tàu tài trợ điều hành của bạn.
2. Tích cực tham gia và liên quan đến nhà tài trợ của bạn. Các mối quan hệ quản lý dự án / nhà tài trợ tốt nhất có tính tương tác cao. Điều quan trọng là hai bên phải thiết lập một giao thức truyền thông rõ ràng để cập nhật các hoạt động của dự án cũng như gắn cờ và ứng phó với các tình huống khẩn cấp. Người quản lý dự án nên khuyến khích nhà tài trợ điều hành tham dự các cuộc họp nhóm hoặc tình trạng theo thời gian để thể hiện sự quan tâm thực sự và đóng vai trò là người cổ vũ tích cực cho tổ chức vì thành công của nhóm.

1. Yêu cầu hỗ trợ huấn luyện từ nhà tài trợ của bạn. Sẽ rất hữu ích khi có ai đó có nhiều kinh nghiệm hơn bạn quan sát và đưa ra phản hồi và huấn luyện tích cực và tích cực về hiệu suất của bạn. Hãy để nhà tài trợ của bạn biết rằng bạn hoan nghênh đầu vào này trong ổ đĩa của mình để cải thiện và khi nhận được, hãy chấp nhận nó một cách duyên dáng.
2. Tận dụng nhà tài trợ cẩn thận cho các vấn đề lớn. Hãy cẩn thận không xem hoặc đối xử với nhà tài trợ của bạn quá nhiều về các vấn đề chiến thuật. Nhà tài trợ của bạn sử dụng cao nhất và tốt nhất là để giúp tài nguyên an toàn; đóng vai trò là người phát ngôn của nhóm dự án cho nhóm quản lý rộng hơn và giúp bạn củng cố các giá trị thiết yếu của nhóm. Có một hành động cân bằng mà người quản lý dự án phải tôn trọng khi xem xét việc lôi kéo nhà tài trợ vào các hoạt động nhóm.

Điểm mấu chốt

Vai trò của nhà tài trợ điều hành là một trong những phần quan trọng của câu đố để thành công cho các sáng kiến ​​dự án. Các nhà quản lý dự án thành công hiểu vai trò này quan trọng như thế nào và làm việc để có được sự hỗ trợ điều hành ở mức độ và cường độ phù hợp. Nếu vai trò của nhà tài trợ vắng mặt hoặc mơ hồ, hãy tự mình tuyển dụng và đào tạo các nhà tài trợ điều hành để hỗ trợ bạn, nhóm của bạn và công ty của bạn để thành công.