Cách trả lời câu hỏi phỏng vấn về tổ chức

Không có gì đáng ngạc nhiên khi những người phỏng vấn xin việc thường đưa ra một câu hỏi về kỹ năng tổ chức của bạn. Khả năng phân bổ hiệu quả thời gian, năng lượng và tài nguyên là rất quan trọng đối với gần như mọi vị trí trong bất kỳ ngành nào. Tổ chức cũng là một kỹ năng mềm cần thiết cho những người làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh, nơi họ được kỳ vọng là người đa nhiệm xuất sắc. Trước khi bạn ngồi xuống phỏng vấn, hãy suy nghĩ về câu trả lời của bạn cho các câu hỏi phỏng vấn về tổ chức.

Cách nói về tổ chức

Có một cách duy nhất đúng để duy trì tổ chức, và do đó không có một câu trả lời đúng cho câu hỏi. Hãy nói về phương pháp cá nhân của riêng bạn, cách nào hiệu quả với bạn và tại sao.

• Chứng minh rằng bạn đã nghĩ về các phương pháp và thách thức tổ chức của bạn, rằng chúng quan trọng đối với bạn và rằng bạn có một hệ thống hoạt động.
• Mô tả các phương pháp cụ thể của bạn để duy trì tổ chức càng chi tiết càng tốt.
• Liên quan một ví dụ về những cách mà hệ thống của bạn mang lại lợi ích cho bạn và những người khác.
• Căng thẳng rằng bạn có thể linh hoạt để phù hợp với các vấn đề và nhiệm vụ mới bất ngờ.

Cách mô tả bản thân

Bạn có thể được hỏi liệu bạn sẽ mô tả bản thân như một người có tổ chức. Câu trả lời ngắn gọn là "có", nhưng hãy xem xét mở rộng câu trả lời của bạn với một số chi tiết cho thấy sự hợp lý làm cơ sở cho sự tự tin của bạn. Bạn có thể điều chỉnh một trong những ví dụ này theo kinh nghiệm và thói quen của riêng bạn:

• Chắc chắn rồi. Tôi thích giữ một danh sách kiểm tra và đảm bảo rằng mỗi mục đều nhận được sự chú ý mà nó cần.
• Vâng, đôi khi hơi quá nhiều như vậy. Tôi chắc chắn rằng mọi thứ đều gọn gàng và theo thứ tự.
• Tôi là một người rất có tổ chức và kỹ lưỡng, mà tôi nghĩ rằng nó đóng góp cho thành công của tôi.
• Có, tôi sử dụng một số công cụ trực tuyến và máy tính để bàn để được tổ chức. Vào thứ Hai mỗi tuần, tôi xem lại lịch của mình và nêu bật những điều quan trọng tôi cần hoàn thành.
• Tôi thích lập kế hoạch cho các dự án công việc hàng ngày, hàng tuần và dài hạn của tôi một cách cẩn thận.
• Tôi coi đó là một điểm để thiết lập lời nhắc và viết danh sách việc cần làm. Sau đó, tôi tạo ra các khối thời gian để dành cho các nhiệm vụ cụ thể, vì vậy tôi đã chỉ định các bước và thời gian cần thiết được phân bổ để đáp ứng các mục tiêu đó.

• Tôi lên kế hoạch trước càng nhiều càng tốt, nhưng trong thực tế, mọi thứ xuất hiện vào phút cuối. Vì vậy, tôi đảm bảo rằng tôi có thể điều chỉnh và phản hồi nhanh chóng, tích hợp các ưu tiên mới vào công việc hàng ngày.
• Tôi chắc chắn rằng tôi và các thành viên trong nhóm của tôi biết thời hạn dự án đã thiết lập và sau đó tôi đặt điểm chuẩn để chúng tôi có thể theo dõi tiến trình của mình. Đối với hầu hết các dự án, tôi cũng đặt ra thời hạn hoàn thành sớm của Google, một hoặc hai ngày trước thời hạn cuối cùng, và cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu đó để dự án hoàn thành trước thời hạn.

Chuẩn bị cho các câu hỏi tiếp theo chuyên sâu

Người phỏng vấn thường theo dõi một câu hỏi ban đầu về tổ chức để kiểm tra xem bạn có thực sự nghĩ đến nó không. Những ví dụ này cho thấy suy nghĩ của bạn chi tiết đến mức nào khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn.

• Những bước bạn làm để tổ chức và lập kế hoạch cho một dự án? Câu trả lời của bạn nên thể hiện cách bạn sử dụng các kỹ năng tổ chức để chuẩn bị cho một dự án và sau đó tập trung vào nó.
• Làm thế nào để bạn thích ứng với những thay đổi vào phút cuối mà bạn phải phù hợp? Câu trả lời của bạn sẽ cho thấy rằng bạn có thể sửa đổi kế hoạch của mình và tích hợp thông tin mới khi cần thiết.
• Làm thế nào để bạn ưu tiên các nhiệm vụ trong một dự án? Phản ứng của bạn sẽ chứng minh rằng bạn biết cách lập kế hoạch, phân tích các phương pháp và khả năng khác nhau, đưa ra quyết định hợp lý và thành công với khối lượng công việc của bạn.

• Làm thế nào để bạn lên kế hoạch trước cho những thay đổi thời hạn có thể hoặc những thách thức không lường trước được? Hãy cho chúng tôi biết về cách bạn phát triển các kế hoạch dự phòng trong trường hợp Kế hoạch của A Một cách thực hiện.
• Làm thế nào để bạn xử lý một tình huống khi kế hoạch của bạn không đủ? Thảo luận về khả năng giải quyết vấn đề của bạn, khả năng đa nhiệm của bạn, cách bạn xử lý các ưu tiên cạnh tranh và khả năng sắp xếp lại khi cần thiết.

Cung cấp ví dụ về các kỹ năng của bạn

Khi bạn trả lời những câu hỏi tiếp theo này, hãy cố gắng cung cấp các ví dụ cụ thể về những dịp bạn thể hiện kỹ năng tổ chức tại nơi làm việc. Điều này sẽ đặc biệt hiệu quả nếu bạn có thể chỉ ra cách các kỹ năng của bạn giải quyết vấn đề hoặc đóng góp cho công ty của bạn.

Có lẽ bạn đã có thể loại bỏ một hồ sơ tồn đọng của giấy tờ. Có thể bạn đã thiết lập thời hạn và quy trình cho một dự án quan trọng đảm bảo hoàn thành thành công. Bằng cách mô tả tài năng tổ chức của bạn đã có tác động tích cực như thế nào, bạn sẽ có thể gây ấn tượng với người phỏng vấn như một người có thể làm