Cách xây dựng nhóm dự án hiệu suất cao

Các nhóm dự án không tự phát sinh thành các nhóm hiệu suất cao, hiệu quả. Thay vào đó, chúng là đầu ra của các hành động có chủ ý của các nhà lãnh đạo và các thành viên trong nhóm để tạo ra và củng cố một môi trường nơi các hành vi đúng đắn phát triển, và các hành vi sai lầm chết vì thiếu oxy., chúng tôi khám phá những thách thức của các nhóm dự án hoạt động kém cũng như các cách tiếp cận mà các nhà lãnh đạo nhóm và quản lý dự án hàng đầu sử dụng để vượt ra khỏi các giai đoạn hình thành và gây bão của Tuckman đến một giai đoạn nhấn mạnh vào việc thực hiện. Cảnh báo công bằng: không có danh sách phép thuật nào làm những điều này, và một đội ngũ tuyệt vời sẽ xuất hiện. Đây là một công việc khó khăn đòi hỏi phải áp dụng cả khoa học đằng sau hiệu suất của nhóm và nghệ thuật dẫn dắt người khác.

Năm Misfires chung của các nhóm dự án đang đấu tranh

Dành thời gian quan sát và làm việc với các nhóm dự án đấu tranh và bạn sẽ nhận thấy nhiều lĩnh vực nơi giao tiếp bị phá vỡ và hiệu suất bị ảnh hưởng. Đào bên dưới bề mặt để tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của sự kém hiệu quả, và năm vấn đề phổ biến này luôn luôn xuất hiện.

Không có người tham gia PurposeTeam rõ ràng và Galvanizing không biết tầm quan trọng của dự án và kết nối của nó với khách hàng hoặc tổ chức. Đối với các thành viên trong nhóm dự án, đây chỉ là một dự án khác.

Khách hàng không có chỗ ngồi tại bàn

Sự thiếu rõ ràng xung quanh khách hàng dẫn đến một môi trường dự án đầy sương mù, nơi các thành viên trong nhóm mò mẫm và vượt qua mọi thứ từ yêu cầu đến thời gian và chi phí.

Quản lý dự án là hiện tại, nhưng lãnh đạo dự án đang thiếu

Giá trị là mơ hồ hoặc không có. Trách nhiệm và trách nhiệm không được thiết lập tốt. Các công cụ và mẫu có ở đó, nhưng các kỹ năng mềm không được tìm thấy.

Vai trò không rõ ràng và không rõ ràng

Hiệu suất bị ảnh hưởng khi mọi người không hiểu vai trò của chính họ hoặc vai trò của các thành viên trong nhóm.

Quá nhiều dự án theo đuổi quá ít tài nguyên

Trong các tổ chức theo phong cách quản lý ma trận ngày nay, các thành viên trong nhóm thường được phân phối trên nhiều sáng kiến. Khi các dự án sinh sôi nảy nở như thỏ sinh sản, các thành viên trong nhóm bị áp đảo phải tập trung và làm tốt nhất công việc của mình.

Tám hành động bạn phải thực hiện để tạo một nhóm dự án hiệu suất cao:

Mặc dù thật tuyệt khi tin rằng có một danh sách kiểm tra đơn giản để theo dõi để xây dựng một nhóm hiệu suất cao, cuộc sống, dự án và mọi người không dễ dàng như vậy. Những gợi ý dưới đây là nhiều hơn Điều kiện tối thiểu cần thiết để thành công hơn họ Làm điều này và mọi thứ sẽ làm việc. Hãy nhớ rằng, xây dựng những đội ngũ tuyệt vời là sự pha trộn giữa khoa học về tâm lý và khoa học thần kinh của con người và nghệ thuật lãnh đạo. Sử dụng các ý tưởng có sức khỏe tốt làm nền tảng cho sự phát triển nhóm hiệu suất cao của riêng bạn!

Biến dự án thành một nhiệm vụ hoành tráng!

Học một bài học quản lý từ thế giới trò chơi video và chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm rất ý thức về bản chất của nhiệm vụ và tầm quan trọng của nó đối với khách hàng, tổ chức và sự phát triển của họ với tư cách là chuyên gia. Mỗi dự án nên được các thành viên trong nhóm xem là một cơ hội để tăng cấp bằng cách áp dụng các kỹ năng của họ và phát triển và học các kỹ năng mới. Với sự sáng tạo, ngay cả những sáng kiến ​​nhỏ nhất cũng có thể được định vị như một phần của nhiệm vụ lớn hơn.

Nhận biết và tận dụng S.C.A.R.F. Mô hình từ thế giới khoa học thần kinh

Từ viết tắt này là viết tắt của: status, chắc chắn, tự chủ, liên quan và công bằng. Tất cả mọi thứ về cấu trúc và quản lý nhóm phải củng cố những vấn đề cá nhân quan trọng này cho mỗi thành viên trong nhóm. Người lãnh đạo dự án hiệu quả chú ý cẩn thận đến các thuộc tính này và cấu trúc các hành vi của cô ấy để củng cố các mặt tích cực cho từng cá nhân trong nhóm dự án.

Học một bài học lãnh đạo quan trọng từ nghiên cứu dẫn đầu trong các tình huống nguy hiểm

Các thành viên trong nhóm phải tin tưởng rằng trưởng nhóm quan tâm đến từng thành viên trong nhóm và tập trung nghiêm túc vào việc đảm bảo sự an toàn và thành công của họ. Là trưởng nhóm, hãy hỏi và trả lời: “Tại sao các thành viên trong nhóm của tôi sẽ tin tưởng tôi dẫn họ đến sự an toàn và thành công? Và sau đó xác định các hành vi bạn phải thể hiện hàng ngày để củng cố cam kết của bạn với họ.

Hãy chắc chắn rằng khách hàng có mặt từ ngày đầu tiên và trong mọi cuộc họp tiếp theo

Bạn không thể bắt đầu dự án nếu quan điểm của khách hàng không rõ ràng. Cho dù sáng kiến ​​của bạn tập trung vào một đối tượng rất cụ thể hoặc một nhóm mục tiêu tổng quát hơn, có những kỹ thuật bạn có thể sử dụng để tạo sự rõ ràng. Đối với các sáng kiến ​​phát triển sản phẩm mới nhằm thu hút khách hàng mới, hãy tạo các diện khách hàng chi tiết cho từng loại. Đối với các nỗ lực xây dựng hoặc phát triển lớn, đảm bảo đại diện khách hàng là một phần của phạm vi dự án và phê duyệt. Trong những tình huống mà khách hàng không thể có mặt về mặt vật lý, một số đội tạo ra một proxy bị cắt bỏ hoặc một con thú nhồi bông chiếm một chỗ trong mỗi cuộc họp.

Nhóm được yêu cầu hỏi và cố gắng trả lời cho mọi quyết định: Khách hàng sẽ nói gì về vấn đề này.

Có thành viên nhóm của bạn xác định một điều lệ vai trò

Mọi người trong đội nên hỏi và trả lời: Vào cuối dự án này, các thành viên trong nhóm của tôi sẽ nói gì về tôi? Chia sẻ và thảo luận và xác định một mô tả vai trò tương ứng với các câu trả lời.

Dạy cho nhóm của bạn hai bộ kỹ năng quan trọng này: Cách nói chuyện và cách quyết định

Sớm trong quá trình thành lập nhóm, đặt kỳ vọng cho giao tiếp giữa các cá nhân và đảm bảo rằng bạn củng cố trách nhiệm. Đối với cài đặt nhóm, hãy dạy nhóm khám phá các vấn đề thông qua các cách tiếp cận thuận lợi, tập trung vào chất xám của nhóm vào một chủ đề tại một thời điểm. Dạy chúng phân tích cảm xúc, rủi ro, ý tưởng và vấn đề thông tin và giải quyết từng vấn đề một cách riêng biệt trước khi vội vàng phán xét. Để ra quyết định, hãy giúp các nhóm hiểu mọi lựa chọn lớn từ nhiều quan điểm (khung) và dạy họ đánh giá nhiều lựa chọn cho mỗi quyết định.

Những kỹ năng này không được dạy trong các chương trình quản lý dự án và không bắt buộc như là một phần của chứng nhận chuyên môn của họ, nhưng chúng rất cần thiết để giúp một nhóm học cách làm việc cùng nhau.

Tận dụng huấn luyện đội

Huấn luyện là một công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ hiệu suất nhóm và nó thường không được sử dụng đúng mức. Bạn có thể sử dụng các nguồn lực bên ngoài hoặc bên trong cho vai trò này, mặc dù huấn luyện viên phải là người ngoài cuộc khách quan có khả năng quan sát và đưa ra phản hồi thẳng thắn, hành vi về hiệu suất và hiệu quả của đội. Huấn luyện viên là một nguồn tài nguyên vô giá trong việc giúp quan sát và xác định các sự cố trong quá trình thảo luận và ra quyết định được nêu trong số sáu ở trên. Tận dụng huấn luyện viên để thách thức các giả định và cảnh giác với các thành kiến ​​nhóm khác nhau bao gồm cả nhóm.

Chiến đấu hết mình vì thời gian và sự chú ý của các thành viên trong nhóm của bạn

Các nhà lãnh đạo dự án tuyệt vời làm việc chăm chỉ thay mặt các thành viên trong nhóm của họ để đảm bảo rằng họ có thể tập trung và làm tốt nhất công việc của mình. Là một nhà lãnh đạo dự án, điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tham gia vào chính trị tổ chức với các nhà lãnh đạo dự án và chức năng khác và thương lượng thay mặt cho các thành viên trong nhóm của bạn. Sự ủng hộ của bạn và khả năng của bạn để cung cấp hỗ trợ qua lại cho các nhà lãnh đạo dự án khác cho nhu cầu tài nguyên của riêng họ sẽ chứng minh sự quan trọng trong hiệu suất nhóm ngắn hạn và thành công lâu dài của bạn.

Điểm mấu chốt

Nếu bạn để hiệu suất nhóm dự án có cơ hội, không có khả năng hiệu suất cao sẽ xuất hiện. Do tầm quan trọng của các dự án tại nơi làm việc của chúng tôi, tất cả mọi người từ các giám đốc điều hành phê duyệt và tài trợ dự án cho các trưởng nhóm, quản lý dự án và các thành viên trong nhóm đều có cổ phần trong kết quả. Làm việc chăm chỉ từ vị trí quản lý dự án hoặc thành viên nhóm của bạn để đảm bảo sự hiện diện của các công cụ và ý tưởng được nêu ở trên và khả năng tạo nhóm hiệu suất cao của bạn được cải thiện đáng kể.