Nhân viên tiếp tân pháp lý Tổng quan và nhiệm vụ

Nhân viên tiếp tân pháp lý là người giữ cửa của một công ty luật hoặc bộ phận pháp lý. Họ làm việc tại quầy lễ tân trong sảnh của công ty luật hoặc khu vực chờ, chào hỏi khách hàng và khách và trả lời các cuộc gọi đến. Vì nhân viên tiếp tân thường là người đầu tiên mà khách hàng và khách truy cập tương tác, anh ấy hoặc cô ấy rất quan trọng đối với hình ảnh của công ty và phải được đánh bóng, chuyên nghiệp và rõ ràng.

Công việc này là một cách tuyệt vời để xâm nhập vào lĩnh vực pháp lý vì nhân viên tiếp tân có thể làm việc trong các công ty luật, văn phòng chính phủ, bộ phận pháp lý của công ty, địa điểm lợi ích công cộng và tòa án. hoặc các công ty luật. Những người xuất sắc thường được đề bạt vào các vị trí khác trong công ty như giám sát viên lễ tân pháp lý, thư ký pháp lý hoặc trợ lý luật sư. Nhân viên tiếp tân pháp lý cũng có cơ hội kết nối với tất cả các cấp nhân sự trong công ty luật - từ nhân viên phòng sao chép đến các đối tác cao cấp - cũng như khách hàng, luật sư phản đối, nhà cung cấp hợp pháp và khách truy cập khác.

Nhiệm vụ công việc

Nhiệm vụ tiếp tân pháp lý khác nhau với môi trường làm việc và loại hình thực hành. Trong các văn phòng nhỏ hơn, nhân viên tiếp tân pháp lý cũng có thể tăng gấp đôi làm thư ký pháp lý cho một hoặc nhiều luật sư. Nhiệm vụ lễ tân pháp lý điển hình bao gồm:

• Chào hỏi khách hàng và khách truy cập và trả lời các câu hỏi của khách
• Trả lời và định tuyến các cuộc gọi đến trên hệ thống điện thoại nhiều đường dây
• Lập lịch và định tuyến khách hàng
• Duy trì và lên lịch các phòng hội thảo
• Duy trì khu vực chờ, sảnh hoặc các khu vực công cộng khác
• Phục vụ cà phê hoặc trà cho khách
• Đặt hàng nhà cung cấp
• Quét, photocopy, fax và nộp tài liệu
• Thu thập và định tuyến thư và gói chuyển phát tay
• Xác minh nhân viên và cấp thẻ khách truy cập

Trong các công ty nhỏ hơn, nhân viên tiếp tân pháp lý có thể xử lý các nhiệm vụ hành chính bổ sung như thanh toán, nhập dữ liệu, xử lý văn bản, thiết lập hồ sơ vụ án mới và soạn thảo thư từ đơn giản.

Giáo dục

Bằng tốt nghiệp trung học thường được yêu cầu. Một số nhà tuyển dụng có thể thích một số giáo dục hoặc đào tạo văn phòng chính thức cũng như kinh nghiệm trong một văn phòng luật. Nhiều nhà tuyển dụng cung cấp đào tạo tại chỗ.

Kỹ năng

Nhân viên tiếp tân pháp lý phải có kỹ năng giao tiếp và khách hàng tuyệt vời để giao tiếp với luật sư cấp cao, đối tác, khách hàng, luật sư phản đối, phóng viên tòa án, nhà cung cấp, nhân viên và những người khác. Họ cũng phải có khả năng vận hành hệ thống điện thoại nhiều đường dây và thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, máy quét, máy photocopy và thiết bị hội nghị truyền hình.

Kỹ năng chính tả và ngữ pháp mạnh mẽ rất quan trọng trong việc lấy thông điệp hiệu quả và soạn thảo thư từ và báo cáo. Làm quen với các thuật ngữ pháp lý và biệt ngữ và sự hiểu biết về các hình thức văn phòng và tài liệu pháp lý khác nhau cũng rất quan trọng đối với công việc. Một số nhân viên tiếp tân pháp lý, đặc biệt là những người làm việc trong các công ty luật nhỏ, cũng phải quen thuộc với việc xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu và nền tảng thanh toán.

Đặc điểm cá nhân

Vì nhân viên tiếp tân hợp pháp thường là khách truy cập liên hệ kinh doanh đầu tiên với công ty hoặc công ty, nên một diện mạo chuyên nghiệp và thái độ lịch sự là rất quan trọng. Những đặc điểm cá nhân khác cần thiết cho công việc là:

• Tôn trọng tính bảo mật và quyền quyết định
• Sự chú ý đến chi tiết
• Tích cực, thái độ lạc quan
• Kiên nhẫn đối phó với những vị khách khó tính
• Độ tin cậy

Cân bằng cuộc sống công việc

Hầu hết các nhân viên tiếp tân hợp pháp làm việc một tuần làm việc tiêu chuẩn 40 giờ, mặc dù có thể phải làm thêm giờ. Vì nhân viên tiếp tân hiếm khi đi du lịch hoặc làm việc vào cuối tuần hoặc buổi tối, nghề nghiệp này mang lại sự cân bằng tuyệt vời cho học sinh, phụ huynh và những người khác có trách nhiệm quan trọng bên ngoài nơi làm việc. Chia sẻ công việc và sắp xếp công việc linh hoạt khác có sẵn với một số nhà tuyển dụng.

Yêu cầu của một văn phòng luật bận rộn và tương tác với những tính cách khó khăn và thời hạn chặt chẽ có thể tạo ra một môi trường làm việc căng thẳng. Vì nhân viên tiếp tân hợp pháp thường ngồi trong thời gian dài và dành nhiều thời gian để bàn phím, họ có thể gặp phải tình trạng mỏi mắt hoặc chuyển động lặp đi lặp lại như hội chứng ống cổ tay.

Đền bù

Mức lương tiếp tân pháp lý khác nhau dựa trên quy mô công ty, vị trí địa lý, kinh nghiệm và các yếu tố khác. Mức lương trung bình mỗi giờ của nhân viên tiếp tân (trong tất cả các ngành) vào tháng 5 năm 2015 là 20,77 đô la. Bởi vì nhân viên tiếp tân hợp pháp là chuyên ngành, nhân viên tiếp tân hợp pháp có xu hướng kiếm được nhiều hơn so với nhân viên tiếp tân nói chung. Trong các công ty nhỏ và khu vực nông thôn, nhân viên tiếp tân pháp lý thiếu kinh nghiệm có thể bắt đầu với mức lương tối thiểu. Theo cấp cao, các giám sát viên tiếp tân hợp pháp ở New York hoặc Los Angeles có thể kiếm được hơn 43.200 đô la, theo Cục Thống kê Lao động (BLS).

50 phần trăm trung bình kiếm được từ $ 15,94 đến $ 27,76. 10 phần trăm thấp nhất kiếm được ít hơn $ 12,86 và 10 phần trăm cao nhất kiếm được hơn $ 35,05. Mức lương hàng năm dao động từ $ 26,760 đến $ 72,890.

Nhân viên tiếp tân pháp lý trong thực hành pháp luật bận rộn thường kiếm được thu nhập trên mức lương cơ bản của họ thông qua giờ làm thêm.

Triển vọng

Việc làm được dự báo sẽ tăng nhanh hơn mức trung bình của nhân viên tiếp tân, theo Cục Lao động, Cục Thống kê Lao động. Tăng trưởng việc làm, cùng với nhu cầu thay thế công nhân chuyển sang nghề khác hoặc rời khỏi lực lượng lao động, sẽ tạo ra một số lượng lớn cơ hội việc làm cho nhân viên tiếp tân, báo cáo của BLS.