Thẻ điểm cân bằng như một công cụ quản lý hiệu suất

Khi bạn trở nên quá tập trung vào một khía cạnh của công việc, bạn có thể làm hỏng sức khỏe tổng thể của doanh nghiệp. Bởi vì điều này, nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp chọn thực hiện một cách tiếp cận Thẻ điểm cân bằng trong tổ chức của họ. Thẻ điểm cân bằng là gì và làm thế nào bạn có thể sử dụng nó để không chỉ nhận tài chính theo thứ tự mà còn là một công cụ quản lý hiệu suất?

Thẻ điểm cân bằng là gì?

Thẻ điểm cân bằng là một báo cáo xem xét nhiều lĩnh vực khác nhau. Một mẫu tốt cho tất cả người dùng không tồn tại vì thẻ điểm cân bằng có thể điều chỉnh cho mọi doanh nghiệp và mọi nhu cầu của nó thậm chí còn được sử dụng như một công cụ quản lý con người.

Mục tiêu của thẻ điểm cân bằng là giúp bạn tập trung vào nhiều hơn một lĩnh vực kinh doanh, thông thường, mọi người tập trung vào tài chính. Nếu việc bán hàng đang diễn ra tốt đẹp thì đó là tất cả những gì bạn cần tập trung vào, phải không? Vâng, sai rồi. Các nhà quản lý luôn có nhiều trách nhiệm hơn chỉ là những con số cuối cùng.

Thẻ điểm cân bằng truyền thống tập trung vào bốn lĩnh vực:

• Tài chính
• khách hàng
• Quá trình
• Năng lực tổ chức (hoặc học tập và tăng trưởng)

Mặc dù các danh mục này đến từ những người sáng tạo ban đầu của thẻ điểm cân bằng, cụ thể là Tiến sĩ Robert Kaplan và Tiến sĩ David Norton, bạn không bị giới hạn trong việc sử dụng ý tưởng của mình, mặc dù chúng là những khuyến nghị tốt. Điều bạn cần làm là đảm bảo rằng bạn tập trung vào các ưu tiên mà mỗi người quản lý cần đạt được để làm cho bộ phận của họ tốt hơn. Bằng cách này, bạn kết hợp các phòng ban và lợi ích và đến với nhau như một công ty biểu diễn.

Thẻ điểm cân bằng thường được sử dụng như một bảng điều khiển gồm các yếu tố có thể đo lường được liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Bây giờ nó đã trở thành một phần của một cách chiến lược rộng lớn hơn để xem tổ chức. Triển vọng rộng lớn hơn này bao gồm các yếu tố ít hữu hình khác như các chỉ số chiến lược quan trọng.

Sử dụng Thẻ điểm cân bằng làm Công cụ quản lý hiệu suất

Một kết quả tích cực của việc sử dụng thẻ điểm cân bằng là nó làm cho hiệu suất trong nhiều lĩnh vực có thể quan sát được. Khi bạn xem xét tất cả các khía cạnh của một công việc, bạn có thể thấy khu vực nào mạnh và khu vực nào yếu. Khi bạn chỉ nhìn vào một khía cạnh của hiệu suất, bạn có thể thấy nếu có vấn đề chung, nhưng bạn không có thông tin bạn cần để khắc phục tình huống này.

Chẳng hạn, Steve là người quản lý bộ phận sản xuất của một cửa hàng tạp hóa. Theo truyền thống, người quản lý của anh ta nhìn vào số lãi và lỗ của anh ta và quyết định xem anh ta là người quản lý tốt hay xấu. Nhưng, hãy xem điều gì xảy ra khi bạn thêm vào ba lĩnh vực trách nhiệm khác của anh ấy vào bảng điểm cân bằng.

Khách hàng: Loại phản hồi nào bạn nhận được từ khách hàng? Bạn đã nhận được khiếu nại về chất lượng của sản phẩm? Hoặc, bộ phận đã nhận được lời khen ngợi cho một sản phẩm chất lượng? Khách hàng nói gì về nhân viên? Họ thấy chúng hữu ích hay không có ích?

Nó dễ dàng xác định khách hàng là ai trong một tổ chức bán lẻ và đôi khi không hoàn toàn rõ ràng trong một bộ phận nội bộ, nhưng mọi người đều có một khách hàng. Bạn cần xác định khách hàng đó là ai cho mỗi nhóm mà cả khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài.

Người quản lý sản phẩm giả định này nên có số liệu cụ thể mà bạn nhìn vào để xác định dịch vụ khách hàng đang diễn ra như thế nào. Điểm tốt từ khách hàng và tài chính lớn đều tích cực. Điểm xấu và tài chính lớn có thể có nghĩa là bạn có một vấn đề nghiêm trọng đang chờ xảy ra.

Chẳng hạn, nếu người quản lý của bạn đã tăng lợi nhuận bằng cách bán sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, cuối cùng khách hàng sẽ đi nơi khác. Nhìn vào phản hồi của khách hàng giúp cảnh báo bạn.

Quá trình: Các quy trình là các hoạt động nội bộ cho doanh nghiệp. Người quản lý này đang làm gì với các quy trình và thủ tục nội bộ? Anh ta đã phát triển các quy trình cho khu vực trách nhiệm của mình và họ có phù hợp với quy trình chung của công ty không?

Khi bạn đang thực hiện các quy trình và thủ tục trên các trang web hoặc trên các phòng ban, chúng được đo lường trong danh mục này. Ngoài ra, các quy trình đo có thể được cụ thể cho bộ phận của mình.

Vì vậy, Steve, người quản lý sản xuất mẫu có các quy trình mua, luân chuyển và bán sản phẩm. Bao nhiêu sản phẩm được ném ra? Các quy trình của anh ấy để xử lý các sản phẩm bị loại bỏ để đảm bảo lợi nhuận tăng lên của bạn là gì?

Một lần nữa, nếu bạn chỉ nhìn vào lợi nhuận và thua lỗ, bạn có thể không biết mình cần cải thiện ở đâu, nhưng nếu bạn đang xem lợi nhuận và bạn phát hiện ra rằng sản phẩm không được đóng gói lại đúng cách, điều này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết.

Năng lực tổ chức Học tập và tăng trưởng: Bạn cần giữ mọi người quản lý mọi người có trách nhiệm với người của họ. Một người quản lý có doanh thu cao ngất trời không phải là một người quản lý tốt. Một người quản lý mà mọi người không bao giờ chuẩn bị để chuyển lên cấp cao hơn không phải là một người quản lý tốt.

Khi bạn nói về mọi người, bạn không bao giờ có thể tập trung hoàn toàn vào hiện tại mà bạn luôn cần chuẩn bị để tiến lên, và điều đó đòi hỏi phải được đào tạo và phát triển.

Vì vậy, bạn cần phải giữ ví dụ người quản lý sản xuất chịu trách nhiệm về doanh thu của mình cũng như đường ống dẫn của anh ấy cho các vị trí nội bộ và tăng trưởng bên ngoài (nói về bộ phận của anh ấy). Trong môi trường cửa hàng tạp hóa, bạn cần những người được đào tạo chéo và hiểu nhiều bộ phận, đặc biệt là ở cấp quản lý. Họ chỉ có thể trở nên có khả năng quản lý nhiều phòng ban nếu họ cũng làm việc ở cấp thấp hơn.

Vì vậy, điều này, kết hợp với các quy trình nội bộ, một phần của thẻ điểm cân bằng giúp người quản lý biết họ đang làm gì với quy trình con người của họ.

Khi bạn xem xét tất cả bốn lĩnh vực này (và mỗi khu vực có thể có nhiều mục tiêu), bạn đã tạo ra một công cụ quản lý hiệu suất tuyệt vời. Bạn biết về con người thành công chung và những yếu tố tạo nên thành công hay thất bại đó. Thẻ điểm cân bằng cho phép bạn khắc phục sự cố trước khi thiệt hại vĩnh viễn được thực hiện.

Bạn có phải bám vào Thẻ điểm cân bằng truyền thống không?

Tuyệt đối không. Thực hiện điều chỉnh cho thẻ điểm cân bằng của bạn để hỗ trợ những gì doanh nghiệp của bạn cần. Bạn thậm chí có thể sử dụng phương pháp thẻ điểm cân bằng để quản lý cuộc sống của riêng bạn.

Mọi khía cạnh của cuộc sống và kinh doanh của bạn đều đa diện và bảng điểm cân bằng cho phép bạn xem xét tất cả sự khác biệt ở một điểm. Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan có thể giúp bạn xác định con đường nào bạn muốn đi đến thành công thực sự trong công việc và cuộc sống.