Thư ký hồ sơ Mô tả công việc: Mức lương, Kỹ năng và hơn thế nữa

Thư ký tập tin duy trì trật tự và kiểm soát các hồ sơ và tài liệu bằng văn bản, bao gồm thư từ và hóa đơn. Đôi khi họ cũng tổ chức và duy trì dữ liệu điện tử, mặc dù các nhân viên khác có thể tự lo việc này mà không cần sự trợ giúp từ bên ngoài. Trong cả hai trường hợp, công việc đòi hỏi phải sử dụng một hệ thống quy định, bằng số hoặc theo thứ tự chữ cái, để đảm bảo rằng thông tin có thể được định vị nhanh chóng khi cần thiết.

Khoảng 135.000 thư ký tập tin đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ vào năm 2016. Họ làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, dịch vụ xã hội và trong các văn phòng chuyên nghiệp khác nhau, chẳng hạn như các công ty luật về cơ bản là bất kỳ doanh nghiệp nào tạo ra nhiều giấy tờ và tài liệu.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của Thư ký

Các doanh nghiệp lớn và nhỏ có tủ, ngăn kéo, phòng hoặc thậm chí kho được chỉ định nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu và thông tin trường hợp. Thư ký tập tin có trách nhiệm duy trì các không gian này. Họ cũng có thể đảm nhận một số trách nhiệm khác:

• Phát triển và duy trì hệ thống tập tin có tổ chức.
• Tạo, xử lý và duy trì hồ sơ tập tin.
• Nộp và lấy tài liệu cho nhân viên khác.
• Chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ ngoài trang web.
• Duy trì nhật ký phòng tập tin để theo dõi vị trí của các tập tin trong toàn doanh nghiệp.
• Vứt bỏ các tập tin theo lịch trình lưu giữ tài liệu được thiết lập.

Thư ký lương

Đây thường là một vị trí cấp nhập cảnh và tiền lương phản ánh điều đó.

• Mức lương hàng năm trung bình: $ 30,120 ($ 14,48 / giờ)
• 10% lương hàng năm hàng đầu: Hơn 48.340 đô la (23,24 đô la / giờ)
• Mức lương dưới 10% hàng năm: Dưới 20.290 đô la (9,76 đô la / giờ)

Giáo dục, Đào tạo & Chứng nhận

Tiêu chuẩn giáo dục không cao đối với nghề này, và hầu hết đào tạo xảy ra trong công việc.

• Giáo dục: Bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương của nó thường là cần thiết, mặc dù một số người làm việc ở các vị trí này có bằng đại học và cao cấp. Khoảng 11% có chứng chỉ sau trung học.
• Đào tạo: Một số kinh nghiệm làm việc trong một lĩnh vực tương tự có thể rất hữu ích. Đào tạo tại chỗ thường bao gồm làm việc dưới một nhân viên có kinh nghiệm hơn trong ba đến 12 tháng.

Kỹ năng & năng lực của nhân viên thư ký

Làm việc như một thư ký tập tin đòi hỏi kỹ năng tổ chức và giao tiếp mạnh mẽ. Chú ý đến chi tiết cũng rất quan trọng. Thư ký tập tin có thể được yêu cầu để thực hiện việc nâng các hộp tập tin và tài liệu không thường xuyên. Những đặc điểm và khả năng khác cũng có thể rất quan trọng:

• Đọc hiểu: Một chút tốt của vị trí này liên quan đến việc lấy bản chất của tài liệu từ nội dung của nó để đặt nó ở vị trí hợp lý mà người khác sẽ tìm kiếm.
• Kĩ năng nghe: Điều này rất quan trọng để hiểu nhu cầu của đồng nghiệp và thực hiện các đề xuất của họ.
• Kỹ năng tư duy phê phán: Kỹ năng logic và ra quyết định có thể là chìa khóa để nhanh chóng phân loại thông qua các tài liệu khác nhau và xác định những việc cần làm với chúng.

Triển vọng việc làm

Thư ký tập tin không có triển vọng nghề nghiệp đặc biệt tươi sáng. Nghề này dự kiến ​​sẽ giảm khoảng 2% từ năm 2016 đến năm 2026. Lưu trữ dữ liệu công nghệ đang phát triển về khả năng và cách sử dụng, làm cho các nhân viên tập tin của con người trở nên lỗi thời.

Môi trường làm việc

Là một thư ký tập tin, bạn sẽ có được một cái nhìn bên trong về cách một bộ phận hồ sơ của công ty luật hoạt động. Bạn cũng sẽ có cơ hội gặp gỡ và tương tác với nhiều cấp nhân viên của công ty luật.

Lịch làm việc

Những công việc này thường di chuyển song song với giờ hành chính. Khi một văn phòng mở cửa cho khách hàng và nhân viên khác có mặt, một thư ký tập tin dự kiến ​​sẽ có sẵn. Ngoài ra, số lượng tài liệu được sản xuất có thể là đáng kể tùy thuộc vào quy mô và tính chất của công ty hoặc doanh nghiệp. Thư ký tập tin có thể phải làm việc toàn thời gian để theo kịp dòng chảy, nhưng điều này không có nghĩa là công việc bán thời gian không có sẵn. Làm thêm giờ thường không cần thiết.

So sánh công việc tương tự

Các công việc tương tự có sẵn trong các lĩnh vực khác ngoài kịch bản văn phòng chuyên nghiệp điển hình. Đây là một số ít, cùng với tiền lương trung bình hàng năm của họ vào năm 2017. Tuy nhiên, nhiều người yêu cầu giáo dục và đào tạo sâu rộng hơn.

• Kỹ thuật viên hồ sơ y tế: $139,180
• Thủ thư: $58,520
• Thư ký kế toán: $39,240