Cách định dạng thư điện tử

Khi bạn đang gửi một cuộc điều tra về một công việc hoặc đang xin việc, điều quan trọng là định dạng email của bạn một cách chuyên nghiệp như bất kỳ thư kinh doanh nào khác. Rốt cuộc, tất cả mọi người - bao gồm các nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng - nhận được rất nhiều email. Hãy chắc chắn rằng email của bạn nổi bật vì nội dung chứ không phải do lỗi cẩu thả, định dạng kém hoặc ngôn ngữ quá bình thường.

Sử dụng phông chữ có thể đọc được ở kích thước 10 hoặc 12 điểm trong email của bạn. Gửi email liên quan đến tìm kiếm công việc từ một địa chỉ email chuyên nghiệp - lý tưởng nhất là địa chỉ email của bạn chỉ nên bao gồm một số kết hợp của tên và họ hoặc tên đầu tiên và họ của bạn. Dưới đây là những gì cần bao gồm khi gửi thư tìm kiếm công việc và định dạng thông báo email bạn nên sử dụng khi bạn đang gửi thư email liên quan đến việc làm.

Dòng tiêu đề

Đừng quên bao gồm một Tiêu đề trong email của bạn.

Nếu bạn quên bao gồm một, tin nhắn của bạn thậm chí sẽ không được mở. Sử dụng dòng tiêu đề để tóm tắt lý do tại sao bạn gửi email. Một số ví dụ về dòng chủ đề mạnh:

• Ứng dụng cho Chuyên viên tiếp thị - Jane Smith
• Yêu cầu phỏng vấn thông tin
• Cảm ơn bạn - Phỏng vấn liên kết tiếp thị
• Được giới thiệu bởi Tên người cho Phỏng vấn thông tin, thảo luận về XYZ, v.v.

Chào

Nếu bạn có một người liên hệ, hãy gửi email của bạn tới Mr./Ms thân mến. Họ. Nếu có thể, hãy tìm hiểu tên của người quản lý tuyển dụng. Thông tin này đôi khi được bao gồm trong danh sách công việc. Nếu không, hãy sử dụng các trang web như LinkedIn để xác định người liên hệ hoặc kiểm tra thông tin trang web của công ty.

Nếu có số liên lạc, bạn cũng có thể gọi cho quầy lễ tân của công ty và xem nhân viên tiếp tân có thể cung cấp thông tin hay không.

Kiểm tra mạng riêng của bạn: Bạn có biết bất cứ ai làm việc tại công ty và có thể chia sẻ thêm thông tin không?

Nếu bạn không có tên người liên hệ, chỉ cần gửi email của bạn đến Trình quản lý tuyển dụng thân mến. Một lựa chọn khác là không bao gồm lời chào và chỉ cần bắt đầu với đoạn đầu tiên của tin nhắn của bạn.

Phần thân của thông điệp

Sao chép và dán thư xin việc của bạn vào thư email hoặc viết thư xin việc vào phần thân của thư email. Nếu bài đăng công việc yêu cầu bạn gửi sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng tệp đính kèm, hãy gửi sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng PDF hoặc tài liệu Word. Khi bạn đang tìm hiểu về các vị trí có sẵn hoặc kết nối mạng, hãy hiểu rõ lý do tại sao bạn viết và mục đích của thông điệp email của bạn.

Định dạng tin nhắn email của bạn

Thông điệp email của bạn phải được định dạng như một thư kinh doanh thông thường, với khoảng trắng giữa các đoạn văn và không có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp. Đừng nhầm lẫn về chất lượng - hãy giữ cho email của bạn ngắn gọn và chính xác. Tránh câu quá phức tạp hoặc dài. Giúp người nhận email dễ dàng quét nhanh email của bạn và biết lý do bạn gửi email.

Đọc lại nó, giống như bạn sẽ có bất kỳ thư từ nào khác. Nếu bạn thực sự lo lắng về lỗi chính tả, hãy xem xét việc in ra bản nháp email. Thông thường, việc bắt lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp trên một bản sao dễ dàng hơn so với khi xem lại trên màn hình. Xem lại mẫu thư email và thông báo email mẫu bên dưới để xem thư của bạn sẽ trông như thế nào.

Bao gồm một chữ ký email

Điều quan trọng là tạo chữ ký email và bao gồm chữ ký của bạn với mỗi thư bạn gửi. Bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ email của bạn và số điện thoại của bạn trong chữ ký email của bạn, để người quản lý tuyển dụng có thể thấy, trong nháy mắt, làm thế nào để liên lạc với bạn. Bạn cũng có thể bao gồm một liên kết đến trang hồ sơ hoặc trang web LinkedIn của bạn để nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng có thể dễ dàng tìm hiểu thêm thông tin về bạn.

Đừng quên tập tin đính kèm

Gửi email tìm kiếm công việc thường liên quan đến việc đính kèm tệp, sơ yếu lý lịch, danh mục đầu tư hoặc công việc mẫu khác. Đảm bảo kiểm tra kỹ xem bạn đã đính kèm tất cả các tệp được đề cập trong email của mình chưa trước khi nhấn nút "gửi".

Mẫu tin nhắn email

Mẫu thông báo email sau liệt kê thông tin bạn cần đưa vào thông báo email bạn gửi khi tìm việc. Sử dụng mẫu làm hướng dẫn để tạo thư email tùy chỉnh để gửi cho nhà tuyển dụng và kết nối.

Dòng tiêu đề của email: Vị trí quản lý cửa hàng - Tên của bạn

Lời chào:

Kính gửi ông / bà. Họ hoặc Người quản lý tuyển dụng thân mến:

Đoạn đầu:

Đoạn đầu tiên trong thư của bạn nên bao gồm thông tin về lý do tại sao bạn viết. Hãy rõ ràng và trực tiếp - nếu bạn đang xin việc, hãy đề cập đến chức danh công việc. Nếu bạn muốn một cuộc phỏng vấn thông tin, hãy nói rằng trong câu mở đầu của bạn.

Đoạn giữa:

Phần tiếp theo của thông điệp email của bạn sẽ mô tả những gì bạn phải cung cấp cho nhà tuyển dụng hoặc nếu bạn viết thư để yêu cầu trợ giúp, loại hỗ trợ nào bạn đang tìm kiếm.

Đoạn cuối:

Kết luận thư xin việc của bạn bằng cách cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem xét bạn cho vị trí hoặc kết nối của bạn để giúp tìm kiếm công việc của bạn.

Chữ ký email

Tên họ

Địa chỉ email

Điện thoại

Hồ sơ LinkedIn (tùy chọn)

Ví dụ về Email Email chuyên nghiệp (Chỉ văn bản)

Môn học: Tìm kiếm vị trí giảng viên - Tên của bạn

Kính gửi ông / bà. Họ, Tôi viết thư hôm nay để hỏi về khả năng ứng tuyển vào vị trí trợ giảng tại trường đại học của bạn. Mùa hè này, tôi sẽ di chuyển đến khu vực của bạn. Tôi đã được đặt tên của bạn bởi Tiến sĩ Nelson, một trong những giáo sư của tôi tại Đại học Bắc Realms.

Tôi có bằng thạc sĩ về Nghiên cứu bản địa của Đại học Bắc Realms và tôi đã hỗ trợ một số lớp trong khi hoàn thành văn bằng của mình.

Ngoài ra, tôi quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về Ph.D. chương trình trong lịch sử Bắc Mỹ. Có lẽ chúng ta có thể lên lịch một cuộc họp để tôi có thể tìm hiểu thêm về chương trình.

Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch của tôi cho sự nhìn chăm chú của bạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian và tôi hy vọng sớm nhận được hồi âm từ bạn.

Tên họ

Địa chỉ email

Điện thoại

Hồ sơ LinkedIn (tùy chọn)