Trợ lý hành chính Tiếp tục ví dụ và từ khóa

Một người quản lý văn phòng hoặc trợ lý hành chính hiệu quả sẽ giữ mọi thứ trong văn phòng theo thứ tự, từ lịch trình đến vật tư, và nhiều hơn nữa. Thông thường, những người trong vai trò này là người sửa lỗi: nếu họ không biết câu trả lời cho câu hỏi, họ biết ai có thể giúp đỡ. Họ cũng có kỹ năng giải quyết vấn đề (cùng với việc ngăn chặn chúng). Quản lý văn phòng có thể giám sát nhân viên là tốt.

Trong một bản lý lịch được nhắm mục tiêu cho các vị trí trợ lý hành chính, bạn sẽ muốn nhấn mạnh các kỹ năng quản lý, hành chính, tổ chức và giao tiếp của mình.

Tùy thuộc vào ngành, các kỹ năng chuyên ngành khác có thể cũng quan trọng để đề cập đến. Dưới đây là danh sách các kỹ năng hàng đầu cho các nhà quản lý văn phòng.

Cách sử dụng sơ yếu lý lịch mẫu

Dưới đây là một ví dụ về sơ yếu lý lịch cho một người quản lý văn phòng hoặc trợ lý hành chính. Không sao chép sơ yếu lý lịch chính xác; thay vào đó, sử dụng nó như nguồn cảm hứng trong khi viết và định dạng phiên bản của riêng bạn. Viết một bản lý lịch - đặc biệt nếu bạn bắt đầu từ đầu - có thể là một thách thức. Xem lại sơ yếu lý lịch mẫu này sẽ cho bạn thấy cách tổ chức thông tin cũng như minh họa những loại chi tiết cần chia sẻ.

Tất cả các sơ yếu lý lịch nên bao gồm các phần cho thông tin liên lạc, kinh nghiệm và giáo dục. Bạn sẽ thấy những phần đó trong sơ yếu lý lịch mẫu dưới đây. Đồng thời, bạn cũng có thể tùy ý bao gồm một hồ sơ, phần tóm tắt hoặc phần mục tiêu và nhấn mạnh trình độ của bạn cho một người quản lý văn phòng hoặc vai trò trợ lý hành chính. Bạn cũng có thể bao gồm một phần kỹ năng.

Sau khi đọc sơ yếu lý lịch mẫu, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các từ khóa trợ lý quản trị, bạn có thể sử dụng trong phần kỹ năng và các nơi khác trong sơ yếu lý lịch của mình. Dưới đây là lời khuyên về cách bao gồm các từ khóa này.

Trợ lý hành chính / Trình quản lý văn phòng Ví dụ

Người nộp đơn John

123 đường chính

Albany, NY 12345

(111) (111 -1111)

[email protected]

Kinh nghiệm

Quản lý văn phòng

Hội họa quốc gia, New York, NY

Tháng 6 năm 2015 - Hiện tại

Duy trì thư viện văn phòng, bao gồm biên mục, phân phối và lưu trữ hồ sơ. Duy trì hàng tồn kho và các công cụ đặt hàng cho chức năng văn phòng. Quản lý các thành viên, bao gồm nhắc nhở qua email, danh sách thành viên và hồ sơ về các khoản phí tài chính; hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện tất cả các sự kiện xã hội.

• Đồng phát triển một trang web được cải tiến, hợp lý cho người dùng mới, nhận được phản hồi tích cực từ tất cả người dùng được thăm dò.
• Quản lý thực tập mùa hè bao gồm phỏng vấn, phân công nhiệm vụ và lên lịch trình.

Trợ lý hành chính

Tòa thị chính Saratoga Springs, Saratoga Springs, NY

Tháng 9 năm 2011 - Tháng 6 năm 2015

Hỗ trợ hàng trăm khách hàng hàng ngày qua email, điện thoại và gặp trực tiếp; chịu trách nhiệm chỉ đạo khách hàng đến bộ phận thích hợp và trả lời tất cả các câu hỏi chung. Thực hiện nộp và quản lý dữ liệu, cũng như soạn thảo và chỉnh sửa các bản ghi nhớ văn phòng ngắn. Hỗ trợ tất cả các nhiệm vụ hành chính văn phòng khác.

• Nghiên cứu và lãnh đạo mua lại phần mềm quản lý văn phòng mới giúp sắp xếp hợp lý các quy trình hành chính.

Trợ lý văn phòng

Nhà đăng ký, trường cao đẳng ABC, Saratoga Springs, NY

Tháng 9 năm 2009 - Tháng 5 năm 2011

Nhập tất cả dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đăng ký. Các cuộc hẹn theo lịch trình và hỗ trợ sinh viên đăng ký và tìm kiếm thông tin.

• Nhận được giải thưởng cho đạo đức công việc xuất sắc trong tháng 4 năm 2011.

Giáo dục

Đại học ABC, Suối nước nóng, NY

Tháng 5 năm 2011

Cử nhân nghệ thuật bằng tiếng Anh, khoa danh dự

Chuyên ngành quản trị kinh doanh

Kỹ năng

• Kinh nghiệm với việc duy trì ngân sách văn phòng
• Khả năng làm việc với một số hệ điều hành, bao gồm Windows, Mac OSX và Linux
• Trải nghiệm với HTML, CSS và JavaScript

Trợ lý hành chính Từ khóa cho sơ yếu lý lịch

Sử dụng các từ khóa và cụm từ khóa này khi viết sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính và thư xin việc để giúp đảm bảo ứng dụng của bạn được chú ý bởi các nhà quản lý tuyển dụng.

Kỹ năng quản lý: Định vị bản thân để đảm nhận trách nhiệm giám sát bằng cách đề cập đến một vài kỹ năng lãnh đạo sau đây trong sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn:

• Kiểm soát chi phí
• Hiệu quả
• Nâng cao chất lượng
• Nhiệm vụ ưu tiên
• Giải quyết vấn đề
• Phân công nhiệm vụ
• Kiểm soát chất lượng
• Tiết kiệm tiền
• Sáng kiến

Kỹ năng hành chính: Dưới đây là những kỹ năng quản trị phổ biến nhất mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên của họ:

• Độ chính xác
• Khả năng thích ứng
• Sự chú ý đến chi tiết
• Tạo các slide thuyết trình hấp dẫn
• Tạo Macro phức tạp
• Độ tin cậy
• Thiết kế đồ họa
• Xác định nhà cung cấp tối ưu
• Duy trì bảo mật
• Quản lý cơ sở dữ liệu
• Truy cập Microsoft
• Microsoft Excel
• Microsoft Powerpoint
• Phần mềm soạn thảo văn bản
• Sản xuất khối lượng công việc cao
• Tài liệu hiệu đính
• Thiết kế web

Kỹ năng tổ chức: Khả năng tổ chức các tệp, dữ liệu, lịch trình, quy trình và dự án là đặc điểm của một trợ lý hành chính tài năng hoặc người quản lý văn phòng. Hãy thử liệt kê một số các kỹ năng này trong đơn xin việc của bạn, kèm theo các ví dụ:

• Luôn báo cáo cho công việc đúng giờ
• Dự đoán nhu cầu của người giám sát
• Hạn chót họp liên tục
• Có tổ chức cao
• Tung hứng ưu tiên cạnh tranh
• Học nhanh công nghệ mới
• Sự kiện dàn nhạc
• Tổ chức các cuộc họp
• Phục vụ nhiều giám sát viên
• Quy trình tinh giản
• Quản lý thời gian

Kĩ năng giao tiếp: Trợ lý hành chính phải có khả năng giao tiếp, cả về lời nói và văn bản, qua các cấp tổ chức và với khách hàng. Ngôn ngữ suy nghĩ và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân bao gồm:

• Làm dịu khách hàng không hài lòng
• Soạn thư hiệu quả
• Dịch vụ khách hàng
• Trình độ tiếng Anh xuất sắc
• Giải thích rõ ràng
• Chào mừng du khách nồng nhiệt
• Cách thức điện thoại cá nhân
• Giải quyết Khiếu nại
• Các cuộc gọi và khách truy cập
• Giao tiếp bằng lời nói

Kỹ năng mềm cho trợ lý hành chính

Các kỹ năng của Soft Soft là những tài năng cá nhân và liên cá nhân cho phép mọi người làm việc tốt với những người khác. Không giống như các kỹ năng cứng của Cameron mà thảo luận ở trên, chúng thường là bẩm sinh chứ không phải có được, mặc dù người ta chắc chắn có thể củng cố một kỹ năng mềm khác với thực hành. Các kỹ năng mềm quan trọng cho trợ lý hành chính và quản lý văn phòng bao gồm: đáng tin cậy, thân thiện, linh hoạt, tỉ mỉ, chính xác, ăn mặc chuyên nghiệp và phong thái, định hướng nhóm vững chắc, khả năng phát triển dưới áp lực, không thích ứng, thoải mái khi làm việc độc lập và thái độ tích cực.