Vai trò của Ban dự án

Một ban dự án có thể đi theo nhiều tên khác, chẳng hạn như nhóm chỉ đạo hoặc ban chỉ đạo. Nếu bạn là người quản lý dự án, bạn sẽ thấy nó có thể cung cấp hỗ trợ quản lý để hoàn thành công việc.

Ai trong hội đồng quản trị

Ban dự án được chủ trì bởi nhà tài trợ dự án và thường bao gồm một số các bên liên quan cao cấp khác cũng như người quản lý dự án. Đây là những người chủ chốt có khả năng hoàn thành công việc trong dự án. Công việc của họ là giám sát dự án và giữ cho nó đi đúng hướng.

Các bảng dự án được thiết lập vào đầu vòng đời dự án và hoạt động cho đến khi hoàn thành. Nó có bốn vai trò chính.

Quản trị

Ban dự án có trách nhiệm giám sát đối với công việc mà nhóm dự án đang thực hiện. Nó đảm bảo rằng các chính sách được tuân thủ ở cấp độ công ty và cấp độ chương trình.

Các thành viên của hội đồng quản trị có trách nhiệm cho việc giao dự án thành công. Vai trò quản trị này đảm bảo rằng nhóm dự án hành động theo cách có đạo đức và được công ty chấp nhận.

Phương hướng

Thường có những quyết định được đưa ra đối với một dự án nằm ngoài sự điều chỉnh của người quản lý dự án. Quyết định đó cần được thảo luận với một số bên liên quan. Vấn đề sẽ đi đến ban dự án.

Vai trò chung của hội đồng quản trị ở đây là giữ cho dự án đi đúng hướng bằng cách cung cấp hướng đi phù hợp cho nhóm. Họ góp phần thiết lập tầm nhìn khi bắt đầu dự án và giữ cho dự án đi đúng hướng.

Người quản lý dự án là người chủ chốt cung cấp thông tin cần thiết. Phần còn lại của hội đồng quản trị là để cung cấp sự giúp đỡ và hỗ trợ.

Quyết định

Ban dự án chủ yếu là một cơ quan ra quyết định. Vai trò của họ là giữ cho dự án tiến lên bằng cách giải quyết các vấn đề có thể ngăn chặn tiến độ của nó và giúp người quản lý dự án thấy một lộ trình rõ ràng để hoàn thành thành công.

Trong suốt một dự án, người quản lý dự án có thể đưa ra các khuyến nghị cho hội đồng quản trị. Điều này có thể bao gồm yêu cầu nó giải quyết:

• Rủi ro và thách thức tiềm năng
• Vấn đề tài nguyên, như không có sẵn các thành viên nhóm phù hợp
• Lịch trình trì hoãn
• Bội chi ngân sách

Hội đồng quản trị có thể chấp nhận đề xuất của người quản lý dự án. Hoặc nó có thể đưa ra các đề xuất khác cho một con đường phía trước. Giá trị của hội đồng quản trị là các thành viên của nó có bức tranh lớn.

Phê duyệt chi tiêu

Ban dự án phê duyệt ngân sách tổng thể. Nó thường không yêu cầu xem mọi hóa đơn nhưng nó giám sát chi tiêu liên tục để đảm bảo nó đi đúng hướng.

Người quản lý dự án đi đến hội đồng quản trị khi có vẻ như đã đến lúc nhúng vào quỹ dự phòng hoặc dự trữ quản lý. Hội đồng quản trị có thể ủy quyền cho bội chi và truy cập vào các quỹ bổ sung khi có thể được chứng minh.

Nhìn chung, ban dự án cung cấp một chức năng quản trị và điều hành thiết yếu cho nhóm dự án. Hướng và lời khuyên của nó giúp người quản lý dự án giữ cho dự án đi đúng hướng, và nó hoàn toàn phù hợp để bước vào và giúp đỡ nếu có bất cứ điều gì bắt đầu sai.