Quy trình xem xét tài liệu pháp lý là gì?

Đánh giá tài liệu thường là giai đoạn tốn nhiều công sức và tốn kém nhất của quy trình tố tụng, quy trình khám phá điện tử và Mô hình tham chiếu khám phá điện tử (EDRM). Trong giai đoạn này, mỗi trang dữ liệu trong bộ sưu tập được xem xét và phân tích để xác định những tài liệu nào phải được giữ lại từ sản xuất đến tư vấn đối lập.

Ai thực hiện đánh giá tài liệu

Thông thường, người xem xét tài liệu là luật sư hiểu các vấn đề pháp lý và thực tế trong vụ kiện và có thể đưa ra các phán quyết cần thiết như là đặc quyền và phản hồi. Để giảm thiểu chi phí, các nhóm luật sư hợp đồng hoặc trợ lý thường được sử dụng.

Quá trình xem xét thường bao gồm một số giai đoạn. Nhóm pháp lý có thể tiến hành đánh giá vượt qua đầu tiên để phân tích các tài liệu về mức độ liên quan và mã hoặc đánh dấu chúng cho một vấn đề có liên quan. Nhân viên hỗ trợ tố tụng sau đó tải dữ liệu được mã hóa vào cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm cho phép các nhóm tranh tụng dễ dàng xác định vị trí các tài liệu chính ở mọi giai đoạn của quy trình tố tụng.

Lý do Tài liệu có thể bị giữ lại

Sau khi thông tin được xử lý, nhóm pháp lý tiến hành đánh giá chi tiết hơn, thứ hai để xác định những tài liệu nào nên được giữ lại từ sản xuất. Tài liệu có thể bị giữ lại vì một số lý do, bao gồm:

• Sự liên quan - Thông tin có liên quan đến các vấn đề trong vụ án không? Nếu nó không liên quan đến các sự kiện và vấn đề của yêu cầu bồi thường, vụ kiện hoặc điều tra, thì nó không cần phải được sản xuất cho các bên đối lập.
• Phản hồi - Thông tin có đáp ứng với các yêu cầu khám phá của các bên đối lập hoặc các yêu cầu điều tra của các cơ quan quản lý không? Nếu vậy, yêu cầu nào cho sản xuất là thông tin đáp ứng? Người đánh giá tài liệu cũng có thể gắn thẻ các tài liệu nóng bỏng của người dùng - những tài liệu có chứa thông tin quan trọng đối với vụ việc và đặc biệt phản hồi - trong giai đoạn xem xét tài liệu.

• Đặc quyền - Là thông tin có đặc quyền của luật sư-khách hàng, học thuyết sản phẩm làm việc của luật sư và / hoặc bất kỳ quy tắc bảo mật và luật riêng tư? Nếu vậy, nó cũng được giữ lại từ sản xuất.
• Bảo mật - Nếu tài liệu là bí mật, nó phải được loại trừ khỏi sản xuất. Ví dụ: nếu một tài liệu thảo luận về một bí mật thương mại, chẳng hạn như công thức cho một thanh sô cô la chữ ký của nhà sản xuất kẹo, nhóm pháp lý không bắt buộc phải chuyển nó cho các bên đối lập. Người xem xét tài liệu sẽ phân tích tài liệu để xác định xem nó có chứa thông tin bí mật hay không. Nếu đúng như vậy, người đánh giá sẽ xác định liệu một số phần nhất định của tài liệu đó có nên được điều chỉnh lại để bảo vệ sản phẩm công việc bí mật của khách hàng hay không hoặc liệu tài liệu đó có nên được loại trừ hoàn toàn khỏi sản xuất hay không.

Là một phần của quy trình xem xét tài liệu, nhóm đánh giá có thể xác định các tài liệu cần được xử lý lại toàn bộ hoặc một phần hoặc được đánh dấu là bí mật để bảo vệ nội dung của các tài liệu đó khỏi bị tiết lộ. Nhóm cũng có thể chuẩn bị các bản ghi đặc quyền và / hoặc tính toán để theo dõi thông tin đó.

Ngoài việc xem xét mức độ liên quan, tính đáp ứng, đặc quyền và tính bảo mật, nhóm đánh giá cũng có thể phân tích thông tin để liên hệ các tài liệu chính với các sự kiện bị cáo buộc hoặc các vấn đề pháp lý quan trọng trong vụ kiện. Người đánh giá tài liệu cũng có thể cố gắng liên kết các tài liệu chính với những người chơi chính có thể làm chứng về các tài liệu hoặc xác định thông tin chủ quan khác.

Mục đích của việc xem xét tài liệu

Dựa trên việc xem xét và phân tích các tài liệu trong bộ sưu tập, nhóm pháp lý có thể bắt đầu hiểu rõ hơn về các vấn đề thực tế trong một vụ án, hình thành các lý thuyết pháp lý và xác định các nhân chứng chính được đưa ra xét xử hoặc gọi ra xét xử.

Thông qua việc loại bỏ, tìm kiếm từ khóa, đánh giá trước đây và các kỹ thuật khác để thu hẹp khối lượng của bộ dữ liệu, các tài liệu cuối cùng được xem xét bởi nhóm pháp lý thường chỉ chiếm một phần nhỏ trong bộ sưu tập ban đầu. Để tiếp tục giảm chi phí, ngày càng nhiều công nghệ tự động hóa quá trình xem xét đang phát trực tuyến ra thị trường.